Compliance et sous-traitance : les documents à mettre à jour dès janvier 2023
3 minutes de lecture pour être à jour de vos obligations légales.
Qui dit nouvelle année, dit conformité pour les donneurs d’ordre ! La compliance est au coeur du processus achats lié à la sous-traitance et 2023 n’échappe à la règle. Pour débuter l’année en toute sérénité, retrouvez dans cet article la liste des documents obligatoires à renouveler dès le 1er janvier.
L’attestation de régularité fiscale
L’attestation de régularité fiscale est un moyen de prouver que l’entreprise est à jour de ses obligations fiscales envers le Trésor public (déclaration et paiement de la TVA, impôts sur les sociétés, Bénéfices Industriels et Commerciaux).
Quelle est la durée de validité de l’attestation de régularité fiscale ?
Pour les entreprises individuelles et les micro-entreprises, cette attestation est conditionnée aux impôts et taxes de l’année civile N-1. De ce fait, le document est à renouveler tous les 6 mois avec une date butoir au 31/12 de chaque année. Elle fait donc partie des documents à renouveler au 1er Janvier 2023.
En revanche, les sociétés commerciales ont des comptes mensuelles ou trimestrielles et ne sont donc pas concernées par l’obligation de renouveler ce document pour le 1er janvier 2023.
L’attestation de régularité fiscale est-elle obligatoire ?
Chaque donneur d'ordre a une obligation de vigilance envers son sous-traitant dès lors qu'un marché de travaux ou de prestations de plus de 5000 euros hors taxes cumulés sur l’année est conclu (article D8254-1 du Code du Travail). En effet, avant-même de signer un contrat de sous-traitance, l'entreprise principale collecte puis vérifie un certain nombre de documents dont l’attestation de régularité fiscale de son sous-traitant.
Quels sont les sites permettant aux sous-traitants de récupérer leur attestation puis aux donneurs d’ordre de les vérifier ?
- Pour les sociétés commerciales : https://www.impots.gouv.fr/
- Pour les artisans et entrepreneurs individuels : https://www.secu-independants.fr/
La Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro)
La RC pro, couvre financièrement l'entreprise et ses collaborateurs des dommages commis lors de prestations réalisées auprès d'une personne physique ou morale (article 1240 du Code Civil).
Quelle est la durée de validité de la RC Pro ?
Généralement, une attestation d’assurance RC pro est éditée pour une année. Toutes les attestations qui expirent au 31/12/2022 doivent ainsi être renouvelée pour le 1er janvier 2023 autant par le donneur d’ordre que pour son sous-traitant.
La RC Pro est-elle obligatoire ?
La RC Pro est obligatoire dans le secteur de la construction et pour les professions réglementées. Cette assurance reste indispensable pour sécuriser l’entreprise et être couvert en cas de dommages matériels ou immatériels commis envers un tiers ou aux biens.
La décennale
La décennale couvre, pendant 10 ans à compter de la livraison, les dommages qui :
- Mettent à mal la solidité de l'ouvrage,
- Rendent l'ouvrage impropre à sa destination initiale,
- Mettent en danger les occupants.
L'assurance décennale est-elle obligatoire ?
L'entreprise principale est soumise à l'obligation d'assurance en responsabilité civile décennale, elle est considérée responsable face au maître d'ouvrage et des acquéreurs successifs en cas de dommage (article 1792 du Code Civil). L'obligation de souscrire une assurance décennale est encadrée par l'article L. 241-1 du Code des Assurances.
La responsabilité du sous-traitant peut être engagée également par l'entreprise principale en cas de faute avérée ou d’obligation de résultat, ce qui fait peser sur lui les mêmes responsabilités. Celui-ci a donc tout intérêt à souscrire cette assurance pour éviter de payer lui-même les dommages causés.
Quelle est la durée de validité de la décennale ?
Une attestation d’assurance est communément éditée pour une année. Toutes les attestations qui expirent au 31/12/2022 doivent donc être renouvelée au 1er janvier 2023.
Pour aller plus loin
La durée de validité de certains documents ne dépend pas de l’année civile en cours. Pour garantir la conformité du donneur d’ordre tout au long de sa relation contractuelle, AddWorking a listé les documents supplémentaires à récolter auprès du sous-traitant puis à vérifier :
- L'attestation de vigilance : Datée de moins de 6 mois, émanant de l’organisme dont il dépend (URSSAF, SSI ou MSA).
- L'extrait de l’inscription de l’entreprise : Datée de moins de 3 mois. Pour les sociétés commerciales : un extrait de l’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (K bis). Pour les artisans et entrepreneurs individuels : un extrait d’inscription au Répertoire des métiers (D1). Pour les professions libérales : un extrait d’inscription au Répertoire SIRENE
- La liste nominative des salariés étrangers ou une attestation sur l’honneur certifiant du non-emploi de salariés étrangers : La durée de validité de cette attestation est de 6 mois et doit être remise au donneur d'ordre dès la signature du contrat.
