Compliance et sous-traitance : documents à renouveler

Qui dit nouvelle année, dit conformité pour votre entreprise ! La compliance est au cœur du processus achats lié à la sous-traitance, et chaque début d'année n'échappe pas à la règle. Pour débuter l'année en toute sérénité, retrouvez dans cet article la liste des documents obligatoires à renouveler dès le 1er janvier.

Pourquoi certains documents doivent-ils être renouvelés en tout début d'année ?

Certains documents de conformité ne suivent pas un cycle de renouvellement classique de 3 ou 6 mois glissants : leur validité est directement liée à l'année civile, et non à leur seule date d'émission. C'est notamment le cas de l'attestation de régularité fiscale de certains statuts et des attestations d'assurance annuelles, qui expirent systématiquement au 31 décembre, quelle que soit la date à laquelle elles ont été émises. Il est donc utile de prévoir, chaque année, un point de contrôle dédié à ces documents plutôt que de se fier uniquement à votre suivi habituel des échéances à 3 ou 6 mois.

Qu'est-ce que l'attestation de régularité fiscale et quand la renouveler ?

L'attestation de régularité fiscale est un moyen de prouver que l'entreprise est à jour de ses obligations fiscales envers le Trésor public (déclaration et paiement de la TVA, impôt sur les sociétés, bénéfices industriels et commerciaux). Pour un panorama complet de ce document, consultez notre guide pour vérifier l'attestation de régularité fiscale de vos sous-traitants.

Pour les entreprises individuelles et les micro-entreprises, cette attestation est conditionnée aux impôts et taxes de l'année civile N-1. De ce fait, le document est à renouveler avec une date butoir au 31 décembre de chaque année : il fait donc partie des documents à renouveler dès le 1er janvier.

En revanche, les sociétés commerciales ont des comptes mensuels ou trimestriels et ne sont donc pas concernées par cette même obligation de renouvellement au 1er janvier.

Vous avez une obligation de vigilance envers votre sous-traitant dès lors qu'un marché de travaux ou de prestations de plus de 5 000 euros hors taxes cumulés sur l'année est conclu (article D8254-1 du Code du travail). Avant même de signer un contrat de sous-traitance, vous devez collecter puis vérifier un certain nombre de documents, dont l'attestation de régularité fiscale de votre sous-traitant :

• Pour les sociétés commerciales : https://www.impots.gouv.fr/
• Pour les artisans et entrepreneurs individuels : https://www.secu-independants.fr/

Qu'est-ce que la Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro) et quand la renouveler ?

La RC Pro couvre financièrement l'entreprise et ses collaborateurs des dommages commis lors de prestations réalisées auprès d'une personne physique ou morale (article 1240 du Code civil).

Généralement, une attestation d'assurance RC Pro est éditée pour une année. Toutes les attestations qui expirent au 31 décembre doivent ainsi être renouvelées pour le 1er janvier suivant, aussi bien de votre côté que de celui de votre sous-traitant.

La RC Pro est obligatoire dans le secteur de la construction et pour les professions réglementées. Cette assurance reste indispensable pour sécuriser l'entreprise et être couvert en cas de dommages matériels ou immatériels commis envers un tiers ou ses biens.

Qu'est-ce que l'assurance décennale et quand la renouveler ?

La décennale couvre, pendant 10 ans à compter de la livraison, les dommages qui :

• Mettent à mal la solidité de l'ouvrage.
• Rendent l'ouvrage impropre à sa destination initiale.
• Mettent en danger les occupants.

L'entreprise principale est soumise à l'obligation d'assurance en responsabilité civile décennale ; elle est considérée responsable face au maître d'ouvrage et aux acquéreurs successifs en cas de dommage (article 1792 du Code civil). L'obligation de souscrire une assurance décennale est encadrée par l'article L. 241-1 du Code des assurances.

Votre responsabilité peut également être engagée en tant qu'entreprise principale en cas de faute avérée ou de manquement à une obligation de résultat de la part du sous-traitant, ce qui fait peser sur lui les mêmes responsabilités. Celui-ci a donc tout intérêt à souscrire cette assurance pour éviter d'avoir à payer lui-même les dommages causés.

Une attestation d'assurance décennale est communément éditée pour une année. Toutes les attestations qui expirent au 31 décembre doivent donc être renouvelées au 1er janvier suivant.

Quels autres documents vérifier tout au long de l'année ?

La durée de validité de certains documents ne dépend pas de l'année civile en cours. Pour garantir votre conformité tout au long de la relation contractuelle, AddWorking a listé les documents supplémentaires à collecter auprès du sous-traitant, puis à vérifier :

• L'attestation de vigilance : datée de moins de 6 mois, émanant de l'organisme dont il dépend (Urssaf, SSI ou MSA). Consultez également notre guide pour la vérifier.
• L'extrait de l'inscription de l'entreprise : daté de moins de 3 mois. Pour les sociétés commerciales, un extrait de l'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (Kbis) ; pour les artisans et entrepreneurs individuels, un extrait d'inscription au Répertoire des métiers (D1) ; pour les professions libérales, un extrait d'inscription au Répertoire SIRENE.
• La liste nominative des salariés étrangers ou une attestation sur l'honneur certifiant du non-emploi de salariés étrangers : la durée de validité de cette attestation est de 6 mois et doit vous être remise dès la signature du contrat.

Comment organiser le renouvellement annuel de vos documents de conformité ?

Pour ne rien oublier au moment du passage à la nouvelle année, il est utile de distinguer les documents à échéance fixe (liés à l'année civile) de ceux à échéance glissante (liés à leur seule date d'émission) :

DocumentÉchéanceTypeAttestation de régularité fiscale (entreprise individuelle, micro-entreprise)31 décembreFixeRC ProDate anniversaire du contrat d'assurance, généralement au 31 décembreFixeDécennaleDate anniversaire du contrat d'assurance, généralement au 31 décembreFixeAttestation de vigilance6 mois glissantsGlissanteExtrait Kbis / D1 / SIRENE3 mois glissantsGlissanteListe nominative des salariés étrangers6 mois glissantsGlissante

Un rappel automatique programmé fin novembre ou début décembre vous permet d'anticiper la collecte des documents à échéance fixe, plutôt que de les découvrir manquants en plein cœur de janvier, période où vos sous-traitants sont eux-mêmes sollicités par l'ensemble de leurs clients pour les mêmes renouvellements.

Questions fréquentes

Faut-il redemander tous les documents dès le 1er janvier, même ceux qui restent valides plus tard dans l'année ?

Non, seuls les documents à échéance fixe liée à l'année civile (comme l'attestation de régularité fiscale des entreprises individuelles, ou les attestations d'assurance annuelles) doivent systématiquement être renouvelés en tout début d'année. Les documents à échéance glissante, comme l'attestation de vigilance ou l'extrait Kbis, continuent de suivre leur propre calendrier de 3 ou 6 mois indépendamment du changement d'année civile.

Pourquoi tant de sous-traitants ont-ils du mal à fournir leurs documents à jour en janvier ?

Cette période concentre un pic de demandes de renouvellement, puisque de nombreuses entreprises clientes sollicitent leurs sous-traitants au même moment pour les mêmes documents à échéance fixe. Un sous-traitant qui travaille avec plusieurs clients peut donc se retrouver submergé de demandes similaires en quelques semaines, ce qui explique une partie des retards observés à cette période. Anticiper la demande dès la fin de l'année précédente permet de limiter ce goulot d'étranglement, aussi bien pour vous que pour votre sous-traitant.

Que faire si une attestation d'assurance (RC Pro ou décennale) n'est pas renouvelée à temps ?

Tant que le nouveau document n'est pas obtenu, votre sous-traitant intervient sans couverture d'assurance à jour, ce qui vous expose en cas de sinistre pendant cette période. Il est recommandé de suspendre l'intervention du sous-traitant sur le chantier tant que l'attestation renouvelée n'est pas fournie, plutôt que de prendre le risque de le laisser travailler sans couverture, même pour quelques jours.