Les documents obligatoires pour sous-traiter sans risque
Obligation de vigilance : Comment assurer sa conformité juridique ?
Votre entreprise a recours à des sous-traitants ?
Vous êtes donc soumis à une obligation de vigilance vis-à-vis de vos ressources externes. En effet, la réglementation en vigueur impose à tout donneur d’ordre d’exiger de la part de ses sous-traitants la communication de certains documents administratifs, ceci dès le début du contrat puis tous les 6 mois.
À qui s’adresse l’obligation de vigilance ?
En application des articles D8222-5 et R8222-1 du Code du Travail, l’obligation de vigilance s’applique à toutes les entreprises qui entendent passer un marché de fournitures, de travaux ou de prestation de service de plus de 5.000 € HT cumulés sur l’année.
Quels sont les documents à demander à vos sous-traitants ?
L'attestation de vigilance :
Datée de moins de 6 mois, émanant de l’organisme dont il dépend (URSSAF, SSI ou MSA).
L'attestation de régularité fiscale :
Datée de l'année civile en cours.
L'extrait de l’inscription de l’entreprise
Datée de moins de 3 mois.
- Pour les sociétés commerciales : un extrait de l’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (K bis)
- Pour les artisans et entrepreneurs individuels : un extrait d’inscription au Répertoire des métiers (D1)
- Pour les professions libérales : un extrait d’inscription au Répertoire SIRENE
La liste nominative des salariés étrangers ou une attestation sur l’honneur certifiant du non-emploi de salariés étrangers
Datée de moins de 6 mois. La liste concerne les salariés étrangers hors l'espace économique européen.
Comment vérifier ces documents ?
Outre la collecte, les donneurs d’ordres doivent également vérifier l’authenticité des documents fournis par leurs sous-traitants.
L'attestation de vigilance :
- Pour les sociétés commerciales : https://www.urssaf.fr/
- Pour les artisans et entrepreneurs individuels : https://www.secu-independants.fr/
- Pour les non salariés agricoles : https://www.msa.fr/
L'attestation de régularité fiscale :
- Pour les sociétés commerciales : https://www.impots.gouv.fr/
- Pour les artisans et entrepreneurs individuels : https://www.secu-independants.fr/
L'attestation de création d'entreprise :
- Pour les sociétés commerciales : https://www.infogreffe.fr/
- Pour les artisans et entrepreneurs individuels : https://www.artisanat.fr/
- Pour les professions libérales : https://avis-situation-sirene.insee.fr/
Quels sont les risques encourus si vous manquez à l’obligation de vigilance ?
Dans le cas où vous manquez à vos obligations de vigilance, vous pouvez être tenu responsable solidairement de vos fournisseurs et être condamné :
Sanction pénale :
- 3 ans d'emprisonnement
Sanctions civiles :
- Amende allant de 45 000 euros pour une personne physique à 200 000 euros pour une personne morale.
- Le règlement des impôts, taxes, cotisations de Sécurité sociale et rémunérations.
- Le remboursement des aides publiques dont le donneur d’ordre a bénéficié.
La vérification de la bonne conformité des attestations de vos sous-traitants est centrale pour répondre à votre obligation de vigilance.
Cependant, il n'est pas toujours facile de se se rappeler de tous les documents à vérifier et de leur durée de validité. C'est pourquoi l'équipe Conformité et Juridique d'AddWorking a créé un tableau de suivi pour sécuriser et simplifier vos relations :
