10/12/2020

Les documents obligatoires pour sous-traiter sans risque 

Obligation de vigilance : Comment assurer sa conformité juridique ?

Quentin Martin Photo
Aaro Isosaari
Co-Founder, CEO
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Votre entreprise a recours à des sous-traitants ?

Vous êtes donc soumis à une obligation de vigilance vis-à-vis de vos ressources externes. En effet, la réglementation en vigueur impose à tout donneur d’ordre d’exiger de la part de ses sous-traitants la communication de certains documents administratifs, ceci dès le début du contrat puis tous les 6 mois.

À qui s’adresse l’obligation de vigilance ?

En application des articles D8222-5 et R8222-1 du Code du Travail, l’obligation de vigilance s’applique à toutes les entreprises qui entendent passer un marché de fournitures, de travaux ou de prestation de service de plus de 5.000 € HT cumulés sur l’année.  

Quels sont les documents à demander à vos sous-traitants ?

L'attestation de vigilance :

Datée de moins de 6 mois, émanant de l’organisme dont il dépend (URSSAF, SSI ou MSA).

L'attestation de régularité fiscale :

Datée de l'année civile en cours.

L'extrait de l’inscription de l’entreprise

Datée de moins de 3 mois.

  • Pour les sociétés commerciales : un extrait de l’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (K bis)
  • Pour les artisans et entrepreneurs individuels : un extrait d’inscription au Répertoire des métiers (D1)
  • Pour les professions libérales : un extrait d’inscription au Répertoire SIRENE

La liste nominative des salariés étrangers ou une attestation sur l’honneur certifiant du non-emploi de salariés étrangers

Datée de moins de 6 mois. La liste concerne les salariés étrangers hors l'espace économique européen.

Comment vérifier ces documents ?

Outre la collecte, les donneurs d’ordres doivent également vérifier l’authenticité des documents fournis par leurs sous-traitants.

L'attestation de vigilance :

L'attestation de régularité fiscale :

L'attestation de création d'entreprise :

Quels sont les risques encourus si vous manquez à l’obligation de vigilance ?

Dans le cas où vous manquez à vos obligations de vigilance, vous pouvez être tenu responsable solidairement de vos fournisseurs et être condamné :

Sanction pénale :

  • 3 ans d'emprisonnement

Sanctions civiles :  

  • Amende allant de 45 000 euros pour une personne physique à 200 000 euros pour une personne morale.
  • Le règlement des impôts, taxes, cotisations de Sécurité sociale et rémunérations.
  • Le remboursement des aides publiques dont le donneur d’ordre a bénéficié.   

La vérification de la bonne conformité des attestations de vos sous-traitants est centrale pour répondre à votre obligation de vigilance.

Cependant, il n'est pas toujours facile de se se rappeler de tous les documents à vérifier et de leur durée de validité. C'est pourquoi l'équipe Conformité et Juridique d'AddWorking a créé un tableau de suivi pour sécuriser et simplifier vos relations :

Tableau de suivi :  Les documents obligatoires de vos sous-traitantsTableau de suivi :  Les documents obligatoires de vos sous-traitants

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