Compliance : 4 conseils pour une parfaite gestion des sous-traitants
Nos recommandations pour une parfaite compliance sur l'ensemble du processus achats.
La compliance, autrement dit la conformité et l'éthique interviennent sur l'ensemble du processus de gestion lié à la sous-traitance. La compliance a pour objectif de faire face à tous les risques encourus pour les entreprises principales : manquement à l'obligation de vigilance, absence de connaissance de ses sous-traitants (sont-ils conformes aux règles d'éthiques ?) requalification du contrat ou encore fraude au faux fournisseur... Le donneur d'ordre a donc tout intérêt à définir des procédures répondant à ses obligations légales sous peine d'encourir des sanctions civiles et pénales particulièrement lourdes.
Cependant il n'est pas toujours simple d'identifier les risques liés à la sous-traitances et les moyens à mettre en oeuvre pour sécuriser ses relations. C'est pourquoi l'équipe Compliance & Legal d'AddWorking vous donne 4 conseils pour gérer parfaitement la compliance au sein de votre entreprise.
Consultations : Bien connaître ses sous-traitants
La consultation est une étape majeure dans la mise en route de vos relations avec vos sous-traitants. Cette opération implique pour l'entreprise principale d'être en capacité de formuler une offre auprès du bon sous-traitant : mon sous-traitant est-il éthiquement responsable ? respecte-t-il les réglementations environnementales et sanitaires ?
Les procédures judiciaires éventuelles des sous-traitants
Avant de contractualiser vos relations, vous avez tout intérêt à vérifier les procédures judiciaires éventuelles des sous-traitants sur le site Bodacc.fr (Bulletin officiel des annonce civiles et commerciales). Pour cela, il vous suffit de rentrer la dénomination de l'entreprise sous-traitante sur le site puis de lancer une recherche afin d'identifier l'absence ou non de procédures collectives ou encore de radiations.
La santé économique des sous-traitants
Dans le cas où le sous-traitant n'honore pas ses obligations sociales et fiscales, vous risquez solidairement de devoir payer ses impôts, taxes et cotisations et être sanctionné pénalement. Pour maîtriser ce risque, le site infogreffe.fr vous permet de rentrer la dénomination de l'entreprise sous-traitante puis d'analyser sa performance financière. À noter : le coût d'accès à cette information varie entre 10 et 90 euros selon si vous souhaitez avoir un rapport plus ou moins détaillé.
Contrat de sous-traitance : sécurisez vos relations
La responsabilité du donneur d'ordre peut être engagée par le seul fait du sous-traitant. C'est pourquoi il est indispensable de sécuriser vos relations par un contrat.
Les documents à récolter puis à vérifier de vos sous-traitants
Les donneurs d'ordre sont soumis à de nombreuses obligations légales dont l'obligation de vigilance (articles L8222-1 et D8222-5 du Code du Travail). Il est donc indispensable de veiller à la mise en conformité de vos sous-traitants en récoltant puis en vérifiant l'authenticité de leurs documents avant-même la signature du contrat de sous-traitance.
Afin de simplifier vos démarches, notre équipe Compliance & Legal a créé un tableau de suivi dans lequel vous trouverez la liste des documents à demander à vos sous-traitants, les liens officiels pour les vérifier ainsi que leur durée de validité :
Les clauses indispensables à faire apparaître dans le contrat de sous-traitance
L'édition du contrat est indispensable pour maîtriser les risques de requalification ou encore de travail dissimulé. Pour sécuriser vos relations, voici les clauses indispensables à signifier lors de l'édition de vos contrats :
- L’objet : énumération des prestations à mener par le sous-traitant
- La durée : définition d'une durée déterminée ou indéterminée de la prestation.
- Le calendrier : définition d'un calendrier de réalisation des différentes opérations à mener par le sous-traitant.
- Le règlement : indication du montant défini avec le sous-traitant et le délais de règlement.
- La rupture du contrat : résiliation amiable, ordinaire ou pour défaut d'exécution.
- Les obligations et les droits du donneur d’ordre et du sous-traitant
- Les responsabilités et les assurances : délimitation des responsabilités de chacun et des assurances pour couvrir les prestations.
- La gestion des litiges : le contrat doit spécifier l’instance juridique compétente et le droit applicable pour statuer en cas de litige.
Retrouvez toutes les clauses indispensables pour sous-traiter sans risque dans notre générateur de contrat :
Facture : maîtrisez le risque de fraude au faux fournisseur
La fraude au faux fournisseur est la première menace pour les entreprises. Cette dernière consiste à ce qu'un fraudeur usurpe l'identité d'un fournisseur afin de demander à une entreprise cliente d'opérer un virement bancaire sur son compte personnel. 47 % des entreprises victimes d’une tentative de fraude évoquaient le recours à la fraude au faux fournisseur selon Euler Hermes, dans son étude menée en 2020.
Les méthodes employées par le fraudeur
- Le fraudeur reprend une mise en page similaire à celui du fournisseur au moment de rentrer au contact avec l'entreprise cliente : logo d'entreprise, signature, typographie...
- Le fraudeur va notifier dans son mail un changement de RIB et envoyer une facture reprenant les éléments semblables au vrai fournisseur.
Les outils à mobiliser pour maîtriser le risque de fraude
La fraude au faux fournisseur peut être évitée à condition d'être doté des bons outils. Il existe des systèmes d'alertes vous permettant d'être informé instantanément en cas de non conformité de la facture. Vous pouvez également automatiser le contrôle de la correspondance de l'IBAN du sous-traitant avec celle indiquée sur le RIB afin d'éviter tout risque de fraude.
Pour en savoir plus : Notre solution pour simplifier la gestion de vos factures.
Paiement : évitez de devoir payer des pénalités de retard et de mettre à mal l'image de votre entreprise
30% des entreprises sont régulièrement en retard dans le paiement des factures de leurs sous-traitants selon la DGCCRF. Ces entreprises risquent de devoir payer des pénalités mais aussi de voir leur image se dégrader auprès des sous-traitants.
Les différents délais de paiement pour le donneur d'ordre
La loi (article L441-10 du code de commerce) fixe les délais de règlement du donneur d'ordre au sous-traitant. Ces délais varient entre 30 à 60 jours selon les conditions suivantes :
- L'absence ou non d'un accord entre les professionnels.
- L'émission de la facture ou de l'exécution de la prestation.
Voici un tableau récapitulatif des différents délais à respecter pour le donneur d'ordre :
Pour en savoir plus sur les différents délais à respecter pour le donneur d'ordre, nous avons un article qui traite de ce sujet juste ici : en savoir plus.
Comme vous l'aurez compris, la compliance intervient sur l'ensemble du processus de gestion de la sous-traitance. C'est pourquoi AddWorking a mis la conformité au coeur de ses préoccupations pour ses clients : Compliance : comment AddWorking sécurise la gestion de vos sous-traitants ?
