Processus achats : quelle est la meilleure stratégie à adopter en entreprise ?
Adoptez une stratégie achats pour actionner tous les leviers de croissance pour votre entreprise.
Autrefois perçus uniquement comme des cost-killers, les directions achats sont désormais de vrais créateurs de valeur pour leurs entreprises. La réduction des coûts occupe toujours la première place parmi leurs préoccupations. Cependant la collaboration intelligente entre les différents acteurs de la sous-traitance, l'augmentation de la productivité des collaborateurs ou encore la maîtrise des risques sont désormais pleinement intégrées aux objectifs des acheteurs. Ces derniers ont donc tout intérêt à définir une stratégie sur l'ensemble du processus achats pour répondre à ces différents enjeux.
Qu'est-ce que le processus achats ?
Axe stratégique pour toutes les entreprises, le processus achats désigne l'ensemble des opérations liées à l'achat de biens ou de services auprès de fournisseurs et toute autre ressource externe. Le processus achats comprend plusieurs étapes :
- Qualification du panel
- Consultation
- Contractualisation de la relation
- Suivi de chantiers/missions
- Traitement des factures et paiements
1. Qualification du panel
Les directions achats ont tout intérêt à bien qualifier leurs panels (Know Your Suppliers) afin de choisir des sous-traitants conformes à leurs attentes et maîtriser les risques juridiques et financiers :
Évaluation de la santé économique de l'entreprise
Les performances économiques des sociétés commerciales peuvent être évaluées sur le site https://www.Infogreffe.fr. En rentrant la dénomination ou le SIREN de l'entreprise souhaitée, le donneur d'ordre a accès à des rapports particulièrement détaillés.
Vérification des procédures judiciaires éventuelles de l'entreprise
Les procédures judiciaires éventuelles des sous-traitants sont répertoriées sur le site https://www.bodacc.fr. Pour avoir accès à ces éléments, il est nécessaire de rentrer la dénomination de l'entreprise souhaitée.
Simulation des coûts de gestion liés à la sous-traitance
Identifier le coût de gestion des sous-traitants est au coeur d'une bonne stratégie d'achats. Il est en effet un moyen efficace de gagner en visibilité sur le budget dédié à la sous-traitance :
Autres informations à récolter
Les démarches de sourcing peuvent être optimisées à condition de détenir une parfaite connaissance des métiers, régions et compétences (excédentaires ou pénuriques) du panel.
Posséder une vision d'ensemble du panel est un vrai levier de performance pour les entreprises dans leur stratégie d'achats. Grâce à ce référentiel, l'entreprise dispose d'une cartographie précise des compétences à mobiliser et permet d'identifier rapidement celles qui sont adaptées à ses besoins.
2. Consultation
Formulation des objectifs de missions
La première étape de la consultation est la définition des objectifs de missions. Cette tâche n'est pas à négliger car elle permet de :
- Préciser dans le contrat les missions attendues.
- Suivre et évaluer progressivement les avancées du sous-traitant dans les travaux/missions à réaliser.
- Traiter efficacement les factures.
Sélection des sous-traitants
Disposer d'un référentiel complet de son panel permet de bien choisir les sous-traitants à contacter. En effet, en disposant d'une cartographie complète, le donneur d'ordre s'assure de s'adresser aux sous-traitants conformes à ses besoins.
Échanges lors de la consultation
Une fois que les sous-traitants ont été contactés, leurs retours sont examinés afin de retenir ceux qui correspondent le plus aux besoins de l'entreprise. Le regroupement sur un seul logiciel de leurs retours est un moyen pertinent de faciliter les comparaisons. Il permet également d'éviter les allers-retours sur différents outils et d'accélérer ainsi la prise de décision.
Accès aux objectifs de mission
Les missions formulées lors de la consultation sont des informations indispensables pour créer le contrat, suivre les missions et traiter les factures. Les différents services d'une entreprise ont donc tout intérêt à partager ces informations autour d'un logiciel commun afin de gagner du temps sur leurs opérations.
3. Contrat
Mise en conformité des sous-traitants
La loi sur l'obligation de vigilance précise que le donneur d'ordre doit vérifier la conformité de son sous-traitant avant-même de signer un contrat. Bien que la contractualisation entre les deux parties n'est pas obligatoire, elle reste néanmoins nécessaire pour limiter le risque de devoir payer les taxes et cotisations de son sous-traitant. En effet, si ce dernier ne répond pas à ses obligations sociales et fiscales, le donneur d'ordre devra payer pour lui.
C'est pourquoi l'équipe Compliance et Legal d'AddWorking a créé un tableau de suivi contenant la liste des documents administratifs à récolter auprès du sous-traitant, les liens pour vérifier leur authenticité et leur durée de validité :
Édition du contrat
L'édition du contrat à partir de modèles prédéfinis par l'entreprise et stockés sur un logiciel permet de gagner un temps considérable pour les équipes et de fiabiliser leurs opérations.
AddWorking a créé un générateur de contrat avec toutes les clauses indispensables pour sécuriser vos relations et accélérer vos opérations :
Envoi et signature électronique
La dématérialisation des contrats permet de gagner du temps sur cette opération particulièrement chronophage. En effet, le temps d'envoyer le contrat au sous-traitant puis de le recevoir signé peut prendre plus d'une semaine. Avec la signature électronique, le délai est considérablement réduit et dispose de la même valeur juridique qu'une signature manuscrite selon l'article 1366 du Code Civil.
Accès aux contrats
Les clauses précisées dans le contrat telles que les missions à réaliser ou encore le calendrier pour les exécuter sont des informations indispensables pour les différents services. En effet, ces derniers ont besoin de ces éléments pour suivre le bon déroulement des missions et traiter ensuite efficacement les factures. Pour cela, il est pertinent d'opter pour un logiciel partagé à l'ensemble des services en charge de la gestion des sous-traitants.
4. Suivi de chantiers/ de missions
D'après l'étude menée par Oxford Economics, 85% des donneurs d'ordre considèrent que le suivi des missions de leurs sous-traitants est un challenge important. Cependant 81% des entreprises sont mal renseignées sur la progression des missions de leurs sous-traitants...
Les risques d'un suivi absent ou partiel
Un suivi de l'avancée des chantiers / missions partiel ou absent peut entraîner des retards ou une mauvaise exécution des opérations souhaitées. Les donneurs d'ordre perdent ainsi du temps mais aussi de l'argent et augmentent sensiblement le risque de conflit avec leurs sous-traitants.
L'interdépendance des services
Une gestion efficace des sous-traitants dépend de la capacité de l'entreprise cliente à partager les objectifs de missions entre les différents collaborateurs. Pour évaluer la bonne exécution des missions, les opérationnels ont accès aux clauses indiquées dans le contrat ou encore aux objectifs fixés dans le cahier des charges.
L'évaluation des missions sont des données à transmettre aux directions financières afin de faciliter le traitement des factures. Ces informations sont aussi indispensables pour les acheteurs car il facilite le choix des sous-traitants à contacter lors d'une prochaine consultation.
5. Traitement des factures et paiements
Le traitement des factures regroupe plusieurs opérations :
- Validation des mentions légales (Identification du sous-traitant, date de facture, le numéro de la facture et le délai de paiement)
- Identification du bon régime de TVA
- Vérification de la conformité du sous-traitant
- Contrôle de la correspondance de l'IBAN
Le digital joue un rôle indispensable dans l’optimisation du traitement des factures. La dématérialisation du traitement des factures ou encore l'automatisation de certaines opérations permettent de respecter les délais de paiement et donc de fidéliser les sous-traitants.
Le numérique sera d'autant plus incontournable à compter de 2024. En effet, selon la loi n°2019-1479, les entreprises ne pourront plus refuser les factures électroniques et devront avoir recours à une plateforme de dématérialisation pour les traiter.
C'est pourquoi AddWorking a créé un générateur de factures pour accompagner la digitalisation des sous-traitants et limiter le risque d'erreur dans les informations mentionnées sur les factures :
En savoir plus sur AddWorking
AddWorking est un logiciel procure-to-pay qui garantit à tous les services en charge de la sous-traitance une visibilité sur l'ensemble de leurs opérations en les regroupant sur une seule plateforme.
- Avec AddWorking, les donneurs d'ordre sont connectés à leurs sous-traitants sur l'ensemble du processus achats afin d'identifier efficacement les compétences dont ils ont besoin.
- Les consultations sont crées et diffusées en quelques clics.
- La relation entre les deux parties est systématiquement sécurisée par un contrat.
- Les missions/ travaux demandés et leurs exécutions sont contrôlées et évaluées point par point.
- Le temps de traitement des factures et les mises en paiement sont raccourcis afin de fidéliser les sous-traitants.
- Enfin, la mise en conformité de ces différentes opérations sont assurées sur l'ensemble du processus achats.
