Comment contrôler ses dépenses en achats de sous-traitance ?

Sans surprise, le spend management, autrement dit le contrôle des dépenses, occupe encore la première place des priorités des directions achats en 2023, selon le CNA (Conseil National des Achats). L'inflation du prix des matières premières et de l'énergie, les problèmes d'approvisionnement et l'augmentation des risques fournisseurs sont autant de freins à la performance économique des entreprises du secteur du BTP, de l'énergie et des télécommunications. Pour mieux contrôler leurs dépenses liées à la sous-traitance, les acheteurs doivent alors accélérer la digitalisation de leurs processus.

Dans un secteur où le recours à la sous-traitance est structurant, le BTP y a massivement recours pour des raisons de spécialisation technique et de flexibilité, la maîtrise des coûts ne peut plus reposer sur des processus manuels. Elle s'appuie de plus en plus sur des outils numériques capables de sécuriser à la fois la performance économique et la conformité juridique des relations avec les sous-traitants.

Renforcer l'écosystème achats

Les achats évoluent de plus en plus dans un environnement collaboratif dans lequel la création de partenariats stratégiques sert à améliorer leurs performances financières. Parmi ces partenaires, nous retrouvons les entreprises technologiques qui offrent des logiciels Source-to-Pay (S2P) pour piloter l'ensemble de la relation avec les sous-traitants. Les acheteurs qui bénéficient de ce type de solution s'accordent sur les nombreux moyens mis à leur disposition pour contrôler leurs dépenses.

Grâce à l'e-sourcing, les acheteurs enrichissent leurs panels avec des sous-traitants les plus innovants, compétitifs et ouverts aux négociations. Par ailleurs, la digitalisation du processus achats offre la possibilité de simplifier l'ensemble des démarches administratives et financières des sous-traitants. Ainsi, l'amélioration de la relation avec les sous-traitants permet de fidéliser les partenaires les plus adaptés aux enjeux économiques de l'entreprise.

Le rôle des solutions Source-to-Pay dans le pilotage de la sous-traitance

Une solution S2P centralise, en principe, l'ensemble du cycle de vie de la relation avec le sous-traitant : sourcing, contractualisation, suivi de la conformité administrative, facturation. Pour un donneur d'ordre du BTP, cette centralisation présente un double intérêt. D'une part, elle permet de comparer plus facilement les offres et d'identifier les sous-traitants les plus compétitifs sur un même corps de métier. D'autre part, elle facilite le respect des obligations qui pèsent sur le donneur d'ordre au moment de la signature et tout au long de l'exécution du contrat de sous-traitance, telles qu'encadrées par la loi n°75-1334 du 31 décembre 1975 relative à la sous-traitance, notamment sur l'agrément du sous-traitant et les conditions de paiement.

Anticiper les crises

En 2023, 82% des directions achats ont vu leurs responsabilités renforcées à la suite des crises successives, selon le CNA. Les ruptures dans les chaînes d'approvisionnement, l'inflation du prix des matières premières et de l'énergie sont en effet des conséquences directes de la crise sanitaire, de la guerre en Ukraine et des tensions entre les Etats-Unis et la Chine.

Les acheteurs sont donc en première ligne pour s'adapter aux nombreux bouleversements économiques. La digitalisation est leur meilleur allié pour gagner en proactivité. En effet, la dématérialisation de l'ensemble du processus achats permet de collecter toutes les données relatives aux dépenses dans les achats. Ainsi, les équipes peuvent suivre régulièrement leurs dépenses pour éviter tout dérapage incontrôlé et prévenir ainsi les crises éventuelles.

Cette capacité d'anticipation repose largement sur la qualité et la disponibilité des données. Un panel de sous-traitants suivi en temps réel, avec des indicateurs de santé financière et de charge, permet à la direction achats de réorienter rapidement ses commandes vers des ressources disponibles plutôt que de découvrir une rupture de capacité au moment critique du chantier.

Contrôler les risques financiers

Le recours à la sous-traitance comporte quelques risques financiers pour les donneurs d'ordre. Ces derniers peuvent être sanctionnés solidairement avec leurs sous-traitants s'ils ne sont pas conformes à leurs obligations légales, fiscales ou éthiques. Parmi les risques financiers qui peuvent porter atteinte à la performance économique des entreprises du BTP, de l'énergie et des télécommunications, nous retrouvons :

• Les risques de fraudes sociales et fiscales : santé financière fragile du sous-traitant et non-conformité juridique ;
• Les risques contractuels : non-respect des obligations contractuelles au regard des réglementations en vigueur ;
• Les risques RSE (responsabilité sociétale des entreprises) : corruption, atteintes aux droits humains et à l'environnement ;
• Les risques techniques : mauvaise qualité de la prestation, retard de livraison ;
• Les risques métiers : pénurie de compétences externes.

Une bonne connaissance de leur panel (KYS) et un contrôle continu du processus achats sont alors indispensables. C'est là où le digital peut être un formidable allié : les donneurs d'ordre bénéficient d'une base de données toujours à jour et d'une excellente connaissance administrative, financière et éthique de leur panel. La collecte et la vérification des documents administratifs et financiers des sous-traitants sont automatisées.

Le cadre légal de la responsabilité solidaire du donneur d'ordre

Ce risque de solidarité financière n'est pas qu'une notion de gestion des risques, il repose sur un cadre juridique précis. Le Code du travail impose au donneur d'ordre une obligation de vigilance à l'égard de ses cocontractants (articles L8222-1 et suivants), qui consiste notamment à se faire remettre périodiquement certains documents attestant que le sous-traitant est à jour de ses obligations sociales et fiscales, en particulier lorsque le contrat porte sur un montant significatif. En cas de manquement du sous-traitant au travail dissimulé (au sens de l'article L8221-1 du Code du travail) et d'absence de vigilance du donneur d'ordre, ce dernier peut voir sa responsabilité financière engagée solidairement.

Sur le volet éthique et RSE, la loi Sapin II (loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016) a renforcé les obligations de prévention de la corruption pour les grandes entreprises, tandis que la loi n°2017-399 du 27 mars 2017 relative au devoir de vigilance impose à certaines grandes sociétés donneuses d'ordre de mettre en place un plan de vigilance couvrant les risques liés aux droits humains et à l'environnement, y compris chez leurs sous-traitants. Ces textes viennent renforcer, chacun sur son périmètre, la logique déjà présente dans les obligations de vigilance du Code du travail.

Améliorer les performances opérationnelles des équipes

La maîtrise des dépenses dans les achats grâce à la digitalisation est une valeur ajoutée pour tous les départements et leurs sous-traitants. L'adoption d'un logiciel S2P connecté aux équipes externes et internes à l'entreprise permet d'améliorer les performances opérationnelles de l'ensemble des acteurs de la sous-traitance. Les différents départements qui bénéficient d'une solution telle qu'AddWorking énumèrent les avantages suivants :

Pour les directions achats

Avec la dématérialisation de leurs opérations, les équipes construisent un réseau de sous-traitants diversifié et conforme et bénéficient en temps réel d'une visibilité sur les ressources disponibles par domaine de compétence. Enfin, elles fidélisent leurs sous-traitants en ayant recours à des contrats cadres prédéfinis.

Pour les directions juridiques

Les collaborateurs centralisent et sécurisent la gestion du cycle de vie des contrats sur un seul et même logiciel. Avec l'automatisation de la collecte et de la vérification des documents administratifs des sous-traitants, les donneurs d'ordre maîtrisent les risques juridiques liés à la sous-traitance à toutes les étapes de la relation avec leurs ressources externes, notamment au regard des obligations de vigilance mentionnées plus haut.

Pour les directions administratives et financières

Les équipes automatisent le rapprochement commande-contrat-facture pour limiter ainsi les erreurs de saisie et vérifier la conformité des factures. Enfin, grâce au système de facturation unique, les flux administratifs et financiers sont rationalisés et permettent de ne manquer aucune échéance.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que le spend management appliqué à la sous-traitance ?

‍Il s'agit de l'ensemble des méthodes et outils permettant à une direction achats de suivre, analyser et maîtriser les dépenses engagées auprès de ses sous-traitants, de la phase de sourcing jusqu'au paiement de la facture.

Le donneur d'ordre est-il responsable des manquements de son sous-traitant ?

‍Il peut voir sa responsabilité financière engagée solidairement en cas de travail dissimulé chez le sous-traitant, notamment s'il n'a pas respecté son obligation de vigilance prévue par le Code du travail (articles L8222-1 et suivants).

Pourquoi digitaliser le suivi des sous-traitants dans le BTP ?

‍La digitalisation permet d'automatiser la collecte des documents administratifs, de fiabiliser les données de dépenses et de détecter plus rapidement les signaux de risque financier ou de non-conformité.

Quels types de risques doit surveiller un donneur d'ordre du BTP ?

‍Les risques sociaux et fiscaux, contractuels, RSE, techniques et liés à la disponibilité des compétences font partie des principaux points de vigilance identifiés dans la relation avec les sous-traitants.

Une solution Source-to-Pay suffit-elle à sécuriser juridiquement la sous-traitance ?

‍Elle facilite la collecte et la vérification des documents ainsi que le suivi des échéances, mais elle ne dispense pas l'entreprise d'organiser en interne le contrôle de ses obligations légales de vigilance.