Liste nominative des salariés étrangers : modèle légal

La liste nominative des salariés étrangers, aussi appelée liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail, est un document à remettre par le sous-traitant à votre entreprise avant la signature du contrat. Dans cette liste, le sous-traitant atteste sur l'honneur que son entreprise emploie des salariés étrangers soumis à une autorisation de travail en France. Ce document s'inscrit dans un ensemble plus large de pièces de vigilance que tout sous-traitant doit vous transmettre régulièrement, au même titre que l'attestation de vigilance Urssaf ou l'extrait Kbis. Vous retrouverez dans cet article la définition exacte de ce document, les pays concernés, son cadre légal, un modèle prêt à l'emploi, la durée de validité de l'attestation, les sanctions encourues en cas de fausse déclaration, ainsi qu'une méthode simple pour ne plus jamais oublier de la renouveler.

Qu'est-ce que la liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail ?

Il s'agit d'une attestation sur l'honneur, accompagnée d'une liste nominative, par laquelle un sous-traitant déclare employer, ou non, des salariés étrangers dont la nationalité impose la détention d'un titre valant autorisation de travail en France. Ce document permet à votre entreprise de vérifier que votre sous-traitant respecte ses obligations en matière d'emploi de salariés étrangers, avant de lui confier tout ou partie d'un marché.

Ce document se distingue d'une simple déclaration verbale : il engage la responsabilité personnelle du signataire, puisqu'il s'agit d'une attestation sur l'honneur, et il doit être établi à partir du registre unique du personnel du sous-traitant, et non d'une simple estimation. Concrètement, le signataire ne peut pas se contenter d'affirmer « nous n'employons pas de salariés étrangers » sans avoir vérifié ce point dans son propre registre. C'est précisément cette exigence de traçabilité qui donne à la liste nominative sa valeur probante en cas de contrôle : elle ne repose pas sur une déclaration d'intention, mais sur un document interne de l'entreprise sous-traitante que l'administration peut, le cas échéant, venir confronter aux faits.

Quels sont les pays où les salariés ne sont pas concernés par cette liste ?

Ce sont tous les pays dont les salariés appartiennent à l'Espace Économique Européen (EEE) :

• Les 27 États membres de l'Union Européenne (Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Italie, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République Tchèque, Roumanie, Slovénie, Slovaquie, Suède)
• Andorre
• Islande
• Liechtenstein
• Monaco
• Norvège
• Saint-Marin
• Suisse

La Suisse n'est pas membre de l'Union européenne, mais elle est assimilée à l'EEE pour cette formalité en vertu des accords de libre circulation des personnes conclus avec l'Union européenne, au même titre que l'Islande, le Liechtenstein ou la Norvège. Pour tout salarié ressortissant d'un pays qui ne figure pas dans cette liste, la vigilance sur l'autorisation de travail reste de mise.

En pratique, la vérification ne s'arrête pas à la nationalité déclarée : il est utile de croiser cette information avec les pièces d'identité présentées par le salarié au moment de l'embauche. Un salarié possédant une double nationalité, dont l'une appartient à l'EEE, n'entre pas dans le champ de cette obligation, à condition que cette nationalité EEE puisse être établie par un titre d'identité valide.

Dans quelle situation cette attestation est demandée ?

Cette attestation est demandée dans le cas où une entreprise a recours à un sous-traitant pour un marché de plus de 5 000 euros HT, cumulés sur l'ensemble de l'année. Ce seuil s'applique de la même façon que pour les autres documents de vigilance, comme l'attestation de vigilance Urssaf : c'est le montant total des prestations facturées sur l'année qui est pris en compte, et non chaque facture isolément.

En pratique, cette attestation doit être réclamée dès le premier contrat conclu avec un nouveau sous-traitant, puis renouvelée à échéance régulière tant que la relation contractuelle se poursuit. Prenons un exemple concret : si vous signez en janvier un premier contrat de 3 000 euros HT avec un sous-traitant, puis un second contrat de 2 500 euros HT en juin avec ce même sous-traitant, le cumul annuel dépasse le seuil de 5 000 euros HT dès la signature du second contrat. La collecte de la liste nominative devient alors obligatoire, même si aucune des deux factures prise isolément ne franchissait ce seuil.

Pourquoi demander une liste nominative de salariés étrangers au sous-traitant ?

C'est le Code du travail qui impose la collecte de ce document. Vous êtes en effet soumis à l'obligation de vigilance envers votre sous-traitant, obligation dont le principe général figure à l'article L8222-1 du Code du travail, et dont cette collecte est encadrée par les articles D8222-5 et R8222-1 du même code. Votre objectif est de vous assurer que votre sous-traitant respecte ses obligations légales et de lutter contre le travail dissimulé, dont l'emploi de salariés étrangers sans autorisation de travail constitue l'une des formes.

Attention, si le sous-traitant n'est pas en règle de ses obligations légales, vous pouvez être sanctionné solidairement. Cette solidarité financière est prévue à l'article L8222-2 du Code du travail : lorsque votre entreprise n'a pas procédé aux vérifications de vigilance qui lui incombaient, alors que son sous-traitant fait l'objet d'un procès-verbal pour travail dissimulé, elle peut être tenue solidairement au paiement des impôts, cotisations et rémunérations dus par ce sous-traitant. Cette collecte n'est donc pas une simple formalité administrative : elle conditionne directement votre niveau d'exposition juridique et financière en cas de contrôle. C'est pour cette raison qu'il est recommandé de traiter la vérification des sous-traitants comme une étape à part entière de votre processus de référencement et de qualification, et non comme une simple formalité ponctuelle réalisée une fois pour toutes.

Quelle est la durée de validité de cette attestation ?

La durée de validité de cette attestation est de 6 mois et elle doit vous être remise dès la signature du contrat, selon l'article D8254-4 du Code du travail. Passé ce délai, une nouvelle attestation doit être demandée au sous-traitant, y compris si le contrat initial se poursuit sans interruption.

Cette échéance de 6 mois est souvent celle qui pose le plus de difficultés en pratique, car elle suppose un suivi actif et non un simple classement du document au moment de la signature. Pour un sous-traitant sous contrat pluriannuel, cela représente au minimum deux collectes par an, à intégrer dans votre calendrier de conformité au même titre que le renouvellement des autres pièces de vigilance.

Quels sont les éléments à indiquer dans la liste nominative des salariés étrangers ?

L'attestation sur l'honneur

Je soussigné(e) Mme / M.

Agissant au nom et pour le compte de la société :Immatriculée sous le numéro:

Titulaire du pouvoir d'engager la société aux fins de la présente attestation, statutairement ou par délégation, atteste sur l'honneur que notre entreprise emploie actuellement au moins un salarié soumis à autorisation de travail en France.

Vous trouverez ci-jointe, une liste nominative de ces salariés établie à partir du registre unique du personnel. Je m'engage à tenir à jour cette liste et à transmettre aux donneurs d'ordres les informations et documents demandés par la règlementation en vigueur.

Je déclare également avoir pris connaissance de l'article 441-7 du code pénal.

La liste nominative des salariés étrangers concernés

Dans cette liste, il est attendu de préciser :

• Le nom et le prénom du salarié étranger
• La date d'embauche
• La nationalité
• Le type du titre valant autorisation de travail : carte de séjour, de résident ou de séjour temporaire
• Le numéro du titre, c'est-à-dire le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail

La signature

À la fin de l'attestation, il est attendu :

• La signature originale de l'employeur qui a recours à des salariés étrangers
• Le lieu et la date de signature de l'attestation
• Le cachet de l'entreprise

Pour faciliter les démarches du sous-traitant, notre équipe Conformité et Juridique a créé un modèle prêt-à-l'emploi : Télécharger le modèle

Faut-il une attestation si le sous-traitant n'a pas de salariés étrangers ?

Dans ce cas, il est nécessaire que le sous-traitant vous fournisse une attestation de non-emploi de salariés étrangers hors EEE. L'absence de salariés concernés ne dispense donc pas de la formalité : elle change simplement le contenu de l'attestation, qui devient une déclaration négative plutôt qu'une liste nominative.

Cette nuance est importante à faire comprendre à vos sous-traitants, car certains d'entre eux estiment, à tort, qu'ils n'ont rien à vous transmettre s'ils n'emploient aucun salarié étranger. Or l'obligation de vigilance porte sur la démarche de vérification elle-même, pas uniquement sur le résultat de cette vérification : c'est pourquoi l'attestation de non-emploi doit, elle aussi, être signée, datée et conservée dans votre dossier de conformité.

Quelles sont les peines encourues en cas de falsification de l'attestation par le sous-traitant ?

Selon l'article 441-7 du code pénal, les peines prévues en cas de fausses déclarations sont :

• 1 an d'emprisonnement
• 15 000 euros d'amende

Dans le cas où la fausse déclaration est commise dans l'objectif de porter préjudice au Trésor public ou au patrimoine d'autrui :

• 3 ans d'emprisonnement
• 45 000 euros d'amende

Ces sanctions visent le sous-traitant signataire de l'attestation. Elles ne dispensent toutefois pas votre entreprise de sa propre obligation de vigilance : le fait qu'un sous-traitant ait menti sur sa situation ne vous exonère pas automatiquement de votre responsabilité si vous n'avez pas procédé aux vérifications qui vous incombaient par ailleurs. Autrement dit, la sanction pénale du sous-traitant et l'exposition financière de votre entreprise sont deux régimes de responsabilité distincts, qui peuvent se cumuler en cas de contrôle défavorable.

Comment rester toujours conforme face à vos obligations ?

AddWorking a créé un tableau de mise en conformité dans lequel vous trouverez :

• La liste des documents obligatoires à demander aux sous-traitants
• Les liens pour vérifier l'authenticité de ces documents
• La durée de validité de chaque document

Au-delà de la liste nominative des salariés étrangers, la conformité documentaire de vos sous-traitants repose sur plusieurs pièces complémentaires, à commencer par les informations essentielles pour référencer et qualifier vos sous-traitants. Cette vérification initiale gagne d'ailleurs à s'inscrire dans une démarche plus large d'évaluation et de sélection des sous-traitants avant tout référencement, afin de ne pas découvrir les manquements d'un partenaire une fois le contrat déjà signé.

Pour vous aider à structurer cette démarche, voici les points de vigilance à ne pas oublier :

• Demander la liste nominative (ou l'attestation de non-emploi) dès le premier contrat, sans attendre que le seuil de 5 000 euros HT soit atteint
• Noter la date de remise de l'attestation et programmer son renouvellement 6 mois plus tard
• Vérifier que le signataire dispose bien du pouvoir d'engager la société sous-traitante
• Conserver l'ensemble des pièces de vigilance (attestation Urssaf, Kbis, liste nominative) dans un même dossier de conformité
• Croiser ce suivi avec une analyse plus globale des facteurs de risque liés à la sous-traitance, notamment lorsque le sous-traitant intervient sur plusieurs chantiers simultanément

Centraliser ce suivi, plutôt que de le gérer document par document et sous-traitant par sous-traitant, reste le moyen le plus fiable d'éviter un oubli de renouvellement.

Questions fréquentes

Qui doit signer la liste nominative des salariés étrangers, l'entreprise sous-traitante ou son dirigeant personnellement ?

L'attestation doit être signée par une personne disposant du pouvoir d'engager la société, que ce soit le dirigeant lui-même ou une personne disposant d'une délégation de pouvoir en ce sens. La formule type de l'attestation précise d'ailleurs explicitement cette qualité du signataire, puisqu'il s'agit d'une déclaration sur l'honneur qui engage sa responsabilité personnelle en cas de fausse déclaration, au sens de l'article 441-7 du code pénal. Il est donc recommandé de vérifier, avant de collecter le document, que la personne qui signe dispose effectivement de cette capacité juridique.

Que faire si un sous-traitant refuse de fournir sa liste nominative de salariés étrangers ?

Un refus de fournir ce document doit être traité de la même manière qu'un refus de fournir tout autre document de vigilance obligatoire : il vous empêche de démontrer que vous avez respecté votre obligation de vigilance en cas de contrôle. Il est recommandé de ne pas engager, ou de suspendre, la relation contractuelle tant que ce document n'est pas obtenu, notamment lorsque le montant cumulé des prestations dépasse le seuil de 5 000 euros HT sur l'année. Ce refus peut également être un signal d'alerte sur la fiabilité générale du sous-traitant, à croiser avec les autres critères de conformité déjà collectés.

La liste nominative des salariés étrangers remplace-t-elle les autres documents de vigilance comme l'attestation de vigilance Urssaf ?

Non, ces deux documents répondent à des obligations distinctes et se cumulent. La liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail porte spécifiquement sur la situation des salariés étrangers du sous-traitant, tandis que l'attestation de vigilance Urssaf porte sur le respect de ses obligations sociales et de paiement des cotisations. Les deux documents doivent donc être collectés et renouvelés en parallèle, avec leurs durées de validité propres, dans le cadre de votre obligation de vigilance globale.