Les documents obligatoires pour sous-traiter sans risque
Votre entreprise a recours à des sous-traitants ?
Vous êtes donc soumis à une obligation de vigilance vis-à-vis de vos ressources externes. En effet, la réglementation en vigueur vous impose d'exiger de la part de vos sous-traitants la communication de certains documents administratifs, ceci dès le début du contrat puis tous les 6 mois. Cet article fait le point sur chacun de ces documents et vous renvoie, pour chacun d'eux, vers un guide détaillé pour l'obtenir et le vérifier.
À qui s'adresse l'obligation de vigilance ?
En application des articles D8222-5 et R8222-1 du Code du travail, l'obligation de vigilance s'applique à toutes les entreprises qui entendent passer un marché de fournitures, de travaux ou de prestations de service de plus de 5 000 € HT cumulés sur l'année.
Quels sont les documents à demander à vos sous-traitants ?
L'attestation de vigilance
Datée de moins de 6 mois, émanant de l'organisme dont dépend le sous-traitant (Urssaf, SSI ou MSA). Consultez nos guides détaillés pour l'obtenir et pour la vérifier.
L'attestation de régularité fiscale
Datée de l'année civile en cours. Consultez notre guide complet pour la vérifier.
L'extrait de l'inscription de l'entreprise
Daté de moins de 3 mois.
- Pour les sociétés commerciales : un extrait de l'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (Kbis)
- Pour les artisans et entrepreneurs individuels : un extrait d'inscription au Répertoire des métiers (D1)
- Pour les professions libérales : un extrait d'inscription au Répertoire SIRENE
Consultez notre guide pour vérifier l'extrait Kbis de votre sous-traitant.
La liste nominative des salariés étrangers ou une attestation sur l'honneur certifiant du non-emploi de salariés étrangers
Datée de moins de 6 mois. La liste concerne les salariés étrangers hors Espace économique européen. Consultez notre guide complet sur la liste nominative des salariés étrangers.
Comment vérifier ces documents ?
Outre la collecte, vous devez également vérifier l'authenticité des documents fournis par vos sous-traitants.
L'attestation de vigilance
- Pour les sociétés commerciales : https://www.urssaf.fr/
- Pour les artisans et entrepreneurs individuels : https://www.secu-independants.fr/
- Pour les non-salariés agricoles : https://www.msa.fr/
L'attestation de régularité fiscale
- Pour les sociétés commerciales : https://www.impots.gouv.fr/
- Pour les artisans et entrepreneurs individuels : https://www.secu-independants.fr/
L'attestation de création d'entreprise
- Pour les sociétés commerciales : https://www.infogreffe.fr/
- Pour les artisans et entrepreneurs individuels : https://www.artisanat.fr/
- Pour les professions libérales : https://avis-situation-sirene.insee.fr/
Quelle checklist suivre pour sécuriser votre sous-traitance ?
Pour vous y retrouver rapidement, voici une synthèse des 4 documents à collecter, de leur durée de validité et du guide à consulter pour chacun d'eux :
Cette checklist correspond à celle intégrée dans notre tableau de suivi de conformité téléchargeable gratuitement, qui vous permet de centraliser les dates de validité de chacun de vos sous-traitants plutôt que de les suivre document par document.
Quels sont les risques encourus si vous manquez à l'obligation de vigilance ?
Dans le cas où vous manquez à vos obligations de vigilance, vous pouvez être tenu responsable solidairement de vos sous-traitants et être condamné à :
- 3 ans d'emprisonnement.
- Une amende allant de 45 000 euros pour une personne physique à 200 000 euros pour une personne morale.
- Le règlement des impôts, taxes, cotisations de Sécurité sociale et rémunérations dus par le sous-traitant.
- Le remboursement des aides publiques dont vous avez bénéficié.
Comment automatiser la gestion de ces documents ?
Collecter les documents, vérifier leur authenticité, suivre les dates d'expiration, relancer les sous-traitants qui n'ont pas mis à jour leurs pièces... Autant de tâches chronophages qui exposent votre entreprise à un risque juridique réel si l'une d'elles est oubliée.
AddWorking automatise l'ensemble de ce processus. Vos sous-traitants déposent leurs documents directement sur la plateforme. Chaque pièce est authentifiée automatiquement. Vous recevez une alerte avant chaque expiration. Et en cas de contrôle, vous disposez d'une traçabilité complète de toutes vos vérifications.
Plus de fichiers Excel. Plus de relances manuelles. Plus de risque d'oubli.
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Questions fréquentes
Faut-il redemander les 4 documents en même temps, à la même date ?
Pas nécessairement, car chaque document a sa propre durée de validité (3 mois pour l'extrait Kbis, 6 mois pour l'attestation de vigilance et la liste nominative, l'année civile en cours pour l'attestation de régularité fiscale). Il est donc plus efficace de suivre chaque échéance individuellement plutôt que d'imposer une date de renouvellement unique à l'ensemble du dossier, au risque de redemander inutilement des documents encore valides. Un tableau de suivi centralisé, comme celui proposé plus haut, permet de gérer ces échéances différenciées sans effort supplémentaire.
Un seul de ces documents suffit-il à démontrer ma conformité en cas de contrôle ?
Non, chaque document couvre un aspect distinct de la situation du sous-traitant (existence légale, régularité sociale, régularité fiscale, situation des salariés étrangers), et l'administration peut demander l'ensemble du dossier lors d'un contrôle. Se contenter d'un seul document, même à jour, ne suffit donc pas à démontrer que vous avez respecté l'intégralité de votre obligation de vigilance. C'est précisément pour cette raison qu'il est recommandé de centraliser la collecte des 4 documents dès le début de la relation contractuelle.
Que faire si un sous-traitant ne peut fournir qu'une partie de ces documents ?
Cela dépend du document manquant : certains cas particuliers sont prévus par la réglementation, par exemple pour une entreprise récemment créée qui ne peut pas encore obtenir d'attestation de vigilance ou de régularité fiscale classique, et peut alors fournir une attestation sur l'honneur temporaire. En dehors de ces cas particuliers documentés, l'absence d'un document doit être traitée comme un signal d'alerte, et il est recommandé de ne pas engager, ou de suspendre, la relation contractuelle tant que le dossier n'est pas complet.
