Comment vérifier l'extrait Kbis d'un sous-traitant ?

L'obligation de vigilance qui vous incombe vis-à-vis de votre sous-traitant a pour objectif de lutter contre le travail dissimulé. Parmi les documents à collecter et vérifier pour respecter cette obligation, l'extrait Kbis occupe une place particulière : il permet de confirmer l'existence légale du sous-traitant avant même de s'intéresser à sa conformité sociale ou fiscale. Cet article vous explique ce que contient ce document, comment vérifier son authenticité, sa durée de validité, et quels autres justificatifs le compléter.

Pourquoi vérifier l'extrait Kbis de votre sous-traitant ?

Cette obligation légale est encadrée par les articles L8222-1 et D8222-5 du Code du travail et s'adresse à toute entreprise passant un marché avec un sous-traitant de plus de 5 000 euros HT cumulés sur l'année (factures et paiements cumulés).

Pour répondre à votre obligation de vigilance, vous devez collecter puis vérifier l'authenticité d'un certain nombre de documents administratifs de votre sous-traitant, dont l'extrait Kbis.

Ce contrôle permet également d'établir un indice supplémentaire quant à l'indépendance du sous-traitant envers votre entreprise, écartant ainsi le risque de requalification du contrat de sous-traitance en contrat de travail : un sous-traitant réellement indépendant dispose de sa propre existence juridique, matérialisée notamment par son extrait Kbis.

Qu'est-ce que l'extrait Kbis ?

L'extrait Kbis est « la carte d'identité » de l'entreprise commerciale. Les artisans n'ont pas de Kbis mais un extrait D1, tandis que les professions libérales disposent d'un numéro SIRENE.

Le Greffe du Tribunal de Commerce reprend les informations suivantes sur le Kbis :

L'identification de la personne morale

• Immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés : numéro SIREN
• Date d'immatriculation : date à laquelle l'entreprise a été enregistrée au RCS
• Dénomination sociale : nom de la société commerciale
• Forme juridique : SARL, EURL, SAS, SA, SASU, Micro-entreprise, SNC, SCA, SCS
• Capital social
• Adresse du siège
• Activité(s) principale(s)
• Durée de la personne morale : durée de vie de l'entreprise fixée par les associés
• Date de clôture de l'exercice social : date de fin de l'exercice comptable

Les renseignements relatifs à la gestion, la direction, l'administration, le contrôle, les associés ou les membres

• Nom, prénom
• Date et lieu de naissance
• Nationalité
• Domicile personnel
• Fonction dans la société : gérant, président, etc.

Les renseignements relatifs à l'activité et à l'établissement principal

• Adresse de l'établissement
• Activité exercée
• Date de démarrage de l'activité
• Origine des fonds ou de l'activité
• Mode d'exploitation

Ce niveau de détail permet, en un seul document, de croiser plusieurs informations clés (identité du dirigeant, adresse réelle, ancienneté de l'activité) sans avoir à multiplier les demandes auprès du sous-traitant.

Comment vérifier l'authenticité de l'extrait Kbis ?

La simplification des démarches administratives et l'ère de la digitalisation ont conduit les Greffes des Tribunaux de Commerce à se doter d'outils informatiques permettant le contrôle d'authenticité directement par le biais d'un QR code ou d'un code de vérification apposé sur le document.

Via le site internet Infogreffe.fr, il suffit de renseigner le code de vérification du document afin de vérifier son authenticité. Il convient de recopier le code présent sur l'extrait Kbis de votre sous-traitant pour vous assurer de sa conformité.

Certains documents, notamment ceux remis en main propre par le Greffe, ne bénéficient pas encore de ces codes et de ces moyens de vérification : dans ce cas, il est recommandé de croiser directement les informations du document (SIREN, dénomination, adresse) avec celles disponibles sur Infogreffe, plutôt que de se fier uniquement à l'apparence du document.

Quelle est la durée de validité du Kbis ?

La durée de validité du Kbis est de 3 mois et doit vous être remise dès le début du contrat. Passé ce délai, un nouvel extrait doit être demandé, y compris si la relation contractuelle se poursuit sans interruption : un Kbis de plus de 3 mois ne peut plus être considéré comme une preuve à jour de la situation du sous-traitant.

Le Kbis n'est qu'un des documents à vérifier : il y a encore 5 autres documents légaux à obtenir et à vérifier. Répondre à votre obligation de vigilance peut être particulièrement chronophage, c'est pourquoi l'équipe Conformité et Juridique d'AddWorking a créé un tableau de suivi reprenant la liste des documents à collecter, les liens pour les vérifier et leur durée de validité.

Quels sont les autres documents à vérifier en parallèle du Kbis ?

L'extrait Kbis confirme l'existence légale du sous-traitant, mais il ne suffit pas à lui seul à démontrer sa conformité sociale et fiscale. En parallèle, votre obligation de vigilance vous impose de collecter :

• L'attestation de vigilance Urssaf, qui prouve que le sous-traitant est à jour de ses cotisations sociales.
• L'attestation de régularité fiscale, qui prouve qu'il est à jour de ses obligations fiscales (TVA, impôt sur les sociétés).
• La liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail, le cas échéant.

Chacun de ces documents a sa propre durée de validité et doit être renouvelé à intervalles réguliers pendant toute la durée de la relation contractuelle, et pas seulement collecté une fois en début de contrat.

Comment automatiser la vérification du Kbis de vos sous-traitants ?

Centralisez tous les documents obligatoires de votre panel, recevez des alertes avant chaque expiration et gardez une traçabilité complète pour vos audits, gratuitement, grâce à AddWorking.

Créer mon compte gratuitement →

Questions fréquentes

Un extrait Kbis daté de plus de 3 mois est-il totalement invalide ?

D'un point de vue strictement juridique, la durée de validité communément admise pour un extrait Kbis remis dans le cadre de l'obligation de vigilance est de 3 mois. Au-delà, il ne peut plus être considéré comme une preuve à jour de la situation du sous-traitant, même si l'entreprise elle-même continue d'exister. Il est donc recommandé de redemander systématiquement un extrait récent plutôt que d'accepter un document de plus de 3 mois, en particulier pour un contrat de longue durée.

Que faire si le sous-traitant est un artisan ou une profession libérale sans extrait Kbis ?

Dans ce cas, l'extrait Kbis n'existe pas : les artisans disposent d'un extrait D1 délivré par le Répertoire des Métiers, tandis que les professions libérales sont identifiées par leur numéro SIRENE. Vous devez donc adapter votre demande de document au statut réel du sous-traitant plutôt que d'exiger systématiquement un Kbis, tout en conservant la même exigence de vérification de l'existence légale de votre partenaire.

Le contrôle de l'extrait Kbis suffit-il à écarter le risque de requalification du contrat de sous-traitance en contrat de travail ?

Non, le Kbis n'est qu'un indice parmi d'autres. Il permet de confirmer que le sous-traitant dispose bien d'une existence juridique et d'une activité propre, ce qui va dans le sens de son indépendance, mais la requalification s'apprécie surtout sur les conditions réelles d'exécution de la prestation (lien de subordination, exclusivité, autonomie dans l'organisation du travail). Le Kbis doit donc être analysé aux côtés des autres critères de la relation contractuelle, et non comme une garantie à lui seul.