Transformation digitale des achats : par où commencer ?

La digitalisation reste l'une des priorités majeures des directions achats. Selon la 5ème édition du baromètre PwC Global Digital Procurement Survey, qui interroge plus de 1000 entreprises dans 58 pays, 70 % des processus achats devraient être digitalisés d'ici 2027 selon les répondants. Aujourd'hui et encore plus demain, les directions achats devront être capables de trouver des solutions innovantes permettant d'optimiser les performances de leurs entreprises.

Transformation digitale : où en sont les directions achats ?

D'après cette même étude PwC, la réduction des coûts reste la première priorité citée par 65 % des directions achats, suivie de la transformation digitale et du sourcing stratégique. Les enjeux RSE (transparence, conformité, réduction des émissions liées aux achats) arrivent désormais en 3ème position ex æquo, ce qui traduit une évolution notable par rapport aux enquêtes précédentes.

Sur le plan des outils, les solutions Source-to-Pay (S2P), qui recouvrent à la fois les processus Source-to-Contract et Procure-to-Pay, sont devenues la norme pour 94 % des directions achats interrogées dans le monde. Les entreprises françaises restent toutefois moins bien équipées que la moyenne mondiale, avec un niveau de digitalisation encore inférieur, ce qui laisse une marge de progression importante pour les directions achats qui n'ont pas encore franchi le pas.

Quels sont les freins à la digitalisation des achats ?

Malgré ces perspectives, certains dirigeants rencontrent encore des difficultés pour accélérer la digitalisation de leurs entreprises. Les raisons les plus souvent avancées sont :

• L'appréhension de la conduite du changement, qui reste, selon PwC, un facteur clé de succès aussi important que le choix de l'outil lui-même.
• L'absence de compétences techniques en digital au sein de leur entreprise.
• Un niveau d'équipement initial jugé insuffisant, qui freine l'adoption des usages avancés avant même de s'attaquer aux choix technologiques.

Ces freins expliquent en partie pourquoi les feuilles de route de digitalisation les plus efficaces mettent l'accent sur l'accompagnement humain autant que sur le choix des outils.

Quelles solutions digitales privilégier pour les achats ?

Les directeurs des achats plébiscitent les solutions de Source-to-Contract et Procure-to-pay pour accélérer la transformation digitale de leur processus achats. Ces solutions permettent de dématérialiser le processus de contractualisation, de paiement et de facturation du sous-traitant.

D'après l'étude PwC citée plus haut, les entreprises qui déploient largement ces solutions constatent généralement une amélioration de leur performance, une simplification de leurs processus et un gain d'efficacité pour leurs équipes, ce qui explique la place centrale de ces outils dans les feuilles de route à horizon 2027.

Pourquoi éviter la multiplication des outils digitaux ?

La transformation digitale permet d'optimiser les performances des entreprises. Cependant, il est nécessaire de limiter la multiplication d'outils afin de ne pas échouer dans l'optimisation de vos performances.

Les collaborateurs de votre entreprise risquent, en effet, de perdre du temps dans ces différentes opérations si elle a recours à une diversité de logiciels pour gérer ses contrats, factures et paiements, plutôt que de centraliser ces flux dans un même outil.

Pourquoi choisir une solution SaaS pour vos achats ?

Dans le cadre d'une stratégie digitale, il est nécessaire que les directions achats se dotent d'une feuille de route leur permettant d'identifier les outils dont elles ont besoin.

L'utilisation d'un logiciel SaaS peut être un moyen pertinent pour les entreprises de centraliser les tâches de leurs collaborateurs et de gagner en visibilité sur leurs opérations.

L'option SaaS garantit la possibilité de réaliser différentes actions allant de l'appel d'offres au paiement du sous-traitant. Cette solution garantit également une grande flexibilité pour le collaborateur qui peut l'utiliser sur n'importe quel support : mobile, ordinateur ou tablette. Stockée sur le cloud, sa simplicité d'utilisation lui permet d'évoluer dans un environnement sans ERP.

Comment structurer votre feuille de route de digitalisation ?

Pour transformer ces constats en plan d'action, il est utile de séquencer votre digitalisation du processus achats en plusieurs étapes plutôt que de vouloir tout digitaliser d'un coup :

• Cartographier vos opérations achats existantes pour identifier les tâches les plus chronophages ou les plus exposées au risque (conformité, paiement, contractualisation).
• Prioriser un ou deux cas d'usage à fort impact (par exemple la conformité documentaire ou le paiement des sous-traitants) plutôt que de multiplier les chantiers en parallèle.
• Impliquer les équipes concernées dès la définition du besoin, la conduite du changement étant, comme vu plus haut, un facteur clé de succès aussi déterminant que l'outil choisi.
• Mesurer les résultats obtenus avant d'étendre la démarche à d'autres processus, pour ajuster la feuille de route au fil de l'eau plutôt que de figer un plan sur plusieurs années.

Comme vous l'aurez compris, la transformation numérique s'inscrit dans la capacité des entreprises à être résilientes et agiles pour répondre aux problématiques d'aujourd'hui et de demain. L'équipe AddWorking reste disponible si vous souhaitez en savoir plus sur les moyens à mettre en œuvre pour digitaliser votre entreprise !

Questions fréquentes

Par quel processus achats commencer sa transformation digitale ?

Il n'existe pas de réponse universelle, mais les entreprises commencent souvent par les processus les plus chronophages ou les plus exposés au risque, comme la conformité documentaire des sous-traitants ou le suivi des paiements. L'étude PwC montre d'ailleurs que les solutions Source-to-Pay, qui couvrent justement ces deux volets, sont aujourd'hui les plus largement adoptées. Commencer par un périmètre restreint permet aussi de démontrer rapidement la valeur du projet avant de l'étendre à d'autres processus achats.

Une petite entreprise a-t-elle intérêt à digitaliser ses achats au même titre qu'un grand groupe ?

Oui, et les chiffres vont plutôt dans ce sens : selon l'étude PwC, les petites et moyennes entreprises intensifient davantage leurs investissements dans la digitalisation des achats que les grandes entreprises, qui ont pour leur part déjà largement engagé leur transformation. Une solution SaaS permet en particulier aux petites structures d'accéder à des fonctionnalités avancées sans les coûts d'infrastructure d'un ERP classique, ce qui réduit la barrière à l'entrée historiquement associée à la digitalisation.

Faut-il digitaliser tous ses processus achats en même temps ?

Non, il est généralement préférable de procéder par étapes plutôt que de digitaliser l'ensemble des processus simultanément. Multiplier les chantiers en parallèle augmente le risque d'échec et complique la conduite du changement auprès des équipes, alors qu'une approche séquencée, priorisant un ou deux cas d'usage à fort impact, permet de démontrer des résultats concrets avant d'élargir le périmètre.