5 raisons de digitaliser entièrement votre processus achats

Si les entreprises du BTP ont pris le virage de la digitalisation pour mieux piloter et gérer leurs achats de sous-traitance, il reste cependant beaucoup à faire. En effet, la nécessité d'innover pour les entreprises de la construction se fait ressentir à toutes les étapes du processus achats, du sourcing jusqu'au traitement des factures, en passant par la contractualisation et le suivi de conformité des sous-traitants.

Ce constat n'est pas propre au secteur du BTP : partout où la sous-traitance occupe une place centrale dans l'activité (construction, énergie, télécommunications), les donneurs d'ordre doivent conjuguer performance opérationnelle, exigences réglementaires et qualité de la relation avec leurs partenaires. Découvrez dans cet article les 5 bonnes raisons de digitaliser entièrement vos opérations dédiées à la sous-traitance grâce à l'adoption d'un logiciel tel qu'AddWorking.

1. Coordonnez votre processus achats à tous les niveaux

Encore bien trop souvent, les entreprises de la construction adoptent plusieurs solutions dédiées à la gestion des sous-traitants qui ne sont pas ou peu connectées entre elles. Sans langage et processus commun, les équipes et les différents sites d'une même société sont freinés dans leurs performances.

Pour harmoniser les méthodes de travail, il est donc vital pour les entreprises d'adopter des logiciels Source-to-Pay (S2P) capables de connecter toutes les opérations dédiées à la sous-traitance sur un seul et unique outil. En effet, l'adoption d'une solution S2P implique des processus de travail communs et des rôles bien définis pour chaque service. Avec ce type de logiciel, les processus sont harmonisés et mieux coordonnés à toutes les échelles de l'entreprise.

Concrètement, cette coordination se traduit par plusieurs bénéfices opérationnels :

• un référencement unique des sous-traitants, partagé par tous les sites et toutes les directions achats ;
• des workflows de validation identiques d'une région à l'autre, ce qui réduit les délais de traitement ;
• une visibilité consolidée sur l'ensemble du portefeuille de sous-traitants, utile notamment lors des phases de reporting ou d'audit interne.

2. Améliorez la communication entre les équipes

Du sourcing jusqu'au traitement des factures, il n'est pas rare que plusieurs départements (achats, juridique, exploitation, comptabilité) interviennent à certaines étapes de la relation avec leurs sous-traitants. L'amélioration de la communication entre les équipes et l'accès facilité aux informations utiles pour gérer les sous-traitants sont donc indispensables.

C'est pourquoi les logiciels Source-to-Pay connectent l'ensemble des acteurs de la sous-traitance sur une seule plateforme dans laquelle se trouvent toutes les informations nécessaires à la réalisation de leurs tâches. Chaque équipe accède, selon ses droits, aux mêmes données à jour (statut administratif du sous-traitant, avancement des contrats, historique des échanges), ce qui limite les pertes d'informations liées aux échanges par courriel ou aux fichiers partagés de façon dispersée.

3. Déployez une politique d'achats responsables

La définition d'une politique RSE (responsabilité sociétale des entreprises) dans les achats est un levier efficace pour maîtriser les risques sociaux, environnementaux et économiques qui pèsent sur les entreprises. Elle permet également d'améliorer sensiblement leur image auprès de leurs clients et de leurs sous-traitants.

Pour assurer une politique d'achats responsables tout au long de la relation avec leurs sous-traitants, les décideurs qui ont adopté une solution Source-to-Pay s'accordent sur les points suivants :

• les campagnes d'e-sourcing favorisent l'enrichissement de leur panel de sous-traitants afin d'éviter le monopole de certains partenaires ;
• la collecte automatique d'informations sur les sous-traitants permet de sélectionner et de contractualiser avec les compétences les plus compatibles avec les enjeux RSE fixés par l'entreprise ;
• l'accès aux obligations contractuelles sur un seul outil pour l'ensemble des équipes facilite le suivi des bonnes pratiques RSE sur les chantiers ;
• l'automatisation du traitement des documents administratifs et financiers fiabilise la mise en conformité du sous-traitant et réduit considérablement les délais de traitement des factures.

Un cadre légal qui renforce l'exigence RSE dans la sous-traitance

Cette démarche d'achats responsables ne relève pas uniquement d'un choix d'image. Pour les grandes entreprises donneuses d'ordre, la loi n° 2017-399 du 27 mars 2017 relative au devoir de vigilance des sociétés mères et des entreprises donneuses d'ordre (codifiée notamment aux articles L225-102-4 et L225-102-5 du Code de commerce) impose l'établissement et la mise en œuvre effective d'un plan de vigilance. Ce plan doit permettre d'identifier les risques et de prévenir les atteintes graves envers les droits humains, la santé, la sécurité des personnes et l'environnement, y compris ceux résultant de l'activité des sous-traitants avec lesquels une relation commerciale établie est entretenue.

Même lorsque cette obligation ne s'applique pas directement à une entreprise en raison de sa taille, s'en inspirer dans la structuration de sa politique achats reste une bonne pratique reconnue pour sécuriser la relation avec ses sous-traitants et anticiper les futures évolutions réglementaires.

4. Facilitez la collaboration entre les équipes externes et internes à l'entreprise

Entre le cadre législatif à respecter et parfois l'absence de visibilité économique pour les sous-traitants, les donneurs d'ordre doivent impérativement améliorer leur processus achats s'ils souhaitent fidéliser leurs partenaires stratégiques.

L'adoption d'une solution Source-to-Pay est alors un moyen efficace pour les donneurs d'ordre d'envisager leurs relations avec leurs sous-traitants sur le long terme. La connexion des équipes de l'entreprise à leurs sous-traitants sur un seul outil et l'automatisation du traitement des documents permettent de simplifier les échanges et de faire gagner du temps aux deux parties.

Cette collaboration facilitée profite particulièrement aux sous-traitants eux-mêmes : un accès direct à l'avancement de leurs dossiers (statut d'une facture, pièces manquantes, échéances contractuelles) réduit les sollicitations téléphoniques ou par courriel et leur donne davantage de visibilité sur leur trésorerie, un enjeu souvent déterminant pour des structures de taille plus modeste que celle du donneur d'ordre.

5. Garantissez la conformité de vos opérations

La collecte et la vérification des informations des sous-traitants peuvent être particulièrement chronophages et conduire à des erreurs si elles ne font pas l'objet d'un traitement automatisé. Le digital doit alors permettre la construction et la gestion d'un référentiel fiable et régulièrement mis à jour, et de garantir la mise en conformité de l'ensemble des opérations dédiées à la sous-traitance.

Avec un logiciel Source-to-Pay, la collecte et la vérification des documents administratifs des sous-traitants sont assurées durant toute la relation contractuelle. Les erreurs de saisie au moment de la facturation sont supprimées. Le contrôle du RIB (relevé d'identité bancaire) est automatisé pour éviter tout risque de fraude au moment de la mise en paiement.

Le rappel de l'obligation de vigilance du donneur d'ordre

Au-delà de l'enjeu opérationnel, cette vérification répond à une obligation légale précise. En application de l'article L8222-1 du Code du travail, toute personne qui conclut un contrat dont le montant est égal ou supérieur à un seuil fixé par voie réglementaire doit s'assurer, lors de la conclusion du contrat puis périodiquement jusqu'à la fin de son exécution, que son cocontractant s'acquitte de ses obligations de déclaration et de paiement auprès des organismes de protection sociale, et ne recourt pas au travail dissimulé.

Le donneur d'ordre qui ne procède pas à ces vérifications s'expose, en application des articles L8222-2 et suivants du Code du travail, à une solidarité financière avec le sous-traitant fautif : il peut être tenu au paiement des impôts, taxes et cotisations sociales éludés, ainsi que des rémunérations et charges dues aux salariés concernés.

En pratique, cette obligation de vigilance se traduit par la demande, à intervalles réguliers, de documents tels que l'attestation de vigilance délivrée par l'URSSAF, un extrait Kbis ou équivalent, et une attestation sur l'honneur de non recours au travail dissimulé. Les seuils de montant et la liste exacte des pièces à réclamer sont précisés par voie réglementaire et méritent d'être vérifiés au cas par cas, notamment lorsque le sous-traitant est établi à l'étranger.

Digitaliser ce contrôle permet de sécuriser cette obligation de vigilance de façon systématique, sans dépendre de la seule vigilance individuelle d'un collaborateur, et de conserver une preuve horodatée des vérifications effectuées en cas de contrôle ou de contentieux.

Les entreprises du BTP se digitalisent à grands pas pour soutenir leur développement, sécuriser leurs opérations et améliorer les performances opérationnelles de leurs collaborateurs. Conscient de ces enjeux, AddWorking accompagne les entreprises de la construction, des télécommunications et de l'énergie pour faciliter le recours et le pilotage de la sous-traitance, en connectant leurs équipes à leurs sous-traitants sur une seule et même plateforme, du sourcing jusqu'au paiement des factures.

Checklist : les documents à intégrer dans votre référentiel sous-traitants

• Extrait Kbis ou document équivalent d'immatriculation
• Attestation de vigilance URSSAF (ou équivalent pour les sous-traitants étrangers)
• Attestation sur l'honneur de non recours au travail dissimulé
• Justificatifs d'assurance (responsabilité civile professionnelle, décennale selon l'activité)
• RIB à jour, contrôlé avant chaque mise en paiement

Cette liste reste indicative ; elle doit être adaptée et validée selon l'activité du sous-traitant et la réglementation applicable.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'une solution Source-to-Pay (S2P) ?

‍Une solution Source-to-Pay couvre l'ensemble du cycle achats, du sourcing des fournisseurs et sous-traitants jusqu'au paiement des factures, en passant par la contractualisation et le suivi de la conformité, sur un seul et même outil.

Quelles obligations légales pèsent sur un donneur d'ordre qui recourt à la sous-traitance ?

‍Le Code du travail impose notamment une obligation de vigilance (article L8222-1 et suivants) consistant à vérifier périodiquement que le sous-traitant respecte ses obligations sociales et fiscales, sous peine d'une solidarité financière avec lui en cas de manquement.

La digitalisation supprime-t-elle totalement le risque juridique lié à la sous-traitance ?

‍Non. Un logiciel de gestion de la sous-traitance sécurise et automatise la collecte des documents et des vérifications, mais il ne dispense pas l'entreprise d'adapter ses procédures internes à la réglementation en vigueur et de faire valider ses pratiques par ses équipes juridiques.

AddWorking est-il adapté à d'autres secteurs que le BTP ?

‍Oui. Au-delà de la construction, AddWorking accompagne également des entreprises des secteurs des télécommunications et de l'énergie dans le pilotage de leur sous-traitance.