Comment préparer efficacement la digitalisation de ses achats de sous-traitance ?

60 % des entreprises attendent de la digitalisation des achats une optimisation de la gestion de leurs sous-traitants selon l'étude menée par l'International Data Corporation. Et pour cause, ces entreprises sont contraintes par une pénurie de main d'oeuvre et des processus achats souvent trop lourds et inadaptés à leurs enjeux.

Afin de soutenir la croissance des entreprises et d'améliorer les performances opérationnelles des collaborateurs, la digitalisation des achats devient incontournable. Elle ne se limite pas à un simple gain de temps administratif : pour un donneur d'ordres du BTP, c'est aussi un moyen de sécuriser sa relation avec ses sous-traitants, de mieux tracer les documents contractuels et de réduire son exposition aux risques juridiques liés à la sous-traitance (vérifications documentaires, obligation de vigilance, suivi des agréments, etc.).

Mais alors comment digitaliser efficacement ses achats de sous-traitance ? Découvrez dans cet article la méthode à suivre pour augmenter les performances économiques et la sécurité juridique de votre entreprise.

Étape 1 : Réaliser un état des lieux

La réalisation d'un état des lieux est fondamentale car elle permet de mettre en place une solution adaptée aux enjeux des utilisateurs finaux et de l'organisation de l'entreprise. Elle permet également d'impliquer l'ensemble des acteurs dès le début du projet pour une meilleure conduite du changement.

En d'autres termes, pour piloter et gérer efficacement les achats de sous-traitance, il ne suffit pas d'adopter uniquement un logiciel achats ou de le développer en interne. Un projet de digitalisation des achats réussi dépend également de la capacité des entreprises à :

• Identifier les acteurs à impliquer pour ce type de projet ;
• Recueillir les besoins des utilisateurs potentiels du logiciel ;
• Évaluer le niveau de digitalisation des achats actuel ;
• Faire le point sur ses obligations légales en matière de suivi de la sous-traitance, afin de vérifier que le futur outil les couvre correctement.

Identifier les acteurs à impliquer pour ce type de projet

La capacité des entreprises à mener à bien un projet de digitalisation des achats dépend de la conduite du changement qu'elle va opérer auprès de ses collaborateurs et de ses partenaires. Pour ce faire, il est nécessaire de communiquer avec tous les acteurs de la sous-traitance. Parmi eux, nous retrouvons :

• Les directions générales, achats, financières, opérationnelles ;
• Les utilisateurs finaux potentiels (acteurs internes et externes à l'entreprise).

Sur des projets de taille significative, il est utile d'associer également un référent juridique ou conformité, notamment lorsque l'entreprise sous-traite des volumes importants d'activité et souhaite intégrer, dans le futur outil, le suivi des obligations documentaires envers ses sous-traitants.

Recueillir les besoins des utilisateurs potentiels du logiciel

Une fois que les utilisateurs finaux sont identifiés, il ne manque plus qu'à recueillir leurs besoins afin de donner du sens et de la pérennité au projet :

• Simplifier et sécuriser leurs opérations dédiées à la sous-traitance ;
• Faciliter l'onboarding des utilisateurs ;
• Avoir accès à une aide multicanale ;
• Rendre plus efficace la communication et le partage d'informations ;
• Disposer d'une visibilité claire sur l'état de conformité documentaire de chaque sous-traitant (pièces à jour, échéances de renouvellement, alertes en cas d'expiration).

Évaluer le niveau de digitalisation des achats

Dans un projet de digitalisation des achats, l'entreprise réalise un bilan sur sa maturité digitale en matière d'achats dans l'objectif d'identifier ensuite ses enjeux. Pour cela, plusieurs indicateurs sont à prendre en compte :

• Le niveau de dématérialisation du processus achats ;
• Le nombre d'outils mobilisés pour gérer les sous-traitants ;
• La présence partielle ou absente d'automatisation des tâches chronophages ;
• La connexion partielle ou inexistante entre les outils dédiés au processus achats ;
• L'existence d'un outil collaboratif dédié aux différentes équipes de l'entreprise et de leurs partenaires.

Intégrer la conformité documentaire et légale dans l'état des lieux

Pour un donneur d'ordres du BTP, l'état des lieux ne doit pas se limiter aux outils et aux flux internes : il doit aussi couvrir la manière dont l'entreprise gère, aujourd'hui, ses obligations légales envers ses sous-traitants.

Le Code du travail impose en effet au donneur d'ordres qui conclut un contrat d'un montant au moins égal à un seuil fixé par décret (article D8222-5 du Code du travail) une obligation de vigilance à l'égard de son cocontractant, prévue par l'article L8222-1 du Code du travail. Concrètement, cela signifie vérifier, lors de la conclusion du contrat puis périodiquement tant qu'il se poursuit, que le sous-traitant est à jour de ses obligations (immatriculation, déclaration d'activité, absence de travail dissimulé), notamment via l'attestation de vigilance délivrée par l'URSSAF. En cas de manquement à cette obligation, le donneur d'ordres peut voir sa responsabilité solidaire engagée dans les conditions prévues par l'article L8222-2 du Code du travail.

C'est précisément ce type de vérification, répétitif et chronophage lorsqu'il est réalisé manuellement pour un grand nombre de partenaires, qu'un logiciel achats bien choisi permet d'automatiser : collecte des documents, alertes avant expiration, historique consultable en cas de contrôle. Faire l'inventaire de ces obligations en amont du projet permet donc de s'assurer que la solution retenue ne se limite pas à la performance opérationnelle, mais couvre aussi la sécurité juridique de l'entreprise.

Etape 2 : Élaborer un cahier des charges

Sans la mise en place d'un cahier des charges claire et adaptée aux enjeux de l'entreprise, le déploiement d'un logiciel achats peut générer plus de coûts que d'économies (investissements dans des outils mal utilisés, erreurs de données, etc.). Dans ce cahier des charges, l'entreprise doit alors :

• Formuler les enjeux liés à la digitalisation des achats ;
• Établir les critères de sélection pour un logiciel.

Formuler les enjeux liés à la digitalisation des achats

Après avoir évalué le niveau de digitalisation des achats, l'entreprise a tous les éléments utiles pour formuler ses enjeux. Voici quelques exemples :

• Uniformiser le processus achats Procure-to-Pay ou Source-to-Pay ;
• Automatiser les tâches répétitives ;
• Centraliser, sécuriser et fiabiliser l'ensemble des données relatives aux achats ;
• Optimiser les campagnes de sourcing ;
• Rationaliser des flux administratifs et financiers ;
• Fiabiliser le suivi des obligations documentaires vis à vis des sous-traitants, dans une logique de prévention plutôt que de correction après contrôle.

Établir les critères de sélection pour un logiciel

La dernière condition pour formaliser un cahier des charges est d'établir les critères de sélection pour choisir ou développer un logiciel achats. Parmi ces critères, nous retrouvons les objectifs de :

• Contrôler les dépenses liées au développement interne ou externe d'un logiciel achats ;
• Bénéficier de fonctionnalités adaptées aux enjeux de l'entreprise ;
• Apporter des réponses concrètes aux besoins des utilisateurs ;
• Vérifier que l'éditeur propose des garanties sérieuses en matière de sécurité des données hébergées (documents contractuels, pièces d'identité, données financières des sous-traitants) ;
• S'assurer que l'outil peut suivre, dans la durée, les échéances de renouvellement des documents obligatoires plutôt que de se limiter à un contrôle ponctuel à la signature du contrat.

Etape 3 : Sélectionner le logiciel achats adéquat

Dans cette dernière étape, l'entreprise doit penser à toutes les options technologiques qui s'offrent à elle afin de choisir le logiciel le plus adapté à ses besoins. Pour cela, deux actions sont à mener :

• Choisir un logiciel achats adapté à sa maturité digitale ;
• Comparer les avantages et les inconvénients d'internaliser ou d'externaliser le développement d'un logiciel achats.

Choisir un logiciel adapté à son niveau de digitalisation des achats

Si les achats sont faiblement digitalisés, alors l'entreprise a tout intérêt à choisir une solution complète du type Source-to-Pay. Avec ce logiciel, l'ensemble du processus achats, allant du sourcing jusqu'au paiement, est digitalisé. Les acteurs internes et externes de l'entreprise sont connectés sur une seule et même plateforme. L'ensemble des documents et des informations de suivi des projets de sous-traitance est centralisé.

Si les achats sont partiellement digitalisés, alors il est recommandé pour l'entreprise d'opter pour une solution qui va se connecter avec le ou les logiciels déjà existants. Toutefois, attention à ne pas freiner les performances opérationnelles des collaborateurs en multipliant leurs outils. En toute logique, l'idéal est de choisir une solution achats capable de rationaliser le nombre d'outils déjà présents afin d'éviter les allers-retours sur différents logiciels et la recherche parfois fastidieuse d'information.

Comparer les avantages et les inconvénients d'internaliser ou d'externaliser le développement d'un logiciel achats

Dépendre d'une entreprise tierce pour digitaliser ses achats peut avoir quelques désavantages. En effet, dans cette situation, il est difficile d'avoir la main sur la donnée et l'orientation du produit.

Attention toutefois à ne pas idéaliser le développement interne d'une solution de gestion des achats : le coût de développement et de maintenance en interne d'une solution achats peut être particulièrement coûteux. Il est alors indispensable que l'entreprise mobilise des compétences suffisamment réactives pour contrôler ses dépenses et pour continuer à répondre efficacement à ses enjeux business. Ce dernier point n'est pas à sous-estimer, car une solution avec des technologies qui ne sont pas en phase avec le marché peut lui faire perdre d'importantes opportunités business.

En revanche, les logiciels achats développés par un éditeur externe sont pensés spécifiquement pour optimiser la gestion des sous-traitants et proposent les dernières innovations indispensables pour répondre aux évolutions du marché de la sous-traitance. Ces solutions sont également faites pour faciliter et accélérer leur implémentation auprès des acteurs internes et externes à l'entreprise. Enfin, aucun coût supplémentaire n'est à prévoir étant donné que les mises à jour et la maintenance sont réalisées directement par l'éditeur du logiciel.

Le tableau ci-dessous résume les grands arbitrages entre les deux options :

CritèreDéveloppement interneSolution éditeur externeMaîtrise de la donnée et du produitFortePlus limitée, encadrée par contratCoût de développement et de maintenancePotentiellement élevé et récurrentIntégré à l'abonnementVitesse de mise en oeuvreDépend des ressources internes disponiblesGénéralement plus rapideMises à jour et veille réglementaireÀ la charge de l'entrepriseAssurées par l'éditeurAdaptation aux évolutions du marchéDépend de la réactivité des équipes internesPortée par la roadmap de l'éditeur

En résumé, différentes options s'offrent aux entreprises pour digitaliser leurs achats. Comme vous l'aurez compris, chaque solution dispose de ses avantages et de ses inconvénients. La première phase d'analyse de l'existant, ainsi que la définition des besoins, sont donc primordiales.

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Checklist : les points clés avant de lancer son projet de digitalisation des achats de sous-traitance

• Avoir identifié tous les acteurs internes et externes concernés par le projet ;
• Avoir recueilli les besoins réels des utilisateurs finaux, sans se limiter au point de vue de la direction achats ;
• Avoir évalué objectivement le niveau de maturité digitale actuel de l'entreprise ;
• Avoir fait le point sur ses obligations légales de vigilance envers ses sous-traitants (article L8222-1 du Code du travail) et sur la façon dont elles sont suivies aujourd'hui ;
• Avoir formalisé un cahier des charges incluant des critères de sécurité des données et de suivi documentaire dans la durée ;
• Avoir comparé objectivement les scénarios internalisation et externalisation avant de trancher.

Questions fréquentes

Combien de temps prend un projet de digitalisation des achats de sous-traitance ?

‍La durée dépend de la maturité digitale de départ, du nombre d'outils déjà en place et du périmètre retenu (simple outil de suivi documentaire ou solution Source-to-Pay complète). L'état des lieux et le cahier des charges sont les étapes qui déterminent le plus souvent la rapidité du déploiement.

Faut-il obligatoirement passer par une solution Source-to-Pay ?

‍Non. Une entreprise dont les achats sont déjà partiellement digitalisés peut privilégier une solution qui vient se connecter à ses outils existants, plutôt qu'une refonte complète, afin de limiter la multiplication des outils utilisés par les équipes.

Un logiciel achats permet-il de respecter l'obligation de vigilance envers les sous-traitants ?

‍Un logiciel peut automatiser la collecte, le contrôle et le renouvellement des documents nécessaires au respect de l'obligation de vigilance prévue par l'article L8222-1 du Code du travail. Cela ne dispense toutefois pas l'entreprise de s'assurer, avec ses équipes juridiques ou conformité, que le paramétrage de l'outil correspond bien à ses obligations réelles.

Quel est le principal risque à ne pas digitaliser ses achats de sous-traitance ?

‍Au-delà de la perte de temps opérationnelle, l'absence de digitalisation augmente le risque de rupture dans le suivi documentaire des sous-traitants, ce qui peut exposer l'entreprise en cas de contrôle sur le respect de ses obligations de vigilance.