Documents sous-traitants : à quelle fréquence les demander ?

Les documents d'un sous-traitant se demandent à la signature du contrat, puis tous les six mois jusqu'à la fin de son exécution, dès que le contrat atteint 5 000 € HT. Un sous-traitant vérifié le jour de la signature ne l'est donc pas pour toute la durée du chantier : ses documents expirent, à des dates différentes, et c'est à vous de suivre ces échéances.

Cet article s'adresse à l'acheteur ou au service achats, celui qui vérifie les documents avant de faire entrer un sous-traitant, puis tout au long du contrat. Pour le détail de chaque pièce, consultez notre article sur les documents obligatoires pour sous-traiter sans risque.

Quelle fréquence pour les documents des sous-traitants selon la loi ?

La fréquence légale est fixée par le Code du travail : à la signature du contrat, puis tous les six mois jusqu'à la fin de son exécution. C'est à l'acheteur de la tenir, du premier au dernier jour du contrat.

La règle vient de l'article L.8222-1. Dès qu'un contrat atteint 5 000 € HT, le donneur d'ordres doit vérifier que son sous-traitant direct est en règle avec ses obligations de déclaration (immatriculation, déclarations sociales, paiement des cotisations). L'article D.8222-5 précise comment : en se faisant remettre ses documents lors de la conclusion du contrat, puis tous les six mois, jusqu'au bout.

Trois points à retenir :

• Le seuil s'apprécie sur le montant global du contrat, même s'il est payé en plusieurs fois.
• La vérification se fait avant la signature, par l'acheteur, au bureau. Pas le jour où le sous-traitant arrive sur le chantier.
• Elle se répète pendant toute la durée du contrat. Un contrat de 14 mois suppose au moins trois vérifications : à la signature, au sixième mois, au douzième.

Pourquoi tenir ce rythme ? Si votre sous-traitant était verbalisé pour travail dissimulé et que vous n'aviez pas fait ces vérifications, vous pourriez être tenu solidairement au paiement de ses impôts, cotisations et pénalités (article L.8222-2). La vérification à date, et la preuve que vous l'avez faite, est ce qui vous protège.

Notre conseil : posez toutes les échéances dans votre calendrier le jour de la signature, pas au moment du premier contrôle.

Et ne vous arrêtez pas au minimum légal. Six mois, c'est long quand un sous-traitant enchaîne plusieurs chantiers chez vous. Faites aussi le point à chaque nouvelle commande ou nouveau chantier : un document vérifié il y a cinq mois peut avoir expiré entre-temps.

Combien de temps sont valables les documents d'un sous-traitant ?

Tous les documents n'obéissent pas à la même règle. Il faut distinguer ce que le Code du travail impose et ce qui relève de l'usage ou de votre contrat.

Ce que le Code du travail impose

• L'attestation de vigilance URSSAF. Délivrée par l'URSSAF (ou la MSA), elle prouve que le sous-traitant déclare son activité et paie ses cotisations. Elle doit dater de moins de six mois, et vous devez vérifier son authenticité, avec le code de sécurité qui figure sur le document, sur le site de l'URSSAF. Notre guide détaille comment vérifier une attestation URSSAF.
• Le justificatif d'immatriculation. Extrait Kbis pour une société inscrite au registre du commerce, extrait du répertoire des métiers pour un artisan. Le texte ne fixe pas d'ancienneté maximale : l'usage est de demander un extrait de moins de trois mois. Voir aussi comment vérifier l'extrait Kbis d'un sous-traitant.
• La liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail (article D.8254-2), si le sous-traitant en emploie.

Ces documents se redemandent ensemble, à la signature puis tous les six mois. Leur renouvellement s'anticipe : relancez le sous-traitant avant l'expiration, pas le jour même.

D'autres pièces circulent dans les dossiers de sous-traitance sans avoir ce statut légal. Mieux vaut les suivre à part.

Ce qui relève de l'usage ou du contrat

• L'attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle. Elle n'est pas une obligation de vigilance. Beaucoup de donneurs d'ordres l'exigent dans leurs contrats. Elle couvre une période indiquée sur l'attestation : c'est cette date de fin qui fixe le moment de la redemander.
• L'attestation de régularité fiscale. Elle n'est pas non plus une obligation de vigilance. Elle est demandée dans les marchés publics et, en privé, quand votre contrat le prévoit.

Ces pièces sont utiles pour sécuriser une relation de sous-traitance, mais les mélanger avec les documents de vigilance brouille le calendrier. Gardez deux colonnes : l'obligation légale d'un côté, vos exigences contractuelles de l'autre.

Tableau récapitulatif : quand redemander chaque document ?

Un dernier réflexe : un document reçu n'est pas forcément un document valable. Vérifiez la date, le numéro SIREN et, pour l'attestation URSSAF, son authenticité. C'est cette vérification, datée, qui compte en cas de contrôle.

Comment organiser les relances avant et après l'expiration ?

Organiser les relances, c'est fixer une échéance par document et par sous-traitant, puis agir avant qu'elle passe. Relancez assez tôt pour que le sous-traitant ait le temps d'obtenir son nouveau document, relancez encore tant qu'il manque, et gardez une trace datée de chaque envoi. Sans cette méthode, le calendrier légal reste théorique.

1. Repérez l'échéance de chaque document, pour chaque sous-traitant. Avec plusieurs dizaines de sous-traitants, les dates d'expiration tombent toute l'année.
2. Relancez avant l'échéance, pour laisser au sous-traitant le temps d'obtenir sa nouvelle attestation.
3. Relancez après l'échéance, à intervalles réguliers, tant que le document manque.
4. Tracez chaque relance, avec sa date. Elles montrent que vous avez suivi le dossier, mais attention : seul le document reçu et vérifié vaut vérification. Une relance restée sans réponse ne vous couvre pas.

Ce qu'une relance doit contenir

• le document attendu, nommé précisément ;
• sa date d'expiration ;
• ce qui se passe s'il n'arrive pas (dossier incomplet, démarrage reporté) ;
• comment le transmettre.

Prenons un exemple. Une acheteuse suit une quarantaine de sous-traitants, répartis sur trois chantiers, dans un tableur tenu à la main. Pendant des mois, tout va bien. Puis une attestation URSSAF arrive à échéance pendant ses congés, personne ne relance, et le sous-traitant continue de travailler avec un dossier périmé. Si ce sous-traitant était verbalisé pour travail dissimulé à ce moment-là, l'entreprise ne pourrait pas montrer qu'elle avait fait ses vérifications. C'est exactement le trou que le calendrier doit boucher.

Faut-il aussi vérifier les sous-traitants de second rang ?

Bientôt, oui. La loi du 25 juin 2026 crée l'article L.8222-1-1 du Code du travail. Il vise les sous-traitants de rang 2, ceux qui travaillent pour votre sous-traitant direct et avec qui vous n'avez pas de contrat.

Le maître d'ouvrage devra vérifier périodiquement les sous-traitants qu'il a acceptés, jusqu'à la fin du contrat de sous-traitance, en se faisant remettre leurs documents et en s'assurant de leur authenticité. Ces obligations entreront en vigueur au plus tard fin décembre 2026.

Attention, la règle du rang direct ne se transpose pas telle quelle : la fréquence, la liste des documents et le montant minimal du contrat seront fixés par un décret, qui n'est pas encore paru. Impossible donc de caler aujourd'hui un calendrier précis pour vos rangs 2. Ce que vous pouvez faire dès maintenant : lister les sous-traitants de rang 2 que vous avez acceptés et organiser la collecte de leurs documents. Le lien se fait avec l'acceptation des sous-traitants, que nous détaillons dans notre article sur l'agrément des sous-traitants en marché privé.

Automatiser le calendrier de conformité des sous-traitants

Tenir ce calendrier à la main fonctionne avec quelques sous-traitants. Au-delà, les échéances se croisent, les relances s'accumulent et la traçabilité devient le maillon faible. C'est pourquoi nous vérifions les documents de vigilance à votre place : chaque document a son échéance, la relance part avant l'expiration puis jusqu'à 30 jours après, et chaque vérification est datée. Vous retrouvez l'historique de chaque sous-traitant le jour où l'on vous le demande. Ce qui reste à vous : décider quoi faire quand un sous-traitant ne régularise pas.

Ce qu'il faut retenir

La règle de fréquence s'énonce en une ligne : à la signature, puis tous les six mois. La difficulté n'est pas de la connaître, c'est de la tenir pendant toute la durée de chaque contrat, pour chaque sous-traitant, avec des documents qui n'expirent jamais le même jour. En cas de contrôle, ce qui compte n'est pas d'avoir connu la règle, mais de pouvoir montrer, date à l'appui, que chaque document a été reçu et vérifié à temps. Posez donc vos échéances le jour de la signature : c'est le moment où vous avez toutes les cartes en main.