4 conditions pour bien piloter les missions de vos sous-traitants

Vous souhaitez compléter les compétences présentes en interne de votre entreprise en faisant appel à des sous-traitants ou prestataires. Cependant, vous rencontrez quelques difficultés à identifier et à suivre les missions de vos ressources externes ?

Vous êtes loin d'être le ou la seul.e selon l'étude menée par Oxford Economics :

• 85 % des dirigeants considèrent que le suivi de mission est un challenge important cependant...
• 73 % des entreprises sont mal informées sur les objectifs de mission de leurs sous-traitants.
• 81 % des dirigeants sont mal informés de la progression des missions de leurs ressources externes.

Ces chiffres ne relèvent pas d'un problème de compétence des équipes, mais d'un problème de méthode et d'outillage. Une communication claire et régulière entre les deux parties est indispensable à la bonne gestion de vos sous-traitants et de vos prestataires, et cette communication se structure en amont, pas une fois le chantier lancé.

L'offre de mission permet aux donneurs d'ordres d'identifier la ressource externe capable de répondre à leurs besoins. Le suivi de mission, lui, garantit à l'entreprise cliente d'être informée du bon déroulement des missions confiées au sous-traitant ou au prestataire. Les deux fonctionnent en miroir : une offre imprécise rend le suivi impossible à évaluer objectivement, et un suivi absent rend inutile le soin apporté à l'offre initiale.

Offre de mission et suivi de mission : deux leviers, un seul objectif

Offre de missionSuivi de missionObjectifFormuler clairement le besoin pour attirer la bonne ressourceVérifier que la mission avance comme prévuMoment cléAvant la consultation des sous-traitantsPendant toute la durée de la missionCe qu'elle sécuriseLe périmètre contractuel, la sélection du bon partenaireL'exécution réelle, la facturation, la relation dans la duréeCe qui arrive si elle est négligéeCandidatures inadaptées, mauvaise compréhension du besoinRetards non détectés, litiges de facturation, perte de confiance

Les risques concrets d'une mission mal pilotée

Les conséquences d'une offre de mission mal formulée

Une offre de mission n'exprimant pas clairement les attentes de l'entreprise cliente mène à une mauvaise exécution des missions par le sous-traitant ou le prestataire.

Une offre de mission non diffusée aux collaborateurs en charge de la création du contrat de sous-traitance ou de prestation de services augmente les risques pour l'entreprise cliente. En effet, si l'objet de la prestation ou encore les modalités d'exécution présentes dans le contrat ne sont pas clairement exprimés, il sera difficile pour le donneur d'ordres de s'appuyer sur ces clauses pour veiller à la bonne exécution de la mission, y compris, le cas échéant, pour faire valoir ses droits en cas de désaccord.

Les conséquences d'un suivi de mission défaillant

Un suivi de mission limité auprès de vos sous-traitants ou prestataires entraîne des retards ou une réalisation partielle de la mission demandée.

Un suivi de mission partiellement réalisé, ou non diffusé aux collaborateurs en charge de la gestion de la facture, entraîne une augmentation du temps consacré à la réconciliation. La tâche devient alors chronophage pour les collaborateurs, au détriment de tâches à plus forte valeur ajoutée.

Le retard pris lors de la réconciliation de la facture entraîne également des retards lors du paiement du sous-traitant ou du prestataire. Il devient alors difficile pour l'entreprise cliente de fidéliser ses ressources externes : un partenaire mal payé ou mal informé priorise naturellement les donneurs d'ordres qui lui offrent davantage de visibilité.

Un risque souvent oublié : la conformité documentaire de vos partenaires

Le pilotage des missions ne se limite pas à l'avancement opérationnel. Lorsqu'un chantier ou une mission fait intervenir un sous-traitant, le donneur d'ordres reste tenu par une obligation légale de vigilance : vérifier, avant la signature puis tous les six mois pendant toute la durée de la relation contractuelle, que son sous-traitant est à jour de ses obligations sociales et fiscales (attestation URSSAF, immatriculation, absence de travail dissimulé). Cette obligation découle de l'article L8222-1 du Code du travail.

Un suivi de mission qui ne prévoit pas ce point de contrôle documentaire régulier expose l'entreprise à un risque qui dépasse le simple retard de chantier : en cas de manquement du sous-traitant, le donneur d'ordres peut être tenu solidairement responsable du paiement des cotisations sociales et fiscales dues, en application de l'article L8222-2 du Code du travail. Autrement dit, un pilotage rigoureux des missions protège autant l'avancement du chantier que la responsabilité juridique de l'entreprise.

Les conditions pour une gestion réussie des missions de vos sous-traitants et de vos prestataires

1. Identifiez clairement les besoins de vos collaborateurs

Le recours à des sous-traitants et prestataires a pour objectif d'apporter de la valeur ajoutée à l'entreprise. Cependant, si votre offre de mission n'est pas clairement formulée, il sera difficile pour l'entreprise de trouver LA ressource externe adéquate dont elle a besoin pour se développer.

L'identification des besoins de vos collaborateurs pour réaliser votre offre de mission est indispensable :

• La direction générale fixe la politique de développement de l'entreprise.
• La direction des achats identifie les produits et les services répondant aux besoins de l'ensemble des collaborateurs.
• Les directions des opérations, financière ou encore juridique contribuent, dans leurs domaines respectifs, à la bonne gestion des sous-traitants et prestataires.

Chaque département répond à des problématiques différentes, mais peut être impacté par la mauvaise gestion des missions des sous-traitants et prestataires. Une offre de mission construite en silo, sans consultation de ces différentes parties prenantes, aboutit presque toujours à un cahier des charges incomplet.

2. Actualisez votre panel de sous-traitants et de prestataires

Pour diffuser votre offre de mission, apprenez à bien connaître vos sous-traitants et prestataires.

Une base de données réactualisée avec les disponibilités de vos ressources, leur lieu d'exercice, leurs compétences ainsi que leur statut de conformité documentaire est essentielle pour diffuser votre offre de mission aux sous-traitants ou aux prestataires adaptés à vos besoins.

Ce travail de qualification de votre panel vous permet de gagner du temps lors du choix de vos ressources à contacter, et de réduire le risque de faire appel dans l'urgence à un partenaire mal évalué.

Pas encore convaincu.e ? Découvrez les avantages d'une plateforme SaaS pour gérer vos ressources externes juste ici : Le référentiel d'AddWorking.

3. Connectez-vous à vos sous-traitants et à vos prestataires

Autre point important : pour bien référencer vos sous-traitants ou prestataires, connectez-vous à eux ! Ces derniers pourront mettre à jour sur votre logiciel partagé toutes les informations utiles pour diffuser votre offre de mission à la bonne ressource.

Les logiciels SaaS vous connectent à vos sous-traitants ou à vos prestataires afin de centraliser vos échanges et identifier rapidement la bonne ressource à contacter en temps réel.

Stockés sur le cloud, ces logiciels ont l'avantage d'être utilisés sur n'importe quel support (ordinateur, tablette ou encore smartphone), n'importe où et n'importe quand, un atout particulièrement utile pour les équipes terrain qui n'ont pas toujours accès à un poste fixe.

Pas encore convaincu.e ? Découvrez les avantages d'un logiciel partagé avec vos ressources externes juste ici : Pilotez simplement les missions de vos sous-traitants et prestataires.

4. Partagez vos informations auprès de vos collaborateurs

7h40 : c'est le temps passé par semaine par les employés français à chercher une information selon l'étude menée par l'AIM. Ce temps peut être considérablement réduit si vous dotez vos collaborateurs d'un outil partagé.

La condition sine qua non à une gestion efficace de vos sous-traitants et de vos prestataires est le partage d'informations utiles entre les différents collaborateurs de l'entreprise.

Prenons l'exemple d'un comptable gérant les factures de sous-traitants : son temps perdu à rechercher des informations n'est pas négligeable si ce dernier n'est pas doté d'un outil partagé utile à l'exécution de ses opérations. Cette improductivité peut intervenir notamment quand le comptable cherche la confirmation que la prestation a bien été réalisée dans son ensemble par le sous-traitant. Si l'information n'a pas été partagée autour d'un outil commun, les tâches des collaborateurs peuvent devenir rapidement chronophages, et les délais de paiement s'en trouvent mécaniquement allongés.

Structurer un suivi de mission dans la durée

Un pilotage efficace ne repose pas uniquement sur les quatre conditions ci-dessus : il suppose aussi des points de contrôle réguliers, fixés à l'avance plutôt qu'improvisés en cours de mission. Trois moments méritent une attention particulière :

• Au démarrage : confirmation du périmètre, des interlocuteurs et des documents de conformité en cours de validité.
• En cours de mission : point d'avancement régulier (hebdomadaire ou bihebdomadaire selon la durée), et vérification que les moyens humains annoncés sont bien mobilisés.
• À la clôture : évaluation de la prestation, archivage des échanges et mise à jour du référentiel du sous-traitant pour les futures consultations.

Ce rythme n'a pas besoin d'être lourd pour être efficace : l'essentiel est qu'il soit défini avant le début de la mission, et non improvisé une fois un problème déjà survenu.

En bref

Le pilotage des missions de vos prestataires et de vos sous-traitants s'inscrit dans un processus de gestion englobant d'autres opérations telles que la création de contrat ou encore la gestion de la facture et du paiement. Le choix d'un outil faisant le lien entre ces différentes opérations est une condition essentielle à une bonne gestion de vos missions.

La centralisation des données et la communication entre les différents collaborateurs de l'entreprise avec leurs ressources externes permettent d'optimiser la gestion des missions, à condition d'être doté d'un outil performant, et de ne jamais perdre de vue que le suivi opérationnel et le suivi de conformité documentaire avancent main dans la main.

Si vous souhaitez avoir davantage d'informations concernant la façon dont il est possible d'optimiser la gestion de vos sous-traitants ou prestataires, l'équipe AddWorking est à votre écoute.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre une offre de mission et un suivi de mission ?

‍L'offre de mission formalise le besoin en amont pour attirer et sélectionner le bon sous-traitant ou prestataire. Le suivi de mission, lui, intervient pendant toute la durée de la prestation pour vérifier que l'exécution correspond à ce qui a été convenu. Les deux sont complémentaires : une offre bien rédigée facilite un suivi objectif, basé sur des critères définis dès le départ.

Le suivi documentaire des sous-traitants fait-il partie du pilotage de mission ?

‍Oui. Au-delà de l'avancement opérationnel, le donneur d'ordres reste soumis à une obligation de vigilance sur la régularité sociale et fiscale de ses sous-traitants, à vérifier avant la signature puis tous les six mois. Intégrer ce contrôle dans le suivi de mission évite qu'il ne soit traité comme une simple formalité administrative déconnectée du chantier.

Quels outils permettent de mieux piloter les missions de ses sous-traitants ?

‍Les solutions SaaS de type Source-to-Pay centralisent l'offre de mission, le suivi d'avancement, la conformité documentaire et la facturation sur une seule plateforme, accessible par l'ensemble des collaborateurs concernés, ce qui réduit le temps passé à rechercher de l'information et à réconcilier les factures.