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Compliance : comment AddWorking sécurise la gestion de vos sous-traitants ?

Juridique
5 minutes

La mise en conformité du processus de gestion de la sous-traitance répond à de nombreuses obligations légales pour les entreprises clientes telles que :

En cas de manquement à leurs obligations, les entreprises et les collaborateurs encourent des sanctions financières, civiles et pénales.

L'éthique fait également partie intégrante des champs d'action de la compliance.

Des accusations publiques pour une entreprise sur ses pratiques peuvent mettre à mal sa réputation et subir de sérieux impacts sociaux et économiques...  Les entreprises clientes ont donc tout intérêt à responsabiliser leurs collaborateurs à la mise en conformité de leurs opérations.

La compliance

La compliance intervient dans les domaines juridiques et éthiques, l'objectif pour les entreprises est d'être en capacité de maîtriser tous les risques liés à la sous-traitance :

👩‍💼 Juridique

  • La solidarité financière : à défaut de procéder aux vérifications des documents prévus par les textes et si ses ressources externes ne sont pas en règle, l'entreprise est responsable solidairement de ses fournisseurs au sens financier, civil et pénal.
  • La fraude au faux fournisseur : consiste à ce qu'un fraudeur avec le concours d'un tiers ait pu remplacer dans les systèmes d'information de l'entreprise le RIB d'un fournisseur par celui d'un fraudeur.
  • Le travail illégal : selon Legifrance, sont considérées comme du travail illégal les infractions suivantes : travail dissimulé, marchandage, prêt illicite de main-d'oeuvre, emploi d'étrangers non autorisé(e)s à travailler, cumuls irréguliers d'emplois et fraudes aux fausses déclarations.

🤝 🌳 Ethique

  • Le recours à des ressources externes répond aux besoins de l'entreprise cliente. Si la commande n'est pas en adéquation avec les capacités des ressources externes alors la réalisation des missions demandées sera difficilement exécutable.
  • Si la commande n'est pas en adéquation avec la capacité du sous-traitant à répondre aux normes techniques de ses missions alors la prise de risque pour l'entreprise cliente est considérable.
  • Le traitement des factures est une étape importante et très souvent les délais de paiement sont allongés du fait d'une prise en charge tardive par l'entreprise. Conséquence ? La santé économique de l'entreprise sous-traitante peut être gravement impactée.

✅ AddWorking s'assure d'une parfaite compliance à toutes les étapes de gestion de vos sous-traitants

La compliance intervient sur l'ensemble du processus de gestion de la sous-traitance. AddWorking, en centralisant l'ensemble des flux de gestion de la sous-traitance assure auprès des entreprises clientes une parfaite compliance à toutes les étapes de gestion :

🔍 Le référencement :

Selon le principe du "Know Your Supplier", autrement dit, "connaissez vos fournisseurs", est notre priorité. AddWorking assure que les sous-traitants sont conformes face aux dispositions légales ou réglementaires auxquelles elles sont soumises afin de vous protéger des risques de travail illégal, de solidarité financière, de requalification ou encore de fraude aux faux fournisseurs.

Comment ?

Recevez une alerte «Vigilance» vous avertissant d’un évènement substantiel dans la vie de votre ressource externe (redressement judiciaire, compte URSSAF non à jour, etc.), pour vous permettre d’en tenir compte immédiatement dans vos relations contractuelles.

🤝 Les contrats :

AddWorking fiabilise la contractualisation entre chaque ressource externe et les entreprises clientes. La gestion du contrat est entièrement digitalisée et sécurisée. En contractualisant vos relations, vous évitez d'engager votre responsabilité et d'encourir des sanctions civiles et pénales.

Comment ?

Nous assurons l'édition et l'envoi d'un contrat conforme aux attentes juridiques de nos clients. Le contrat, une fois signé, est stocké sur notre plateforme dans l'interface personnel de chaque utilisateur de l'entreprise et de sa ressource externe. La digitalisation de vos contrats permet une sécurisation sur l'ensemble des étapes de gestion du contrat : la signature électronique est contrôlée avec un code de vérification de l'identité du signataire.

💰 Les factures et les paiements :

AddWorking sécurise les paiements de ses clients en assurant plusieurs contrôles humains et automatisés de la ou des factures prestataires.

Comment ?

  1. AddWorking contrôle l'IBAN de la facture en le rapprochant du RIB du prestataire déposé sur la plateforme et vérifie la correspondance de l'identité de ce dernier.
  2. AddWorking interroge ensuite le pool bancaire afin de s'assurer que l'IBAN est conforme (compte professionnel, non clos...).
  3. La facture est réconciliée avec les éléments d'informations tracés dans l'App par le client et le prestataire. La facture est ensuite intégrée dans une facture unique "Facture AddWorking" regroupant toutes les factures prestataires du mois. Elle est mise à disposition de votre entreprise sur votre interface AddWorking et peut être transmise à votre Service Comptabilité via des APIs.

👍 AddWorking vous accompagne dans votre politique d'achats responsables

Entreprendre une politique d'achats responsable n'est pas toujours aisée c'est pourquoi AddWorking vous accompagne afin que vous puissiez :

🧐 KYS : Know Your Supplier, connaître vos sous-traitants

AddWorking offre un outil qui centralise le panel de ressources externes de nos clients avec leurs compétences / expertises, leurs conformité légale et métier en temps réel, leur lieu d'exercice ainsi qu'une possibilité qu'elles indiquent leurs disponibilités et devis, en réponse à votre offre de mission qui sera donc diffusée aux sous-traitants réellement adaptés à vos besoins.

👏 Inclure toutes les entreprises dans vos appels d'offres

AddWorking permet une inclusion renforcée des petites et moyennes entreprises pour leur permettre de travailler avec des grands groupes donneur d'ordres. L'offre de mission ou encore l'appel d'offre formulé par ces grands groupes est accessible dans leurs interfaces à toutes les ressources externes référencées et en capacité de répondre à leurs besoins.

🤖 Réduire le délai de paiement

Le traitement des factures est une étape importante et très souvent les délais de paiement sont allongés du fait d'une prise en charge tardive par l'entreprise.

Grâce à une validation et une réconciliation automatique en amont des factures de vos prestataires par la plateforme AddWorking, votre Service Comptabilité ne perd plus de temps à s'assurer en interne de la validation et bonne exécution des prestations. Le délai de paiement est ainsi raccourci et vous permet de fidéliser vos ressources externes.

Comment ?

La solution proposée par AddWorking, en qualité de master vendor, encaisse et administre les paiements pour le compte de tiers.

Cela consiste à :

  • Simplifier la gestion de vos sous-traitants en fléchant les flux de facturation de ces derniers vers nous.
  • Gagner du temps sur la prise en charge de vos factures avec des systèmes de réconciliation automatique.
  • Adresser une seule facture au donneur d'ordres permettant à celui-ci d'effectuer un seul paiement.
  • Maîtriser les risques engagés par la gestion de la facturation des sous-traitants en vérifiant la correspondance du numéro de l'IBAN grâce à nos systèmes de web services avec nos nombreux partenaires bancaires
  • Envoyer un paiement unique que nous redistribuons ensuite à l'ensemble de vos sous-traitants.

🤝Accompagner vos sous-traitants dans leurs démarches

L'accompagnement de vos sous-traitants est double : humain et automatisé. Notre système d'alerte permet de prévenir vos sous-traitants en cas de documents à mettre à jour pour être conforme à vos obligations légales (et vous, en cas de non-conformité de vos sous-traitants). Nos équipes Support et Compliance accompagnent également vos sous-traitants dans leurs démarches afin de faciliter la mise en conformité de leurs opérations.

👌 Fidéliser vos sous-traitants

  • AddWorking donne de la visibilité économique à vos sous-traitants à l'aide de contrats encadrant votre relation.
  • AddWorking accompagne les sous-traitants dans leur démarche administrative afin de les sensibiliser à leur mise en conformité.
  • AddWorking raccourcit les délais de paiement de vos sous-traitants.

👍 Gagner en visibilité sur l'ensemble de la chaîne de la sous-traitance

AddWorking permet aux entreprises clientes d'avoir une visibilité sur l'ensemble de la chaîne de la sous-traitance. Les sous-traitants de vos sous-traitants sont identifiés sur notre plateforme et vous garantit une réelle traçabilité des acteurs qui interviendront pour exécuter votre demande. Cette visibilité sur l'ensemble de la chaîne est un allié indispensable pour vous assurer que tous les exécutants répondent aux normes éthiques de votre entreprise.

Comment maîtriser les risques juridiques liés à  la sous-traitance ?

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