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Vous êtes donneur d’ordre et vous avez recours régulièrement à des sous-traitants, des prestataires ou encore à des fournisseurs.
Dans votre stratégie d’externalisation, vous devez penser à la façon dont vous allez gérer le plus efficacement possible les factures et les paiements de vos prestataires.
Vos objectifs dans la gestion des factures :
- Gagner du temps.
- Automatiser les tâches à faible valeur ajoutée.
- Profiter d'une visibilité sur les différentes actions que vous menez.
- Maîtriser les risques.
De la gestion des factures au paiement :
Le donneur d'ordre définit auprès de son fournisseur l'ensemble des prestations à mener.
Une fois réalisées, ces opérations sont facturées et le donneur d'ordre n'a plus qu'à payer son sous-traitant.
Aussi simple que ça ? Rien n'est moins sûr !
Il se peut que votre entreprise ait recours à plusieurs sous-traitants. Ces derniers réalisent leurs prestations et vous envoient différentes factures.
La prise en charge de vos factures
En somme, plus le nombre de factures entre le donneur d'ordre et ses sous-traitants est important, plus le délai de prise en charge est long.
Contrairement à ce que vous pouvez croire, c'est la gestion de la facture qui met le plus de temps à être mis en oeuvre et non pas la gestion de paiement.
La réconciliation
Idéalement, la première version de la facture reçue convient autant à vous qu'à votre-sous-traitant.
Cependant, dans le cas où vous n'êtes pas d'accord sur les éléments évoqués dans cette facture, la réconciliation entre les deux partis ajoute du temps supplémentaire à sa gestion.
Une fois la gestion de la facture réalisée, vous pourrez passer ensuite au paiement de votre fournisseur à condition d'opérer le virement au bon créditeur...
La fraude au faux fournisseur
La fraude au faux fournisseur consiste à ce qu'un escroc se fasse passer pour l'un de vos sous-traitants.
Le fraudeur va vous adresser une facture paraissant identique à celle que vous avez l'habitude de traiter. À la nuance près que le numéro d'IBAN ne correspond pas à celui du sous-traitant mais à celui de l'arnaqueur.
Plus votre système de gestion des factures de vos prestataires sera complexe et long à mettre en oeuvre, moins vous aurez de chance d'être préparé à cette fraude.
En effet, une gestion non optimisée de vos factures vous empêche de gagner en visibilité sur l'ensemble de vos opérations et vous rend moins opérationnel pour gérer ce type d'arnaque.
La solution AddWorking : master vendor et bien plus encore !
En résumé, il n'est pas si simple de rationaliser les flux de facturation de vos sous-traitants et de maîtriser les risques qui peuvent en découler.
La solution proposée par AddWorking, en qualité de master vendor, encaisse pour le compte de tiers et administre les paiements pour le compte de tiers.
Cela consiste à :
- Simplifier la gestion de vos sous-traitants en fléchant les flux de facturation de ces derniers vers nous.
- Gagner du temps sur la prise en charge de vos factures avec des systèmes de réconciliation automatique.
- Adresser une seule facture au donneur d'ordre permettant à celui-ci d'effectuer un seul paiement.
- Maîtriser les risques engagés par la gestion de la facturation des sous-traitants en vérifiant la correspondance du numéro de l'IBAN grâce à nos systèmes de web services avec nos nombreux partenaires bancaires.
- Gérer les paiements de vos sous-traitants.
La simplification et la maîtrise de la gestion de vos factures et de vos paiements sont essentielles pour gagner en performance et se prémunir des risques liés à la sous-traitance.
AddWorking en a fait sa priorité pour les 2600 entreprises utilisatrices de sa solution : Nous gérons en effet des milliers de factures par an et plusieurs millions d'euros de transactions bancaires par mois !
