16/2/2021

Make or buy ? That is the question !

Faire ou faire faire? Retrouvez dans cet article nos conseils pour une externalisation réussie.

Quentin Martin Photo
Aaro Isosaari
Co-Founder, CEO
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Make or buy, autrement dit, faire ou faire faire ? Une question stratégique que de nombreuses entreprises se posent ! Ce questionnement répond à une tendance de fond des entreprises à externaliser certains domaines de compétences. Selon Oxford economics, 65 % d'entre elles, considèrent le recours à des sous-traitants, prestataires IT, de services ou encore travailleurs dépendants comme essentiels pour répondre à leurs besoins.

Make or buy : plaît-il ?

Cette question hautement stratégique repose sur l'intérêt ou non pour les entreprises d'externaliser certaines activités. L'externalisation est un principe qui s'est intégré progressivement aux problématiques des entreprises pour répondre à un besoin de  :

  • Compléter les compétences de l'entreprise.
  • Optimiser les coûts sur des tâches à faible valeur ajoutée.
  • Développer un avantage concurrentiel.

L'externalisation : l'affaire de tous

La mise en place d'une stratégie d'externalisation n'implique pas uniquement les directions des achats. Elle nécessite une réflexion mobilisant l'ensemble des compétences présentes au sein des entreprises :

  • Direction générale arbitre la mise en place d'une stratégie d'externalisation.
  • Direction des achats pilote le projet d'externalisation.
  • Direction des opérations intègre la stratégie d'externalisation au sein de l'entreprise.
  • Direction juridique sécurise les contrats avec les sous-traitants.
  • Direction financière traite la facture et le paiement des prestations des sous-traitants.

Comme vous l'aurez compris, toutes les directions sont concernées par la mise en place d'une stratégie d'externalisation. L'ensemble des départements doit donc être mobilisé pour mener à un bien ce projet.

Une réponse différente selon le positionnement de l'entreprise

La réponse à ce questionnement stratégique dépend du coeur de métier de l'entreprise. Par exemple, une entreprise qui se positionne sur la vente de produits industriels souhaitant externaliser sa logistique peut être intéressant sur le plan financier mais risqué si l'entreprise n'a plus de lien direct avec ses clients. Lors d'une stratégie d'externalisation, il est donc nécessaire d'avoir une vision globale sur les avantages et les inconvénients afin d'éviter d'être coupé des besoins de ses clients et donc d'être pénalisé sur le plan commercial.

Les conditions pour une externalisation réussie

Analysez les avantages et les inconvénients de l'externalisation

Une stratégie d'externalisation réussie nécessite de s'interroger sur les avantages et  les inconvénients pour l'entreprise.

Il existe plusieurs méthodes permettant d'analyser les conséquences probables de la mise en place d'une stratégie d'externalisation. Prenons l'exemple de la matrice de SWOT, cet outil permet de diagnostiquer les opportunités stratégiques d'une entreprise.

L'analyse SWOT repose sur quatre axes :

  • Strengths : Forces
  • Weaknesses : Faiblesses
  • Opportunities : Opportunités
  • Threats : Menaces

Deux éléments regroupent ces axes : l'analyse interne et l'analyse externe à l'entreprise.

A. L'analyse interne :

L'analyse interne porte sur les forces et les faiblesses de l'entreprise au regard de son organisation et de son positionnement.

Les forces de l'entreprise : les forces sont les compétences mobilisées par l'entreprise lui permettant d'avoir un avantage concurrentiel.

Les faiblesses de l'entreprise : les  faiblesses portent sur les manques de l'entreprise pour atteindre ses objectifs stratégiques.

B. L'analyse externe :

L'analyse externe énumère les éléments de son environnement (client, fournisseur...) qui ont un impact positif ou négatif possible sur l'entreprise.

Les opportunités de l'entreprise : les opportunités sont tous les éléments permettant d'identifier le potentiel de l'entreprise tel que la mise en place d'outil permettant d'optimiser le temps de gestion liés à la sous-traitance.

Les menaces de l'entreprise : les menaces sont tous les éléments permettant d'identifier les menaces liés à la mise en place d'une stratégie telle qu'une dépendance trop forte auprès du sous-traitant.

Externalisez les tâches à faible valeur ajoutée

Une entreprise a tout intérêt à externaliser les tâches à faible valeur ajoutée. Le temps passé à l'exécution d'une tâche chronophage au détriment du coeur de métier de l'entreprise peut avoir un impact sur la productivité des collaborateurs. L'externalisation de tâches improductives permet alors de se centrer sur les activités rentables et gagner ainsi en productivité.

Gagnez en flexbilité

Avoir recours à une compétence extérieure permet aux entreprises de compléter celles déjà présentes en interne. L'externalisation est l'occasion de répondre rapidement aux besoins d'une entreprise dont la compétence à mobiliser peut être limitée dans le temps. L'externalisation permet également une certaine flexibilité financière de l'entreprise. En effet le recours à l'externalisation permet de faire disparaître les coûts fixes au profit de coûts variables.

Possédez des outils d'externalisation performants

L'émergence de logiciels SaaS ont accéléré le recours à l'externalisation. Le traitement des factures ou encore la gestion des contrats peuvent désormais s'automatiser permettant ainsi aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée et donc de gagner en compétitivité.

Prenons l'exemple de la gestion des factures des sous-traitants :

La mise en place de réconciliations automatiques intervenant en amont de la gestion des factures permet de gagner du temps sur cette tâche particulièrement chronophage.

Il existe également des monitorings automatisés permettant d'identifier la bonne correspondance du RIB de l'émetteur avec celui du sous-traitant. L'intégration d'outils digitaux est alors une formidable opportunité pour gagner du temps et donc en productivité.

En somme, la réponse à la question stratégique make or buy dépend de nombreux facteurs. Cela nécessite en effet de mobiliser toutes les compétences internes de l'entreprise afin d'analyser les conditions d'une externalisation réussie. Si vous optez pour l'externalisation, sachez qu'AddWorking accorde une priorité à simplifier le processus de gestion de vos sous-traitants afin de maîtriser vos risques et vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.

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