Comment récupérer son certificat d’immatriculation de son entreprise ?

Que vous soyez auto-entrepreneur, gérant de société ou artisan, il vous sera tôt ou tard demandé un justificatif officiel prouvant que votre entreprise existe légalement. Ce document porte plusieurs noms : certificat d’immatriculation, extrait RNE, ou encore attestation d’inscription. Il est indispensable pour créer un compte bancaire professionnel, répondre à un appel d’offres, signer un contrat ou simplement rassurer un partenaire.

Bonne nouvelle : ce document est accessible gratuitement en ligne, à condition de connaître la bonne démarche. Ce guide vous explique pas à pas comment récupérer ce certificat selon votre statut (micro-entreprise, société, artisan), en identifiant les plateformes officielles et les erreurs à éviter.

Qu’est-ce que le certificat d’immatriculation ?

Le certificat d’immatriculation, aussi appelé extrait d’immatriculation ou attestation d’inscription, est le document officiel qui prouve que votre entreprise est bien enregistrée dans un registre administratif légal.

Selon le statut juridique de votre entreprise, il peut prendre différentes formes :

• Extrait Kbis :

Il concerne les sociétés commerciales (SARL, SAS, SA, SNC, etc.) immatriculées au Registre du commerce et des sociétés (RCS). C’est le document officiel émis par le greffe du tribunal de commerce. Il est considéré comme la "carte d’identité" de l’entreprise commerciale. C’est le seul document qui fait foi devant les tiers et les administrations pour les sociétés.

• Extrait RNE (Registre national des entreprises) :

Depuis janvier 2023, ce registre unifié est géré par l’INPI. Il regroupe désormais l’ensemble des immatriculations d'entreprises, y compris :

• les micro-entrepreneurs,
• les professions libérales,
• les associations exerçant une activité économique,
• certaines entreprises artisanales.

L’extrait RNE contient toutes les informations essentielles (numéro SIREN, activité, date de création, statut juridique, etc.) et peut être utilisé comme justificatif d’immatriculation dans la majorité des démarches.

• Extrait D1 (désormais remplacé) :

Il était délivré jusqu’à récemment par les Chambres de Métiers et de l’Artisanat (CMA) pour les entreprises artisanales inscrites au Répertoire des métiers. Ce document a été progressivement remplacé par l’extrait RNE, mais peut encore être utilisé par les artisans immatriculés avant 2023, dans certains cas particuliers.

Quel que soit son format (Kbis, RNE, D1), le certificat d’immatriculation contient un ensemble d’éléments clés permettant d’identifier formellement l’entreprise :

• Numéro SIREN/SIRET
• Raison sociale ou nom commercial
• Adresse du siège social
• Date d’immatriculation
• Activité principale (code APE/NAF)
• Forme juridique
• Nom du représentant légal (uniquement pour le Kbis)
• Greffe ou organisme d’enregistrement

Il est exigé dans de nombreuses situations : démarches administratives, contrôle URSSAF, ouverture de compte, contractualisation avec un client ou un donneur d’ordre.

Qui peut obtenir ce certificat ?

Le certificat d’immatriculation peut être obtenu par toute personne ayant un statut d’entrepreneur légalement reconnu en France. Cela inclut :

• Les micro-entrepreneurs (ou auto-entrepreneurs), enregistrés automatiquement au Registre national des entreprises (RNE) géré par l’INPI.
• Les dirigeants de sociétés commerciales (SAS, SARL, SA…), immatriculées au Registre du commerce et des sociétés (RCS).
• Les artisans, anciennement inscrits au Répertoire des métiers (document D1, désormais remplacé par un extrait RNE).
• Les professions libérales, dès lors qu’elles sont inscrites auprès de l’URSSAF et figurent dans le RNE.

💡 Bon à savoir : même une entreprise en cours de création peut obtenir un justificatif provisoire d’immatriculation (extrait INSEE ou récépissé de dépôt de dossier). Le document est également consultable par des tiers (donneurs d’ordres, partenaires) qui souhaitent vérifier la régularité d’une entreprise.

L’accès peut se faire en tant que représentant légal (accès complet) ou comme simple tiers (accès public limité à certaines informations).

Comment récupérer votre certificat gratuitement en ligne ?

Que vous soyez micro-entrepreneur, dirigeant de société ou professionnel libéral, il est aujourd’hui possible de récupérer votre certificat d’immatriculation sans frais, en seulement quelques minutes. Deux types de documents peuvent faire office de justificatif officiel, selon le statut de votre entreprise :

• l’extrait RNE, accessible via l’INPI, pour la majorité des entreprises immatriculées depuis janvier 2023 (y compris micro-entreprises, artisans, professions libérales) ;
• l’extrait Kbis, délivré par les greffes, pour les sociétés commerciales immatriculées au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

La clé est de savoir quel document vous concerne et sur quelle plateforme l’obtenir. Les démarches sont simples, entièrement en ligne, et les documents obtenus sont horodatés, officiels et reconnus dans toutes vos démarches administratives et commerciales.

Comment procéder pour récupérer son Extrait RNE ?

1. Accédez à data.inpi.fr, géré par l’INPI.
2. Recherchez votre entreprise par nom ou numéro SIREN.
3. Cliquez sur le bon résultat.
4. Téléchargez l’extrait d’immatriculation au format PDF.

Ce fichier est horodaté, mis à jour en temps réel, et reconnu par l’administration. Il contient toutes les informations nécessaires pour vos démarches : forme juridique, adresse, date d’immatriculation, activité, SIREN/SIRET, etc.

💡 Bon à savoir : ce document peut également être consulté par des tiers (clients, donneurs d’ordres, partenaires), dans la limite des données publiques disponibles.

Pour les sociétés commerciales, l’alternative reste le Kbis via MonIdenum. Pour les artisans, certaines CMA continuent à délivrer l’extrait D1, bien qu’il tende à disparaître.

Comment procéder pour récupérer son extrait Kbis ?

Si vous êtes représentant légal : accès gratuit via MonIdenum

L’extrait Kbis peut être obtenu gratuitement si vous êtes le représentant légal de l’entreprise, en utilisant le service sécurisé MonIdenum, développé par les greffes des tribunaux de commerce.

Voici les étapes à suivre :

1. Créez ou activez votre identité numérique certifiée sur monidenum.fr (validation via pièce d’identité et contrôle facial ou visio).
2. Connectez-vous à votre espace personnel sécurisé.
3. Sélectionnez l’entreprise dont vous êtes le représentant légal (liste automatiquement générée).
4. Téléchargez l’extrait Kbis numérique, à jour et horodaté, au format PDF.

À noter : ce service est réservé exclusivement aux représentants légaux. Aucun frais n’est appliqué et les téléchargements sont illimités.

Si vous n’êtes pas représentant légal : accès payant via Infogreffe

Toute personne (client, partenaire, donneur d’ordre, etc.) peut également commander un extrait Kbis via le site Infogreffe.fr, moyennant un coût modéré.

Voici comment faire :

1. Allez sur infogreffe.fr.
2. Effectuez une recherche par dénomination sociale ou numéro SIREN de l’entreprise souhaitée.
3. Cliquez sur la fiche correspondante dans les résultats.
4. Sélectionnez « Commander un extrait Kbis » et choisissez le format numérique ou papier.
5. Réglez les frais (généralement entre 2,96 € et 5,18 € selon le format choisi).
6. Téléchargez le document immédiatement ou attendez sa réception par courrier.

L’extrait Kbis obtenu via Infogreffe a la même valeur légale que celui délivré via MonIdenum. Il est utilisé notamment pour les vérifications de tiers ou dans le cadre de dossiers de conformité fournisseurs.

Cas particuliers

Certaines entreprises peuvent être confrontées à des démarches ou documents complémentaires selon leur statut ou situation administrative.

Artisan immatriculé avant 2023

Jusqu’au 31 décembre 2022, les artisans recevaient un extrait D1 via la Chambre de Métiers. Depuis le 1er janvier 2023, cette formule a été totalement remplacée par l’extrait RNE, délivré exclusivement par l’INPI via le Guichet unique, même pour les demandes antérieures.

Changement récent de statut ou de forme juridique

Lors d’une transformation (micro‑entreprise → SASU), le registre public peut mettre un temps à actualiser les informations. Si l’extrait RNE ou Kbis contient des données obsolètes, il est recommandé d’accompagner le document d’un récépissé officiel de modification, ou d’une attestation INSEE ou greffe confirmant la mise à jour en cours.

Entreprise étrangère exerçant en France

Les entreprises étrangères s’inscrivant au Registre du commerce et des sociétés (RCS) disposent d’un extrait Kbis via Infogreffe. Leur inscription peut également figurer dans le RNE, mais c’est généralement l’extrait Kbis qui est utilisé dans le cadre des démarches en France.

Erreur ou absence dans le RNE

Si votre entreprise n'apparaît pas sur data.inpi.fr, cela peut résulter d’une erreur de saisie, d’un délai de mise à jour ou d’un dossier non finalisé. Dans ce cas, il est recommandé de contacter votre Centre de Formalités des Entreprises (CFE) pour vérifier ou régulariser la situation.

À noter : certaines entités atypiques (groupements, associations économiques…) peuvent devoir fournir d'autres justificatifs d'existence légale, notamment un numéro RNA, une déclaration en préfecture ou un avis de situation INSEE.

AddWorking & solution de conformité

Gérer les documents légaux de votre entreprise, comme le certificat d’immatriculation, peut rapidement devenir une tâche chronophage. Pour vous simplifier la vie, AddWorking propose une solution complète permettant de centraliser, automatiser et partager vos documents administratifs en toute sécurité. Voici quelques fonctionnalités de la plateforme :

• Centralisation des documents légaux : regroupez tous vos certificats d’immatriculation, extraits Kbis, attestations URSSAF, etc., au sein d’une interface unique et sécurisée.
• Mise à jour automatique : la plateforme vous alerte dès qu’un document doit être mis à jour ou renouvelé, vous évitant ainsi des oublis ou des retards dans vos démarches.
• Partage simplifié : en quelques clics, partagez vos documents avec vos clients, partenaires ou donneurs d’ordre, et gagnez du temps dans la gestion de vos projets.

AddWorking vous permet de gagner en efficacité, de rester conforme aux exigences légales et de vous concentrer sur ce qui est essentiel : la gestion de votre activité.

Conclusion

En résumé, obtenir et gérer votre certificat d’immatriculation est une étape clé dans la vie de votre entreprise. Que vous soyez auto-entrepreneur, dirigeant de société ou artisan, il est crucial d’avoir accès à ces documents officiels en temps voulu pour garantir la régularité de vos démarches administratives.

N'attendez pas pour récupérer votre extrait d’immatriculation ! Téléchargez-le dès la création de votre entreprise ou, pour les mises à jour, vérifiez régulièrement vos informations.