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Comment gérer vos ressources externes ?

Stratégie
4 minutes
Aujourd’hui les entreprises n’hésitent plus à faire appel à des ressources externes. Cette main d’œuvre représente désormais 40% du travail réalisé pour les entreprises selon l’étude menée par Oxford Economics. Ce phénomène ne risque pas de décroître si l’on en croit les recruteurs.

En effet, deux-tiers d’entre eux affirment l’importance de mobiliser ces ressources pour fonctionner à pleine capacité et pour répondre aux demandes du marché. Cette part croissante n’est donc pas à négliger et doit être clairement identifiée afin de proposer une stratégie pertinente pour votre entreprise.    

Qu’entendons-nous par « ressources externes » ?

Les ressources externes ou external workforce en anglais, comprend toute la main d'oeuvre externe contribuant à votre croissance et à l’atteinte de vos objectifs sans être employée de votre entreprise.  Nous retrouvons des :

  • Sous-traitants
  • Prestataires IT
  • Prestataires de services
  • Travailleurs indépendants

On parle ainsi d'entreprise étendue dont les ressources externes sont intégrées pleinement à votre écosystème et participent activement à l'élaboration de projets communs.

Exemples de ressources externes

Prenons un premier exemple avec une entreprise proposant des Tests Logiciels à leurs clients. Celle-ci va recourir à des talents externes tels qu'un product owner ou encore un scrum master pour contribuer aux différents projets et compléter ainsi les compétences de son équipe interne.

Attardons-nous maintenant sur un deuxième exemple : vous êtes responsable d’une société spécialisée dans les travaux d’étanchéité. Vous avez besoin d’un électricien afin de raccorder des équipements photovoltaïques pour un client mais aucun de vos employés a ce savoir-faire. Le recours à un sous-traitant devient alors nécessaire.

Pour résumer, les ressources externes répondent aux besoins d’une entreprise friande d’un regard nouveau, d’une expertise ou encore d’un savoir-faire complémentaire à ses ressources internes. Cette main d'oeuvre répond à un besoin de spécialistes et vous permet également d’être réactif en fonction des problématiques rencontrées.  

Les difficultés pour gérer les ressources externes

Peu de sociétés ont de la visibilité sur leurs ressources. Il est pourtant nécessaire de se questionner sur leur gestion :

  • Combien avez-vous eu de sous-traitants durant ces derniers mois ?
  • Combien vous ont coûté vos prestataires externes ?
  • Quelle est leur part dans le chiffre d’affaire de votre entreprise ?

Il n'est pas rare de s'interroger également sur les moyens à mettre en oeuvre pour gérer vos ressources :

La multiplicité des outils avec lesquels vous travaillez pour gérer ces ressources est sans doute un frein supplémentaire à la définition d'une vision globale pour votre entreprise.

De plus, vos ressources externes ne sont pas toujours dans les locaux dans lesquels vous exercez. La communication et le suivi des missions de vos prestataires deviennent alors un véritable casse-tête.

Ne cédons pas pour autant au pessimisme et identifions ensemble les solutions concrètes pour vous accompagner dans la gestion de vos prestataires !

Les solutions à apporter pour bien gérer les ressources externes

Le recours au vendor management officer ou au ressource manager

Si votre entreprise mobilise régulièrement des ressources externes, il est possible d’avoir recours à un vendor management officer ou encore à un ressource manager.

Quèsaco ?

Ces métiers consistent à vous accompagner dans la gestion de ces ressources en s’occupant du recrutement, du suivi de mission ou encore de la facturation et de la conformité juridique de ces différentes opérations. Ces fonctions vous permettront d’avoir une vision d’ensemble et de pouvoir réaliser une véritable stratégie d’externalisation.

Une fois ces nouveaux talents intégrés à l'entreprise, ces derniers auront besoin de solutions performantes pour gérer vos ressources externes. Excel, Word, votre boîte mail, sont autant d'outils utiles pour la gestion de vos ressources mais rendant vos actions peu visibles.

Autre option : la mise en place de logiciels vous permettant de centraliser vos données et de simplifier vos missions.

Le recours aux logiciels ERP 

L'acquisition de nouveaux profils vous accompagnant dans la gestion de vos ressources peut s'accompagner par l'installation de nombreux logiciels. Prenons l'exemple de l'ERP.

C'est quoi un logiciel ERP ? 

L'ERP est l'acronyme de "entreprise ressource planning". C'est un logiciel informatique facilitant le pilotage de votre entreprise dans l'ensemble de ses activités. Au lieu d'utiliser plusieurs logiciels dans la gestion de vos ressources, l'ERP vous propose un seul et unique système d'information.

Les prix ERP
  • Entre 500 € à 3000 € par utilisateur selon les fonctionnalités choisies pour l'acquisition d'une licence.

Un coût important est également à prévoir pour les services ERP :

  • 8000 € à 25000 € pour un accompagnement de projet
  • 2500 € à 30 000 € pour l'installation du logiciel
  • 300 € à 900 € par personne pour se former à l'ERP

Enfin, l'appréhension de ce logiciel atteint un niveau de complexité non-négligeable. L'apprentissage de ce nouvel outil par vos collaborateurs nécessite du temps et risque de rendre votre organisation du travail résistante au changement.

Le recours aux logiciels SaaS

L'utilisation d'un logiciel SaaS peut être une alternative au ERP pour ceux qui aspirent à plus d'agilité dans la gestion de leur entreprise étendue.

C'est quoi un logiciel SaaS ?

Un logiciel SaaS garantit la gestion intégrale de vos prestataires externes. Stocké sur le cloud,  ce logiciel vous permet également d'être flexible dans l’utilisation des outils qu’elle propose.

Les avantages des logiciels SaaS ?

Sur tablette, ordinateur ou encore sur téléphone, ces logiciels ont l’avantage de pouvoir être utilisés partout et à n’importe quelle heure.

Autre bénéfice ? Les fonctionnalités proposées vous permettent d’être accompagné tout au long du processus de mobilisation de vos ressources externes : du recrutement au suivi de missions jusqu’à la facturation.

Ces logiciels ont l’avantage de centraliser l’ensemble de vos données. Fini le tableau Excel d’un côté et les multitudes de fichiers Word de l’autre ! Votre entreprise peut dorénavant avoir une vision d’ensemble sur les informations clés de ses ressources externes.

Les logiciels SaaS sont utiles autant pour le prestataire que pour l’entreprise. La communication entre les deux partis est facilitée par la possibilité d’interagir facilement sur la plateforme.

Les fonctionnalités d'un logiciel SaaS

Votre société identifie ses ressources externes, les consulte et leur formule ensuite des offres de missions. Les prestataires en prennent connaissance et répondent favorablement ou non.

Les contrats et les factures sont digitalisés et encadrés par la plateforme pour veiller à la conformité juridique de ces différentes actions.

Le suivi des missions et leur validation permettent ensuite le paiement sécurisé des prestataires.  

Comme vous l’aurez compris, il existe de réelles opportunités pour gérer vos prestataires. Les ressources externes peuvent être des leviers de croissance pour votre entreprise à condition de les identifier clairement et d’avoir des outils facilitant leur gestion. N’hésitez donc plus à opérer le virage du numérique et à adopter une véritable stratégie d’externalisation pour votre entreprise !

L’équipe AddWorking reste à votre écoute si vous souhaitez en savoir plus sur les ressources externes !

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