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Les étapes à suivre pour bien gérer vos sous-traitants, prestataires IT, de service ou encore vos travailleurs indépendants

Stratégie
3 minutes

Vous avez recours à des sous-traitants, prestataires IT, de services ou encore à des travailleurs indépendants ?

Afin d’adopter une stratégie d’externalisation pertinente au sein de votre entreprise, il vous sera nécessaire d’identifier les différentes étapes à suivre pour bien gérer l'ensemble du processus de gestion de vos ressources externes.

En effet, si certaines étapes du processus de gestion sont mal ou peu optimisées, vous risquez de voir vos coûts de gestion s’alourdir.

Nous allons donc ensemble identifier les différentes étapes et vous donner quelques conseils afin de mener à bien vos projets d’externalisation !

Les étapes à suivre du processus de gestion des ressources externes :

Qualification du panel :

Ayez recours au KYS : know your supplier, cette démarche d'outsourcing vous sera utile pour définir les ressources externes à mobiliser afin de répondre au mieux à vos besoins.

Identifier vos ressources externes est en effet essentiel pour avoir une vision claire sur les différents acteurs externes à votre entreprise et mobiliser ainsi rapidement celles dont vous avez besoin.

Conformité juridique :

Assurez-vous que les sous-traitants, prestataires IT, de services ou encore travailleurs indépendants sont conformes faces aux dispositions légales ou réglementaires auxquelles ils sont soumis afin d'être protégé des risques de travail illégal, de solidarité financière, de requalification ou encore d'arnaque aux faux fournisseurs.

Offre de mission :

Après avoir identifié vos ressources et veillé à leur conformité, vous pourrez formuler aisément une offre de mission et vous épargner des longues démarches de sourcing. Cela vous permettra ainsi de mobiliser rapidement les talents dont vous avez besoin.

Contrat :

Contractualisez vos relations avec vos ressources afin de vous prémunir de tous risques pouvant engager votre responsabilité. Vous pouvez en effet encourir des sanctions civiles et pénales si vous ne définissez pas clairement les clauses vous permettant de garantir la sécurité de votre responsabilité.

Suivi de mission :

Restez informé de la progression des missions de vos sous-traitants afin de valider progressivement leurs avancées en fonction de vos besoins.  Confirmez  également le montant, les provisions et les délais de paiement à régler auprès de vos ressources lors du suivi de mission afin de réduire les délais de traitement de vos factures.

Facture :

La réconciliation, réalisée en amont du processus de gestion des factures, vous permet  de réduire vos flux de facturation de façon à optimiser le temps passé sur cette tâche à faible valeur ajoutée.

Conformité juridique :

Veillez à la correspondance du numéro d’IBAN avec celle de l’émetteur de la facture avant d’éviter d’être victime d’une fraude au faux fournisseur. En effet, 7 entreprises sur 10 ont déjà été victimes d'une tentative de fraude, il est donc indispensable d'être vigilant au cours de cette opération.

Paiement :

Après avoir veillé à la conformité de vos différentes opérations, vous pourrez enfin régler le montant que vous devez à vos ressources.

L'identification des étapes à suivre pour bien gérer vos ressources externes vous permettra d'optimiser vos performances seulement si vous optez pour un outil vous offrant une vision globale sur l'ensemble de vos opérations externes.

Optez pour un logiciel SaaS pour bien gérer l'ensemble du processus de gestion de ressources externes

Le SaaS, Software as a Service en anglais, est un logiciel stocké sur le cloud vous permettant d'avoir accès à toutes vos opérations n'importe où et n'importe quand.

En plus de la grande flexibilité que ce logiciel vous apporte dans la gestion de vos opérations, le SaaS vous garantit la possibilité de gérer l'ensemble du processus de gestion de vos ressources externes allant de la qualification du panel au paiement.

L'identification des étapes à suivre pour bien gérer votre processus de gestion ainsi que le choix du bon outil vous permettront de gagner en performance et de réussir votre projet d'externalisation. Néanmoins, il n'est pas toujours aisé d'avoir un regard expert sur les différentes opérations à mener dans le cadre de ce processus de gestion. Un accompagnement peut donc être nécessaire pour mener à bien vos projets.

L'équipe AddWorking reste donc disponible si vous souhaitez  être accompagné dans la mise en oeuvre du processus de gestion de vos ressources externes.

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