Les étapes à suivre pour bien gérer vos sous-traitants

Vous avez recours à des sous-traitants, prestataires IT, de services ou encore à des travailleurs indépendants ? Afin d'adopter une stratégie d'externalisation pertinente au sein de votre entreprise, il vous sera nécessaire d'identifier les différentes étapes à suivre pour bien gérer l'ensemble du processus de gestion de vos sous-traitants, de leur qualification jusqu'à leur paiement. En effet, si certaines étapes du processus de gestion sont mal ou peu optimisées, vous risquez de voir vos coûts de gestion s'alourdir. Nous allons donc identifier ensemble les différentes étapes et vous donner quelques conseils pour mener à bien vos projets d'externalisation.

Pourquoi structurer les étapes de gestion de vos sous-traitants ?

Le processus de gestion de la sous-traitance regroupe une succession d'étapes qui vont de la qualification de vos sous-traitants jusqu'à leur paiement, en passant par la vérification de leur conformité, la contractualisation et le suivi de mission. Chacune de ces étapes, si elle est mal maîtrisée, génère un coût de gestion supplémentaire et un risque juridique ou financier pour votre entreprise. Structurer et documenter ce processus, plutôt que de le gérer au cas par cas selon les sous-traitants, permet de limiter ces deux risques tout en gagnant en efficacité au quotidien.

Comment qualifier le panel de vos sous-traitants ?

Ayez recours au KYS : know your supplier, cette démarche d'outsourcing vous sera utile pour définir les ressources externes à mobiliser afin de répondre au mieux à vos besoins.

Identifier les compétences et les disponibilités de vos sous-traitants est en effet essentiel pour avoir une vision claire sur les différents acteurs externes à votre entreprise et mobiliser ainsi rapidement ceux dont vous avez besoin. Pour aller plus loin sur les critères à retenir lors de cette étape, consultez notre guide pour qualifier vos sous-traitants.

Comment vérifier la conformité juridique de vos sous-traitants ?

Assurez-vous que vos sous-traitants sont conformes aux dispositions légales ou réglementaires auxquelles ils sont soumis, afin d'être protégé des risques de travail illégal, de solidarité financière et de requalification. Cette étape ne se limite pas à une vérification ponctuelle en début de contrat : elle doit être renouvelée tout au long de la relation contractuelle, chaque document ayant sa propre durée de validité.

Comment formuler une offre de mission à vos sous-traitants ?

Après avoir identifié vos sous-traitants et veillé à leur conformité, vous pourrez formuler aisément une offre de mission et vous épargner de longues démarches de sourcing. Cela vous permettra de mobiliser rapidement les talents dont vous avez besoin, plutôt que de repartir de zéro à chaque nouveau besoin.

Pourquoi contractualiser votre relation avec vos sous-traitants ?

Contractualisez vos relations avec vos sous-traitants afin de vous prémunir de tout risque pouvant engager votre responsabilité. Vous pouvez en effet encourir des sanctions civiles et pénales si vous ne définissez pas clairement les clauses vous permettant de garantir la sécurité juridique de votre relation.

Comment assurer le suivi de mission de vos sous-traitants ?

Restez informé de la progression des missions de vos sous-traitants afin de valider progressivement leurs avancées en fonction de vos besoins. Confirmez également le montant, les provisions et les délais de paiement à régler auprès de vos ressources lors du suivi de mission, afin de réduire les délais de traitement de vos factures.

Comment gérer la facturation et sécuriser vos paiements ?

Réconcilier vos factures

La réconciliation, réalisée en amont du processus de gestion des factures, vous permet de réduire vos flux de facturation de façon à optimiser le temps passé sur cette tâche à faible valeur ajoutée.

Sécuriser vos paiements contre la fraude

Veillez à la correspondance du numéro d'IBAN avec celui de l'émetteur de la facture avant tout règlement, pour éviter d'être victime d'une fraude au faux fournisseur. En effet, 7 entreprises sur 10 ont déjà été victimes d'une tentative de fraude : il est donc indispensable d'être vigilant au cours de cette opération, en particulier lorsqu'un sous-traitant communique un changement de coordonnées bancaires par e-mail.

Comment régler vos sous-traitants efficacement ?

Après avoir veillé à la conformité de vos différentes opérations, vous pourrez enfin régler le montant que vous devez à vos sous-traitants. Un règlement dans les délais contractuels reste, au-delà de l'obligation légale, un facteur déterminant de la qualité de votre relation avec vos meilleurs sous-traitants.

L'identification des étapes à suivre pour bien gérer vos sous-traitants vous permettra d'optimiser vos performances seulement si vous optez pour un outil vous offrant une vision globale sur l'ensemble de vos opérations.

Pourquoi choisir un logiciel SaaS pour centraliser tout le processus ?

Le SaaS, Software as a Service en anglais, est un logiciel stocké sur le cloud vous permettant d'avoir accès à toutes vos opérations n'importe où et n'importe quand.

En plus de la grande flexibilité que ce logiciel vous apporte dans la gestion de vos opérations, le SaaS vous garantit la possibilité de gérer l'ensemble du processus de gestion de vos sous-traitants, allant de la qualification du panel au paiement, sur un seul et même environnement plutôt que sur plusieurs outils déconnectés.

L'identification des étapes à suivre pour bien gérer votre processus de gestion, ainsi que le choix du bon outil, vous permettront de gagner en performance et de réussir votre projet d'externalisation. Néanmoins, il n'est pas toujours aisé d'avoir un regard expert sur les différentes opérations à mener dans le cadre de ce processus de gestion. Un accompagnement peut donc être nécessaire pour mener à bien vos projets.

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Questions fréquentes

Faut-il suivre ces étapes dans l'ordre, même pour un sous-traitant déjà connu de l'entreprise ?

Pour un sous-traitant que vous mobilisez pour la première fois, il est recommandé de suivre l'ensemble des étapes dans l'ordre présenté, en particulier la qualification et la vérification de conformité, qui conditionnent la suite du processus. Pour un sous-traitant déjà référencé et régulièrement mobilisé, les étapes de qualification peuvent être allégées, mais la vérification de conformité doit rester systématique à chaque nouvelle mission, ses documents administratifs pouvant avoir expiré depuis la dernière collaboration.

Combien de temps ce processus prend-il en moyenne pour une entreprise qui gère plusieurs sous-traitants ?

Le temps nécessaire dépend directement du niveau de digitalisation de chacune de ces étapes : un processus entièrement manuel (e-mails, fichiers partagés, relances téléphoniques) prend mécaniquement plus de temps qu'un processus centralisé sur un outil dédié. C'est précisément la raison pour laquelle le choix d'un logiciel SaaS, évoqué plus haut, a un impact direct sur le temps de gestion global, en particulier lorsque le nombre de sous-traitants et de transactions augmente.

Que faire si une étape de ce processus est régulièrement négligée par manque de temps ?

Il est préférable d'identifier en priorité l'étape la plus exposée au risque juridique ou financier, généralement la vérification de conformité ou la sécurisation des paiements, plutôt que de chercher à optimiser toutes les étapes en même temps avec des ressources limitées. Une fois cette étape prioritaire sécurisée, souvent grâce à l'automatisation d'une partie des contrôles, il devient plus facile de dégager du temps pour structurer les autres étapes du processus.