Source-to-Pay : la digitalisation du processus achats

Les logiciels Source-to-Pay n'ont jamais été autant plébiscités par les directions achats. Selon la 5ème édition du baromètre PwC Global Digital Procurement Survey, les solutions Source-to-Pay sont désormais la norme pour 94 % des directions achats interrogées dans le monde, et concentrent parmi les plus fortes intentions d'investissement des directions achats sur les prochaines années. Elles constituent ainsi le socle de la transformation digitale des achats. Dans cet article, retrouvez la définition précise du Source-to-Pay, les équipes concernées, ses avantages concrets et la façon dont AddWorking digitalise ce cycle pour les entreprises qui recourent à la sous-traitance.

Qu'est-ce que le Source-to-Pay ?

Le processus Source-to-Pay, S2P pour les intimes, comprend toutes les étapes d'achats de sous-traitance allant du sourcing jusqu'au paiement de la prestation réalisée. Le processus se décompose en deux parties.

Nous retrouvons en amont les opérations Source-to-Contract :

• Sourcing
• Qualification du panel
• Consultation
• Gestion des contrats

Tandis que les opérations du Procure-to-Pay sont situées en aval du processus :

• Suivi et évaluation des missions
• Traitement des factures
• Mise en paiement

Quelle différence entre Source-to-Pay et Procure-to-Pay ?

Ces deux notions sont parfois confondues, alors qu'elles désignent en réalité deux périmètres complémentaires. Le Procure-to-Pay ne couvre que la partie aval du cycle achats, du suivi de la mission jusqu'au paiement, tandis que le Source-to-Pay englobe l'intégralité du processus, en y intégrant également la partie amont (Source-to-Contract) : sourcing, qualification du panel, consultation et gestion des contrats. Une solution Source-to-Pay inclut donc toujours les fonctionnalités d'une solution Procure-to-Pay, mais l'inverse n'est pas vrai : un outil purement Procure-to-Pay ne couvre pas le sourcing ni la contractualisation en amont.

Quelles sont les équipes concernées par le processus Source-to-Pay ?

• La direction achats lance des campagnes de sourcing, gère les appels d'offres, contractualise la relation avec les sous-traitants.
• La direction juridique veille à la conformité des sous-traitants et formule des recommandations pour sécuriser la relation avec les ressources externes.
• La direction des opérations suit et évalue la qualité d'exécution des prestations demandées.
• La direction financière traite les factures des sous-traitants et leur mise en paiement.

Le Source-to-Pay concerne donc rarement une seule équipe : sa réussite dépend de la capacité de ces quatre directions à travailler sur un même référentiel d'informations plutôt qu'en silos.

Quels sont les avantages d'une solution S2P ?

Grâce à un logiciel Source-to-Pay (S2P), le processus de gestion des achats, parfois fastidieux et complexe, devient un véritable avantage concurrentiel.

Renforcer la coordination des équipes

Alors que les Français passent plus de 7h30 par semaine à chercher des informations sans les trouver d'après une étude menée par l'AIM, les logiciels Source-to-Pay centralisent les informations et le processus achats.

Aussi, l'adoption d'une solution S2P implique la définition de processus clairs et de rôles bien définis. Ces workflows facilitent la coordination des équipes et accélèrent l'ensemble du cycle de vie des achats.

Fiabiliser la gestion des achats de sous-traitance

Grâce à l'automatisation, la gestion des achats de sous-traitance est fiabilisée :

• La récolte et le contrôle des documents administratifs des sous-traitants sont assurés durant toute la relation contractuelle.
• Les erreurs de saisie possibles au moment de la facturation sont supprimées.
• Le contrôle de RIB est automatisé pour éviter tout risque de fraude au moment de la mise en paiement.

Créer de la valeur sur l'ensemble du processus

La digitalisation du S2P facilite l'évaluation des dépenses achats afin de mesurer la rentabilité des projets. Autre point, les campagnes d'e-sourcing sont basées sur un panel riche, diversifié et conforme, afin d'éviter les ruptures dans les chaînes d'approvisionnement et de garantir la sélection de sous-traitants au meilleur rapport qualité-prix. Enfin, l'automatisation des opérations à faible valeur ajoutée des équipes achats et finance permet aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Comment réussir le déploiement d'une solution Source-to-Pay dans votre entreprise ?

Adopter un logiciel Source-to-Pay ne se limite pas à un choix technique : c'est un projet qui implique plusieurs directions à la fois, ce qui suppose d'anticiper la conduite du changement au même titre que le paramétrage de l'outil. Quelques principes facilitent ce déploiement :

• Impliquez les quatre directions concernées (achats, juridique, opérations, finance) dès la phase de cadrage du projet, plutôt qu'au moment du déploiement.
• Priorisez un périmètre restreint dans un premier temps (par exemple la conformité documentaire ou le paiement des sous-traitants) plutôt que de digitaliser l'ensemble du cycle Source-to-Contract et Procure-to-Pay simultanément.
• Accompagnez également vos sous-traitants dans la prise en main de l'outil : un Source-to-Pay n'apporte de valeur que si les ressources externes elles-mêmes l'utilisent au quotidien, aux côtés de vos équipes internes.
• Mesurez l'adoption réelle de l'outil, et pas seulement son déploiement technique, pour identifier rapidement les points de friction auprès des équipes comme des sous-traitants.

Comment AddWorking digitalise-t-il le cycle des achats de sous-traitance ?

AddWorking, solution Source-to-Pay, connecte les équipes internes et externes de l'entreprise pour faciliter et sécuriser le recours à la sous-traitance.

Avec AddWorking, votre entreprise :

• Rationalise son écosystème IT : un seul outil pour l'ensemble du cycle d'achat de sous-traitance.
• Développe et anime son réseau de sous-traitants fiables et conformes.
• Réduit les délais de sourcing.
• Limite le favoritisme et la dépendance économique.
• Maîtrise et sécurise les achats de sous-traitance.
• Contractualise ses relations avec ses sous-traitants.
• Veille à la performance de ses sous-traitants.

Avec AddWorking, les sous-traitants, de leur côté :

• Assurent le suivi de la conformité de leur entreprise.
• Ne ratent aucune consultation de leurs clients et gagnent de nouveaux marchés.
• Gagnent en visibilité économique grâce à la signature de contrats.
• Valident avec leurs clients la réception de chantier.
• Bénéficient d'un paiement anticipé.

Questions fréquentes

Une PME a-t-elle intérêt à adopter une solution Source-to-Pay, ou est-ce réservé aux grands groupes ?

Une solution Source-to-Pay apporte de la valeur à des entreprises de toutes tailles, même si l'ampleur du déploiement diffère. Une PME qui travaille avec un nombre plus restreint de sous-traitants peut, par exemple, se concentrer d'abord sur la conformité documentaire et le paiement, deux volets où le risque juridique et financier est le plus élevé, avant d'étendre l'outil au sourcing et à la contractualisation. Un logiciel SaaS permet en particulier d'accéder à ces fonctionnalités sans les coûts d'infrastructure d'un ERP classique.

Faut-il remplacer son ERP existant pour adopter une solution Source-to-Pay ?

Pas nécessairement : de nombreuses solutions Source-to-Pay s'intègrent aux ERP déjà en place plutôt que de les remplacer, en se concentrant spécifiquement sur le cycle achats de sous-traitance. L'essentiel est de vérifier les capacités d'intégration de la solution envisagée avec vos outils existants (comptabilité, paiement, signature électronique), pour éviter de dupliquer des informations entre plusieurs systèmes plutôt que de les centraliser.

Combien de temps faut-il pour déployer une solution Source-to-Pay ?

Le délai dépend largement du périmètre choisi au démarrage : un déploiement centré sur un seul volet, comme la conformité documentaire ou la contractualisation, est généralement plus rapide qu'un déploiement couvrant l'intégralité du cycle Source-to-Contract et Procure-to-Pay dès le premier jour. C'est d'ailleurs pour cette raison qu'il est recommandé, comme évoqué plus haut, de prioriser un périmètre restreint avant d'élargir progressivement l'usage de l'outil à l'ensemble du processus achats.