Comment récupérer son kbis gratuitement ?

Le Kbis est un document essentiel pour prouver l’existence légale d’une entreprise. Indispensable dans de nombreuses démarches (sous-traitance, ouverture de compte, réponse à un appel d’offres), il est pourtant souvent payant… sauf si l’on connaît les bonnes méthodes pour l’obtenir gratuitement.

Dans ce guide, vous découvrirez comment récupérer votre Kbis sans frais, en identifiant les alternatives gratuites fiables et en comparant les services disponibles. L’objectif ? Gagner du temps, éviter les frais inutiles, et rester conforme en toute simplicité. Ce guide s’adresse particulièrement aux dirigeants, indépendants et sous-traitants désireux d’optimiser leur gestion administrative.

Définition du Kbis

L’extrait Kbis est le document officiel attestant de l’existence juridique d’une entreprise commerciale, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il est délivré par le greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise.

Il contient des informations clés telles que :

• La dénomination sociale, la forme juridique et l’adresse du siège
• Le numéro SIREN
• Le nom du ou des dirigeants
• L’activité exercée
• Le capital social
• L’historique des décisions juridiques (procédures collectives, radiation...)

Le Kbis fait foi devant tous les tiers. Il est généralement exigé lors de la création d’un compte bancaire professionnel, d’un dépôt de candidature à un appel d’offres, ou encore pour justifier de la régularité d’une entreprise dans le cadre d’un contrat de sous-traitance.

💡 Bon à savoir : Depuis 2023, pour les micro-entrepreneurs ou professions libérales, le Kbis peut être remplacé par une attestation d’inscription au Registre national des entreprises (RNE).

Conditions pour obtenir un Kbis

Qui peut obtenir un Kbis ?

L’extrait Kbis est exclusivement réservé aux entreprises commerciales immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Ainsi, seules les structures suivantes peuvent en bénéficier :

• Sociétés commerciales (SARL, SAS, SA, SNC, etc.)
• Entreprises individuelles commerciales
• Micro-entrepreneurs inscrits volontairement ou obligatoirement au RCS

À l'inverse, certaines entités ne sont pas éligibles à l'obtention d'un Kbis. Celles-ci doivent se tourner vers des documents alternatifs attestant leur existence juridique :

• Les professions libérales : elles devront présenter un extrait d’inscription au Répertoire des Entreprises et des Établissements (extrait INSEE).
• Les micro-entrepreneurs non inscrits au RCS : ces derniers fourniront une attestation URSSAF ou un extrait INSEE.
• Les associations : un récépissé de déclaration ou un extrait du Registre National des Associations (RNA) est requis.

Quelles sont les conditions ?

Pour demander un extrait Kbis, certaines conditions spécifiques s’appliquent en fonction du demandeur :

• Dirigeants ou représentants légaux : ils peuvent obtenir facilement un extrait Kbis en s’adressant directement au greffe du tribunal de commerce concerné ou via une plateforme en ligne dédiée (ex : Infogreffe).
• Personnes mandatées : les experts-comptables, avocats ou cabinets juridiques disposant d'un mandat explicite peuvent effectuer la demande au nom de l'entreprise. Ils devront présenter une preuve de leur mandat (mandat signé par le dirigeant).
• Tiers externes : clients, fournisseurs, partenaires ou tout individu souhaitant vérifier l’existence légale et la situation administrative d'une entreprise peuvent également accéder au Kbis. Toutefois, les informations disponibles publiquement sont limitées aux données non confidentielles (numéro d’immatriculation, adresse du siège social, identité du représentant légal, forme juridique, capital social).

💡 Bon à savoir : L’extrait Kbis a une validité administrative de trois mois à compter de sa délivrance. De nombreuses démarches (contrats commerciaux, appels d’offres, ouverture de compte bancaire professionnel…) exigent un Kbis récent, dit « à jour », afin de garantir la fiabilité des informations.

Comment obtenir son Kbis : gratuit ou payant ?

Accès gratuit : ce que vous devez savoir

Il est possible pour un dirigeant d’entreprise d’obtenir gratuitement un extrait Kbis numérique à jour via des plateformes publiques telles que le service MonIdenum, accessible avec une identité numérique certifiée. Ce service est réservé aux représentants légaux de l’entreprise.

Ce mode d’obtention est particulièrement adapté pour :

• Consulter rapidement un document à jour
• Éviter les frais récurrents
• Accéder à son Kbis dans un espace sécurisé
• Intégrer facilement ce document dans ses processus de réponse à appel d’offres

Cette option constitue une solution idéale pour les dirigeants qui ont besoin de fournir régulièrement leur Kbis dans le cadre de marchés publics, d’appels d’offres ou de relations avec des partenaires.

Étapes à suivre :

1. Créer ou activer votre identité numérique MonIdenum : Rendez-vous sur www.monidenum.fr et suivez les étapes pour créer votre identité numérique (vérification de votre identité avec pièce d’identité, reconnaissance faciale ou rendez-vous visio).
2. Accéder à votre espace personnel sécurisé : Une fois votre compte activé, connectez-vous avec votre identité MonIdenum.
3. Sélectionner votre entreprise : MonIdenum récupère automatiquement la liste des entreprises dont vous êtes le représentant légal, à partir des données du RCS.
4. Télécharger l’extrait Kbis : Accédez à l’extrait Kbis numérique, horodaté, à jour, au format PDF. Le document est téléchargeable autant de fois que nécessaire et sans frais.

Accès payant : quelles options ?

Pour les autres usagers (tiers, partenaires, clients), l’extrait Kbis peut être commandé via :

• Infogreffe.fr (coût entre 2,96 € et 5,18 € selon le format)
• Le greffe du tribunal de commerce (retrait sur place ou envoi postal)

Ces services permettent d’obtenir un Kbis même si vous n’êtes pas le représentant légal. C’est la solution utilisée par les entreprises pour vérifier la légalité d’un fournisseur ou sous-traitant.

Via Infogreffe.fr

1. Aller sur le site www.infogreffe.fr
2. Rechercher l’entreprise à l’aide du nom, du numéro SIREN/SIRET ou de la ville du siège social.
3. Sélectionner le bon établissement dans la liste des résultats.
4. Commander l’extrait Kbis : Choisissez le format (numérique ou papier), puis validez votre commande.
5. Régler les frais (entre 2,96 € et 5,18 € selon le format et l’option choisie).
6. Télécharger le Kbis (si version numérique) ou attendre la réception par courrier (version papier).

Au guichet du greffe du tribunal de commerce

1. Rendez-vous au greffe compétent (lieu d’immatriculation de l’entreprise).
2. Demandez un extrait Kbis en précisant le nom ou le numéro SIREN de l’entreprise.
3. Payez les frais (similaires à ceux d’Infogreffe).
4. Retirez le document sur place ou demandez un envoi postal.

Comparatif des solutions pour récupérer son kbis

💡 Bon à savoir :  Des plateformes comme AddWorking permettent de déposer, prouver l’authenticité et partager ces documents avec vos clients ou partenaires.

Cas particuliers

Certains cas sortent du cadre classique de l’obtention d’un extrait Kbis ou d’un certificat d’immatriculation. Voici les situations les plus fréquentes à connaître pour éviter les blocages.

Entreprises situées en Moselle, Bas-Rhin, Haut-Rhin et Nouvelle-Calédonie

Dans ces départements et territoires, les règles diffèrent du reste de la France métropolitaine. La tenue des registres du commerce y est assurée non pas par les greffes des tribunaux de commerce, mais par les tribunaux judiciaires (ex-tribunaux d’instance).

Ainsi, pour obtenir un extrait Kbis ou un justificatif équivalent :

• Il est recommandé de contacter directement le greffe du tribunal local ;
• Vous pouvez aussi vous adresser à la Chambre de commerce et d'industrie ou à la Chambre des métiers si votre activité relève de leur compétence ;
• Les délais et modalités de délivrance peuvent différer des autres régions (envoi postal, retrait sur place, absence d’accès numérique généralisé).

Kbis ou attestation RNE : que fournir selon votre statut ?

Les micro-entrepreneurs, professions libérales et certaines structures individuelles ne disposent pas d’un extrait Kbis, car ils ne sont pas immatriculés au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

À la place, ils peuvent fournir une attestation d’immatriculation au Registre national des entreprises (RNE), accessible gratuitement via le site de l’INPI.

Ce document contient toutes les informations légales essentielles : numéro SIREN, adresse, activité, date de création, forme juridique, etc. Il est généralement accepté dans les mêmes contextes que le Kbis, sauf exigence expresse d’un extrait RCS (ce qui reste rare).

Centraliser votre conformité avec AdWorking

Gérer manuellement vos documents administratifs, c’est prendre le risque d’oublis, d’erreurs ou de blocages dans vos relations avec vos clients.

AddWorking vous permet de reprendre le contrôle sur la conformité documentaire de votre entreprise grâce à une plateforme simple, fiable et adaptée aux exigences du terrain.

Avec AddWorking, vous pouvez :

• Centraliser tous vos documents de conformité : Kbis, attestation URSSAF, assurances RC Pro et décennale, cartes BTP, DPAE, certificats de qualification, preuves d’adhésion CIBTP, etc.
• Être automatiquement alerté en cas de document expiré, manquant ou non conforme, pour ne jamais être pris au dépourvu
• Partager vos documents à jour en un clic avec vos clients, donneurs d’ordre ou partenaires, via des liens sécurisés ou des exports personnalisés
• Anticiper les demandes de vos clients et réduire les frictions administratives dans vos appels d’offres, renouvellements de contrat ou audits

Pensée pour les entreprises du BTP, prestataires de services, artisans, sous-traitants et indépendants, la solution AddWorking vous fait gagner un temps précieux et renforce la fiabilité perçue de votre entreprise.

Vous êtes plus réactif, plus crédible, et toujours conforme.

Conclusion

Pensez à télécharger votre Kbis dès la création de votre entreprise, ou votre attestation RNE si vous êtes micro-entrepreneur. Anticiper ces besoins vous évite des blocages lors d’appels d’offres ou de missions, et renforce votre fiabilité auprès de vos partenaires.

Pour une gestion simple, fluide et conforme de vos documents administratifs, testez la solution AddWorking : un outil simple, pensé pour les indépendants et sous-traitants qui veulent rester concentrés sur leur métier, tout en assurant leur conformité documentaire.

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