Make or buy : la méthode pour réussir son externalisation

Make or buy ? Une question stratégique que de nombreuses entreprises se posent. En effet, ce questionnement répond à une tendance de fond des entreprises à externaliser certains domaines de compétences. Selon Oxford Economics, 65 % d'entre elles considèrent le recours à des sous-traitants, prestataires ou encore freelances comme essentiels pour répondre à leurs besoins. Cet article vous donne une méthode structurée, étape par étape, pour arbitrer entre faire en interne et faire faire par un tiers.

Qu'est-ce que le make or buy ?

Le make or buy, autrement dit faire ou faire faire, repose sur le choix des entreprises d'internaliser ou d'externaliser une partie de leurs activités.

La prise de décision sera motivée par l'intérêt des sociétés à :

• Compléter les compétences pénuriques pour répondre à la demande du marché.
• Optimiser les coûts sur les opérations à faible valeur ajoutée.
• Développer un avantage concurrentiel.

Cette décision n'est jamais figée : une activité externalisée aujourd'hui peut être réinternalisée demain si les compétences ou les volumes concernés évoluent, et inversement.

Qui mobiliser au sein de l'entreprise pour réussir sa stratégie make or buy ?

La mise en place d'une stratégie make or buy implique l'ensemble des services de l'entreprise :

• La direction générale arbitre la mise en place d'une stratégie d'externalisation.
• La direction des achats pilote le projet.
• La direction des opérations intègre la stratégie au sein de l'entreprise.
• La direction juridique évalue les risques liés à l'externalisation.
• La direction financière définit les coûts de l'externalisation.

L'externalisation peut être un vrai levier de performance pour les sociétés à condition de mobiliser chaque département en fonction de son domaine d'expertise, plutôt que de laisser la décision reposer sur un seul service. Un projet piloté uniquement par les achats, sans validation juridique ou financière par exemple, expose l'entreprise à des risques qui n'apparaîtront souvent qu'après coup.

Comment analyser les avantages et les inconvénients de l'externalisation ?

Une stratégie make or buy réussie est conditionnée par l'analyse des avantages et des inconvénients pour l'entreprise à externaliser une partie de son activité.

L'analyse SWOT

Il existe plusieurs méthodes permettant d'analyser les conséquences de la mise en place d'une stratégie d'externalisation. Prenons l'exemple de la matrice SWOT : cette méthode permet de diagnostiquer, en quatre axes, les options stratégiques d'une entreprise.

• Strengths : Forces
• Weaknesses : Faiblesses
• Opportunities : Opportunités
• Threats : Menaces

Deux analyses différencient ces quatre axes : l'analyse interne et l'analyse externe à l'entreprise.

‍

L'analyse interne

L'analyse interne porte sur les forces et les faiblesses de l'entreprise au regard de son organisation et de son positionnement.

• Les forces de l'entreprise : renvoient aux compétences, connaissances ou outils que l'entreprise peut mobiliser pour actionner tous ses leviers de croissance.
• Les faiblesses de l'entreprise : renvoient aux difficultés rencontrées par l'entreprise pour atteindre ses objectifs stratégiques.

L'analyse externe

L'analyse externe énumère les éléments de l'environnement de l'entreprise (clients, sous-traitants, prestataires, freelances...) qui peuvent avoir des impacts positifs ou négatifs sur elle.

• Les opportunités de l'entreprise : renvoient à tous les leviers de performance externes à l'entreprise.
• Les menaces de l'entreprise : renvoient aux risques encourus par l'entreprise à cause de son environnement.

Comment identifier les tâches à faible valeur ajoutée à externaliser ?

Une société a tout intérêt à externaliser les tâches à faible valeur ajoutée. En effet, le temps passé à l'exécution d'une tâche chronophage au détriment du cœur d'activité de l'entreprise a un impact négatif sur la productivité des collaborateurs. L'externalisation des tâches improductives permet ainsi de se concentrer sur les activités rentables pour l'entreprise.

Pour identifier ces tâches, il est utile de se poser une question simple pour chaque activité : génère-t-elle un avantage concurrentiel direct pour l'entreprise, ou s'agit-il d'une tâche support qu'un tiers spécialisé pourrait réaliser aussi bien, voire mieux, sans mobiliser vos collaborateurs les plus stratégiques ?

Comment définir les compétences externes à mobiliser ?

Recourir à une compétence extérieure est un moyen efficace pour l'entreprise de se positionner rapidement sur les opportunités qu'offre son secteur. L'externalisation permet également de gagner en flexibilité en recourant à des ressources externes seulement pour des besoins ponctuels, sans engager de recrutement durable pour une compétence dont le besoin pourrait n'être que temporaire.

Quel outil choisir pour sécuriser votre externalisation ?

L'émergence des logiciels SaaS a simplifié et sécurisé le recours à l'externalisation. En effet, la compliance, la gestion des contrats ou encore le traitement des factures des sous-traitants peuvent désormais s'automatiser, permettant ainsi aux collaborateurs de fiabiliser et d'accélérer leurs opérations plutôt que de les gérer manuellement, dossier par dossier.

Comment maîtriser les risques juridiques et financiers de l'externalisation ?

AddWorking est une solution pour simplifier et sécuriser l'ensemble du processus achats lié à la sous-traitance. L'équipe a rédigé trois guides essentiels pour saisir tous les enjeux de l'externalisation :

• Guide 1 : Comment bien gérer vos relations avec vos sous-traitants ?
• Guide 2 : Comment maîtriser les risques juridiques liés à la sous-traitance ?
• Guide 3 : Comment maîtriser les coûts de gestion liés à la sous-traitance ?

Le make or buy est une question particulièrement stratégique pour les entreprises. C'est pourquoi l'équipe AddWorking reste à votre écoute afin de vous accompagner à simplifier et sécuriser vos opérations liées à la sous-traitance.

Questions fréquentes

Faut-il faire un choix définitif entre make et buy, ou peut-on combiner les deux approches ?

Non, la plupart des entreprises adoptent une approche mixte plutôt qu'un choix radical entre tout internaliser et tout externaliser. Il est courant de conserver en interne les compétences stratégiques qui font la différence concurrentielle de l'entreprise, tout en externalisant les activités support ou les pics d'activité ponctuels. Cette approche mixte permet d'ajuster la stratégie au fil du temps, en réinternalisant ou en externalisant davantage selon l'évolution des besoins et des compétences disponibles.

Quels indicateurs suivre pour savoir si une externalisation est réussie ?

Il n'existe pas d'indicateur unique, mais plusieurs signaux permettent d'évaluer une externalisation dans la durée : le respect des délais et de la qualité attendue par le prestataire, l'évolution du coût de gestion associé à la relation (voir notre article sur les coûts de gestion de la sous-traitance), et la fiabilité du sous-traitant sur le plan de sa conformité juridique et sociale. Un suivi régulier de ces indicateurs permet de détecter rapidement si l'externalisation doit être ajustée, voire remise en question pour certaines activités.

Le make or buy s'applique-t-il aussi aux petites entreprises, ou seulement aux grands groupes ?

Le make or buy concerne des entreprises de toutes tailles, même si la méthode d'analyse peut être simplifiée pour une petite structure qui n'a pas nécessairement une direction juridique ou financière dédiée. Une petite entreprise a d'ailleurs souvent un intérêt particulier à externaliser les tâches à faible valeur ajoutée, faute de pouvoir se permettre de mobiliser ses collaborateurs, peu nombreux, sur autre chose que son cœur d'activité. L'essentiel reste de formaliser la décision plutôt que de la prendre au cas par cas, quelle que soit la taille de l'entreprise.