5 bonnes pratiques pour un processus de demande d’achat optimisé

Réduire les coûts et augmenter l'efficacité ne sont pas seulement des objectifs, ils sont au cœur de la stratégie de toute entreprise cherchant à croître. Un processus de demande d'achat optimisé est la clé pour y parvenir, en transformant la manière dont les ressources sont allouées et en répondant avec agilité aux besoins opérationnels. Cet article explore les meilleures pratiques pour peaufiner ce processus, mettant en lumière la gestion optimale des demandes d'achat pour maximiser votre efficacité. Pour les donneurs d'ordres du BTP, ce sujet dépasse la seule question de l'organisation interne : il touche aussi à des obligations légales précises, notamment lorsque la demande d'achat aboutit à la sélection d'un sous-traitant.

Définition d'une demande d'achat

Une demande d'achat est un document qui formalise le besoin d'achat de biens ou de services au sein d'une entreprise. Ce document précise les articles ou services requis, leur quantité, le prix unitaire estimé, et le budget total, facilitant ainsi la communication claire des besoins entre différents départements.

Prenons l'exemple d'un service marketing qui a besoin d'une prestation de conseil en stratégie digitale. La demande d'achat décrira le type de service souhaité, la durée de la consultation, le nombre d'heures ou de jours estimés, le tarif horaire ou journalier prévu, et le budget total alloué pour cette prestation. Elle explique également pourquoi cette expertise externe est nécessaire, par exemple pour améliorer la présence en ligne de l'entreprise ou pour optimiser une campagne publicitaire digitale.

Dans le secteur du BTP, la demande d'achat prend une importance particulière lorsqu'elle concerne le recours à un sous-traitant : au delà de la simple formalisation d'un besoin, elle constitue souvent le point de départ du dossier qui permettra à l'entreprise de justifier, en cas de contrôle, qu'elle a respecté ses obligations de vérification vis à vis de ses partenaires.

Les étapes du processus de demande d'achat

Avant de plonger dans les détails de chaque étape spécifique du processus de demande d'achat, il est essentiel de comprendre l'importance de bien structurer ces étapes. Un processus bien défini aide non seulement à maintenir l'ordre et la transparence, mais assure également que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d'onde, réduisant ainsi les risques d'erreurs et les délais dans le traitement des demandes.

Chaque étape du processus, de la création à l'approbation finale, doit être clairement définie et intégrée dans le système de gestion des achats. Cela garantit une meilleure coordination entre les différents départements et permet une traçabilité complète des demandes, éléments cruciaux pour l'efficacité et la rapidité du processus d'achat. À présent, explorons la première de ces étapes : la création de la demande d'achat.

Création de la demande d'achat

La création d'une demande d'achat nécessite une attention minutieuse pour garantir l'inclusion de toutes les informations nécessaires qui influenceront toutes les étapes suivantes. Cette étape consiste à documenter de manière exhaustive et précise la nature des biens ou des services requis. Les détails comme les spécifications techniques, la quantité, le coût estimé, et la justification de l'achat doivent être clairement formulés pour éviter les malentendus.

La rigueur dans cette étape est essentielle pour établir une base solide pour le processus d'achat, assurant que chaque demande est conforme aux besoins réels et aux politiques de l'entreprise. Concrètement, une demande d'achat bien construite précise aussi, quand cela est pertinent, si la prestation envisagée relève de la sous-traitance au sens du Code civil et du Code du travail, ce qui conditionne les vérifications à mener en amont de toute signature de contrat.

Envoi de la demande d'achat

L'envoi de la demande d'achat représente la phase où la demande est formellement communiquée aux parties prenantes concernées, telles que le département des achats, la direction financière, et les approbateurs clés. Cette transmission se fait généralement par le biais de systèmes numériques qui permettent une distribution rapide et efficace de la documentation. L'importance de cette étape réside dans sa capacité à assurer une traçabilité et une transparence complète, permettant à toutes les parties prenantes de suivre l'évolution de la demande à travers le processus d'approbation.

Approbation

L'approbation est le pivot central du processus de demande d'achat, où la demande est scrutée pour validation. Cette étape implique souvent un circuit de validation avec plusieurs niveaux d'approbation, adaptés à la complexité et à la valeur de la demande. Chaque niveau d'approbation est généralement clairement défini dans les politiques d'achat de l'entreprise pour s'assurer que les dépenses sont autorisées de manière appropriée et que les risques financiers sont gérés de manière efficace. L'approbation peut également inclure des vérifications de conformité pour s'assurer que la demande est en accord avec les normes réglementaires et les exigences contractuelles.

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Suite du processus

Une fois approuvée, la demande d'achat est transformée et elle peut être suivie de différents processus en fonction des informations présentes lors de la demande d'achat.

Un fournisseur, prestataire ou sous-traitant a été sélectionné : la demande d'achat approuvée est directement transformée en bon de commande ou en contrat en utilisant les informations fournies. Les détails tels que la description, la quantité, le prix, et les délais sont vérifiés pour conformité et exactitude, puis le document final est émis et transmis pour exécution.

Lorsque le partenaire retenu est un sous-traitant, cette transformation ne doit pas se limiter à un contrôle administratif interne. Le donneur d'ordres est en effet tenu, en application de l'article L8222-1 du Code du travail, de vérifier que son cocontractant s'acquitte de ses obligations déclaratives et de paiement des cotisations sociales, notamment via l'attestation de vigilance délivrée par l'URSSAF. Cette vérification doit être renouvelée périodiquement pendant toute la durée du contrat lorsque celui-ci porte sur un montant significatif, faute de quoi l'entreprise s'expose à une solidarité financière avec le sous-traitant en cas de travail dissimulé constaté chez ce dernier. La loi du 10 juillet 2014 tendant au renforcement de la lutte contre le dumping social a par ailleurs étendu ce type d'obligations de vigilance à la chaîne de sous-traitance dans le cadre du détachement de salariés.

Aucun fournisseur, prestataire ou sous-traitant n'a été sélectionné : un appel d'offre est lancé auprès de partenaires potentiels basé sur les critères de la demande d'achat. Les propositions reçues sont évaluées pour sélectionner le partenaire le plus adapté. Une fois choisi, un contrat ou un bon de commande est négocié et créé, puis signé pour démarrer l'exécution des services ou la livraison des produits. Pour les acheteurs publics ou les entreprises intervenant sur des marchés publics de travaux, cette phase de mise en concurrence s'inscrit également dans le cadre plus large fixé par le Code de la commande publique, qui encadre les procédures de publicité et de sélection des offres selon la nature et le montant du marché.

Les bonnes pratiques pour optimiser vos demandes d'achat

Centraliser la demande d'achat

Centraliser toutes les demandes d'achat dans un système unifié constitue une pratique fondamentale pour améliorer l'efficacité des procédures d'achat. Un tel système centralisé offre une visibilité globale sur toutes les demandes et les dépenses associées, facilitant ainsi la gestion financière et l'allocation des ressources.

En réduisant les erreurs administratives, ce système permet d'éviter les doublons et les achats non autorisés, améliorant ainsi la conformité et le contrôle budgétaire. De plus, une plateforme centralisée de gestion des achats permet à tous les acteurs impliqués (gestionnaires, acheteurs, approbateurs) d'accéder à l'information en temps réel, garantissant une meilleure coordination et une réactivité accrue face aux besoins de l'entreprise. Un exemple concret serait l'utilisation d'une plateforme de gestion des achats où toutes les demandes, approbations et suivis peuvent être gérés en un seul lieu.

Dans le BTP, cette centralisation présente un intérêt supplémentaire : elle permet de conserver, au même endroit que la demande d'achat, les pièces justificatives associées à chaque sous-traitant (attestations, assurances, documents d'identité de l'entreprise), ce qui facilite grandement la constitution du dossier de preuve en cas de contrôle de l'inspection du travail ou de l'URSSAF.

Utiliser un formulaire standardisé

L'utilisation d'un formulaire standardisé pour toutes les demandes d'achat garantit la collecte cohérente et complète des informations essentielles, ce qui simplifie considérablement l'évaluation et le traitement des demandes.

Ce formulaire doit inclure des champs dédiés à la description détaillée du produit ou du service, la quantité demandée, le prix unitaire, et une justification de l'achat pour permettre une analyse approfondie des besoins et des coûts. La standardisation facilite également l'automatisation des processus d'approbation, d'appel d'offre et de contractualisation, réduisant les délais de traitement et minimisant les interactions manuelles sujettes aux erreurs.

Pour une entreprise du BTP, il est recommandé d'ajouter au formulaire une case indiquant explicitement s'il s'agit d'un achat de sous-traitance, afin de déclencher automatiquement le circuit de vérification adapté (documents de vigilance, assurance décennale, agrément éventuel).

Établir des seuils d'approbation clairs, un circuit de validation adapté

Définir des seuils d'approbation clairs est essentiel pour assurer un processus d'approbation efficace et hiérarchisé. En établissant des niveaux de validation en fonction du montant des dépenses, l'entreprise peut automatiser les approbations pour les achats de moindre valeur, tout en requérant des revues plus détaillées pour les dépenses significatives.

Cette démarche contribue non seulement à accélérer le processus pour les achats courants mais aussi à sécuriser les engagements financiers plus importants. Le système de validation doit être clairement communiqué à tous les niveaux de l'entreprise pour garantir la transparence et le respect des procédures établies. Un seuil pourrait être fixé à 5 000 euros, en dessous duquel un responsable de département peut approuver la demande, tandis que les montants supérieurs nécessitent une validation au niveau de la direction. Ce type de seuil reste une décision interne à l'entreprise, à distinguer des seuils réglementaires qui s'appliquent, eux, aux acheteurs soumis au Code de la commande publique.

Mettre en place un processus de suivi efficace

L'instauration d'un système de suivi robuste est indispensable pour monitorer le progrès des demandes d'achat du point de création à leur approbation. Il doit offrir une visibilité complète sur le statut de chaque demande, permettant de détecter et d'adresser rapidement toute anomalie ou retard dans le flux de travail.

Un tableau de bord dynamique peut servir de centre de contrôle, affichant les mises à jour en temps réel et alertant les référents en cas de mise à jour. Par exemple, un tableau de bord de suivi pourrait afficher le statut actuel de chaque demande, les étapes complétées, et les actions restantes.

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Ce suivi peut également intégrer des alertes automatiques sur la date d'expiration des documents de vigilance d'un sous-traitant, afin d'éviter que l'entreprise ne se retrouve, sans s'en rendre compte, en défaut de vérification pendant l'exécution du contrat.

Favoriser la collaboration entre les départements

Pour optimiser le processus de demande d'achat, promouvoir une collaboration étroite entre les différents départements impliqués est une pratique bénéfique. Une interaction fluide entre les services d'achats, de comptabilité, d'opérations, et parfois même de conformité légale est essentielle. Cette synergie permet de fluidifier le flux d'informations et de réduire les délais de traitement des demandes, tout en assurant que toutes les décisions prises sont bien informées et alignées avec les objectifs stratégiques de l'entreprise.

L'utilisation de plateformes collaboratives se révèle très efficace pour maintenir une bonne communication interdépartementale. Ces outils offrent un espace commun où les documents peuvent être partagés, les mises à jour publiées, et les feedbacks communiqués en temps réel. Cela garantit que tous les acteurs restent synchronisés tout au long du processus de demande d'achat, depuis la création de la demande jusqu'à son approbation et au delà, jusqu'à la réception des biens ou services achetés.

Checklist rapide pour une demande d'achat optimisée

• Le besoin est-il décrit avec précision (nature, quantité, budget, justification) ?
• Le circuit de validation et les seuils d'approbation sont-ils clairement définis ?
• S'agit-il d'un achat de sous-traitance ? Si oui, les documents de vigilance ont-ils été demandés ?
• La demande est-elle centralisée dans un système unique, accessible à tous les acteurs concernés ?
• Un suivi (tableau de bord, alertes) est-il en place jusqu'à la clôture du dossier ?

Questions fréquentes

Une demande d'achat a-t-elle une valeur juridique ?
La demande d'achat est avant tout un document interne de gestion. Elle n'engage l'entreprise vis à vis d'un tiers que lorsqu'elle se traduit par un bon de commande ou un contrat signé.

Faut-il vérifier un sous-traitant avant chaque demande d'achat ?
Dès lors que le montant de la prestation dépasse le seuil fixé par la réglementation, l'entreprise doit obtenir et conserver les documents de vigilance prévus par le Code du travail, et renouveler cette vérification pendant toute la durée du contrat.

Quelle différence entre un fournisseur et un sous-traitant dans une demande d'achat ?
Le fournisseur livre un bien ou exécute une prestation pour son propre compte, tandis que le sous-traitant exécute, pour le compte du donneur d'ordres, tout ou partie d'un contrat que ce dernier a conclu avec un client. Cette distinction conditionne les obligations de vigilance applicables.

Un seuil d'approbation interne remplace-t-il les obligations légales de vérification ?
Non. Le seuil d'approbation est une règle de gestion interne à l'entreprise, indépendante des obligations légales de vérification d'un sous-traitant, qui s'appliquent quel que soit le circuit d'approbation choisi en interne.