Les KPIs à mesurer dans les achats de sous-traitance

Autrefois, les directions achats étaient perçues uniquement comme des cost-killers. À présent, ces dernières sont également attendues sur leur capacité à accompagner la croissance de leurs sociétés et à maîtriser les risques liés à la sous-traitance. Pour répondre à ces différents enjeux, l'évaluation de la performance achats à travers la définition de KPIs devient incontournable. Dans cet article, retrouvez pourquoi mesurer ces indicateurs et un tour d'horizon des 6 KPIs essentiels à suivre dans les achats de sous-traitance.

Pourquoi définir des KPIs dans les achats de sous-traitance ?

KPI signifie en anglais key performance indicator. Autrement dit, ce sont des indicateurs qui permettent de mesurer la performance des actions d'un service tel que les achats.

Gagner en légitimité

Les KPIs sont des alliés essentiels des directions achats pour formuler des pistes d'amélioration. Avec des données chiffrées et fiables, les recommandations des directions achats gagnent en crédibilité et sont davantage soutenues par leur direction générale. Un avantage non négligeable quand on sait que plus de 60 % des départements achats sont rattachés au COMEX ou au CODIR de leur entreprise selon le Conseil National des Achats.

Orienter les prises de décisions

Avec des KPIs mis à jour régulièrement et présentés dans des dashboards, les départements achats apportent de la visibilité sur leurs actions et sur les orientations à prendre pour améliorer leur performance. En d'autres termes, les prises de décisions stratégiques s'appuient sur des données objectives et évitent ainsi les hypothèses hasardeuses qui pourraient faire perdre du temps et de l'argent à l'entreprise. Ces indicateurs viennent naturellement compléter les objectifs définis dans votre stratégie achats.

Quel est le KPI des dépenses dédiées à la gestion des sous-traitants ?

Les dépenses dédiées à la gestion des sous-traitants regroupent tous les coûts consacrés au pilotage de l'ensemble du processus achats, allant du sourcing jusqu'au paiement. Cette métrique permet d'identifier les coûts à réduire pour améliorer les performances économiques de l'entreprise et de prioriser les opérations nécessitant d'être optimisées. Elle gagne à être suivie poste par poste (sourcing, contractualisation, suivi de chantier, facturation) plutôt que comme un montant global, pour identifier précisément où se concentrent les coûts.

Quel est le KPI des dépenses évitées par la direction achats ?

Les dépenses évitées sont tous les coûts économisés (approvisionnements de biens, de services…) par la direction achats. Cette métrique consiste à mettre en avant les actions du département pour maîtriser les coûts, par exemple une renégociation tarifaire obtenue auprès d'un sous-traitant ou l'évitement d'une pénalité grâce à un contrôle de conformité réalisé en amont.

Comment calculer le ROI des achats ?

Le ROI prend en compte l'ensemble des dépenses des achats par rapport aux économies que le département a réalisées pour l'entreprise. Cette métrique est essentielle pour mesurer la réussite du service et permet de justifier les décisions auprès des équipes et des autres départements. Un ROI suivi dans la durée, plutôt que calculé ponctuellement, permet également de démontrer l'impact cumulé des actions de la direction achats sur plusieurs exercices.

Comment mesurer la durée des opérations dédiées aux achats ?

La durée des opérations dédiées aux achats représente le temps moyen consacré par les équipes pour gérer leurs sous-traitants. Parmi ces tâches, nous retrouvons :

• Le lancement de campagnes de sourcing ;
• La formulation de l'appel d'offre ;
• La gestion des contrats ;
• Le traitement des factures.

Cette métrique permet de mesurer l'efficacité des équipes sur l'ensemble du processus achats et d'identifier les opérations nécessitant d'être améliorées, en particulier celles qui restent gérées manuellement et qui pourraient bénéficier d'une digitalisation.

Comment suivre le nombre de compétences pénuriques ?

Pour éviter de perdre des opportunités business, les directions achats ont tout intérêt à connaître les compétences externes qui leur manquent dans leur réseau. En référençant l'ensemble de leurs partenaires, les équipes achats gagnent en visibilité sur les compétences qui leur manquent et en profitent pour nouer de nouvelles relations stratégiques. Une qualification rigoureuse des sous-traitants en amont facilite d'ailleurs le suivi de cet indicateur, en donnant une cartographie fiable des compétences réellement disponibles dans le panel.

Comment mesurer le degré de conformité des sous-traitants ?

Le degré de conformité renvoie à la capacité des sous-traitants à respecter les conditions contractuelles lors de l'exécution de leurs missions, mais aussi à la part de sous-traitants à jour de leurs documents obligatoires à un instant donné. Cette métrique permet d'identifier les sous-traitants capables de répondre aux besoins de l'entreprise et de les fidéliser, en s'appuyant par exemple sur les relations nouées avec vos sous-traitants stratégiques les mieux notés sur ce critère.

Comment mettre en place un tableau de bord de KPIs achats ?

Suivre 6 KPIs différents n'a de valeur que s'ils sont réellement exploités au quotidien plutôt que calculés ponctuellement. Quelques principes simples permettent d'en tirer parti :

• Centralisez ces indicateurs dans un même tableau de bord plutôt que dans des fichiers séparés, pour permettre une lecture croisée rapide (par exemple entre le degré de conformité et le ROI des achats d'un même sous-traitant).
• Définissez une fréquence de mise à jour adaptée à chaque indicateur : mensuelle pour le suivi opérationnel (durée des opérations, conformité), trimestrielle ou annuelle pour les indicateurs plus structurants (ROI, dépenses évitées).
• Partagez ces KPIs avec la direction générale et les autres départements de façon régulière, et pas seulement lors d'un bilan annuel, pour renforcer la légitimité évoquée plus haut.
• Priorisez 3 ou 4 indicateurs dans un premier temps si votre direction achats découvre ce pilotage par la donnée, plutôt que de vouloir déployer les 6 KPIs simultanément.

En conclusion, les KPIs dans les achats de sous-traitance ne se limitent pas uniquement à réduire les coûts : les départements achats sont également attendus sur de nombreux sujets tels que la maîtrise des risques liés à la sous-traitance ainsi que leur capacité à contribuer à la croissance de leur entreprise.

Questions fréquentes

Est-il nécessaire de suivre les 6 KPIs présentés dans cet article dès le départ ?

Non, il est généralement préférable de commencer par un nombre restreint d'indicateurs réellement exploités plutôt que de vouloir tout mesurer d'emblée. Une direction achats qui découvre le pilotage par la donnée peut par exemple démarrer avec le ROI des achats et le degré de conformité des sous-traitants, deux indicateurs particulièrement parlants pour la direction générale, avant d'élargir progressivement à la durée des opérations et aux dépenses évitées.

Quelle est la différence entre les dépenses évitées et le ROI des achats ?

Les dépenses évitées mesurent un montant ponctuel économisé grâce à une action précise de la direction achats, comme une renégociation tarifaire ou un contrôle qui a permis d'éviter une pénalité. Le ROI des achats, lui, met en perspective l'ensemble des dépenses du département achats par rapport aux économies globales réalisées sur une période donnée, ce qui en fait un indicateur plus global de la performance du service dans son ensemble, plutôt qu'une mesure isolée d'une seule action.

À quelle fréquence faut-il revoir la liste des KPIs suivis par la direction achats ?

Il n'existe pas de fréquence universelle, mais il est recommandé de revoir la pertinence de ses indicateurs au moins une fois par an, en particulier si la stratégie achats de l'entreprise évolue ou si de nouveaux risques apparaissent dans le panel de sous-traitants. Un KPI qui n'est plus exploité dans les décisions prises par la direction achats a peu d'intérêt à être maintenu, et mieux vaut le remplacer par un indicateur plus directement actionnable.