Tout comprendre sur l'obligation de vigilance légale

L'obligation de vigilance est l'obligation légale qui vous impose, lorsque vous recourez à un sous-traitant, de vérifier régulièrement qu'il respecte bien ses obligations sociales et fiscales. Elle vise principalement à lutter contre le travail dissimulé et à sécuriser juridiquement votre relation avec vos sous-traitants. Dans cet article, vous retrouverez sa définition légale, les documents à collecter, les liens pour les vérifier, ainsi que les sanctions encourues en cas de manquement.

Qu'est-ce que l'obligation de vigilance ?

L'obligation de vigilance est encadrée par les articles L8222-1 et D8222-5 du Code du travail.

Cette obligation s'adresse à toute entreprise entendant passer un marché de fournitures, de travaux ou de prestations de services de plus de 5 000 euros hors taxes sur l'année (article D8254-1 du Code du travail).

Vous avez une responsabilité vis-à-vis de vos sous-traitants et devez vérifier leur conformité au regard du droit du travail, dès la signature du contrat puis tous les 6 mois.

Qui est concerné par l'obligation de vigilance ?

L'obligation de vigilance concerne toute entreprise qui contracte avec un sous-traitant, quel que soit son secteur d'activité, dès lors que le seuil de 5 000 euros HT cumulés sur l'année est atteint. Elle s'applique aussi bien à un grand groupe qu'à une PME, et quel que soit le statut juridique du sous-traitant (société, entrepreneur individuel, auto-entrepreneur, exploitant agricole). Le nombre de sous-traitants mobilisés n'a pas d'incidence sur le principe de l'obligation : elle s'applique de la même façon à chacun d'entre eux, pris individuellement.

À quoi sert l'obligation de vigilance ?

L'obligation de vigilance a pour objectif de lutter contre le travail dissimulé. Vous devez alors vérifier que votre sous-traitant s'acquitte bien de ses obligations de déclaration, de paiement de ses cotisations et qu'il déclare bien ses salariés.

Si vous êtes informé de la non-conformité d'un de vos sous-traitants à ses obligations, il sera indispensable de lui ordonner de résoudre cette situation, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Comment répondre à son obligation de vigilance ?

Les articles D8254-2, D8254-3, D8222-5 et D8222-7 du Code du travail énumèrent les documents à collecter :

• L'attestation de vigilance
• L'attestation de régularité fiscale
• L'extrait de l'inscription de l'entreprise
• La liste nominative des salariés étrangers hors EEE ou attestation sur l'honneur du non-emploi de salariés étrangers hors EEE

Une fois les documents collectés, vous devez également vérifier leur authenticité, et pas seulement leur simple présence dans votre dossier.

Quels sont les liens permettant de vérifier les documents ?

L'attestation de vigilance

• Pour les sociétés commerciales : https://www.urssaf.fr/
• Pour les artisans et entrepreneurs individuels : https://www.secu-independants.fr/
• Pour les non-salariés agricoles : https://www.msa.fr/

L'attestation de régularité fiscale

• Pour les sociétés commerciales : https://www.impots.gouv.fr/
• Pour les artisans et entrepreneurs individuels : https://www.secu-independants.fr/

L'attestation de création d'entreprise

• Pour les sociétés commerciales : https://www.infogreffe.fr/
• Pour les artisans et entrepreneurs individuels : https://www.artisanat.fr/
• Pour les professions libérales : https://avis-situation-sirene.insee.fr/

Quelles sont les sanctions si vous ne respectez pas votre obligation de vigilance ?

Si votre sous-traitant n'est pas en règle de ses obligations légales, vous pouvez être tenu solidairement responsable et encourir des sanctions particulièrement lourdes :

• Jusqu'à 3 ans d'emprisonnement.
• Une amende pouvant atteindre 200 000 euros pour une personne morale, ou 45 000 euros pour une personne physique.
• Le paiement des impôts, taxes et cotisations obligatoires dus par le sous-traitant, ainsi que des pénalités et majorations associées, au Trésor ou aux organismes de protection sociale.
• Le cas échéant, le remboursement des sommes correspondant au montant des aides publiques dont vous avez bénéficié (article L8222-2 du Code du travail).

Plus vous avez de sous-traitants, plus le risque de ne pas répondre à votre obligation de vigilance est grand : les documents collectés n'ont pas toujours la même durée de validité, il n'est donc pas rare de se retrouver rapidement avec des documents invalides. C'est pourquoi notre équipe Conformité et Juridique a créé un tableau de suivi avec toutes les dates de fin de validité indiquées pour chaque document que vous recevez.

Comment automatiser le respect de votre obligation de vigilance ?

Collectez et faites authentifier automatiquement les documents obligatoires de vos sous-traitants, recevez des alertes avant chaque expiration et gardez une traçabilité complète en cas de contrôle, gratuitement, grâce à AddWorking.

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Questions fréquentes

L'obligation de vigilance s'applique-t-elle aussi aux sous-traitants de rang 2 ou plus ?

L'obligation de vigilance porte en premier lieu sur la relation directe entre votre entreprise et votre sous-traitant de premier rang. Elle ne vous impose pas de collecter directement les documents des sous-traitants de rang 2, mais votre sous-traitant de premier rang est lui-même tenu, en tant que donneur d'ordre à son propre niveau, de respecter la même obligation vis-à-vis de ses propres sous-traitants. Il est donc recommandé de vous assurer contractuellement que votre sous-traitant applique bien cette même vigilance en cascade.

L'obligation de vigilance s'applique-t-elle à un contrat de courte durée ou ponctuel ?

Oui, dès lors que le montant cumulé des prestations avec ce sous-traitant dépasse 5 000 euros HT sur l'année, l'obligation s'applique, que la relation soit ponctuelle ou récurrente. Plusieurs missions courtes réalisées avec le même sous-traitant au cours de l'année se cumulent pour apprécier ce seuil, ce qui peut surprendre les entreprises qui ne suivent pas ce montant de façon centralisée.

Que faire si un document collecté s'avère non conforme après vérification ?

Dans ce cas, vous devez mettre en demeure votre sous-traitant de régulariser sa situation, par lettre recommandée avec accusé de réception, comme évoqué plus haut dans cet article. En l'absence de régularisation, il est recommandé de suspendre la relation contractuelle ou les paiements en cours, plutôt que de continuer la mission sans document valide, ce qui vous exposerait directement au risque de responsabilité solidaire décrit ci-dessus.