Sous-traitance : 5 leviers pour vos performances financières

Les entreprises ont plus que jamais besoin de recourir à des sous-traitants pour répondre efficacement à la demande du marché. Preuve à l'appui : 62% des entreprises considèrent les ressources externes comme un moyen d'améliorer leurs performances financières selon Oxford Economics. Mais recourir à la sous-traitance ne suffit pas en soi à améliorer vos résultats : encore faut-il structurer chaque étape du processus, du calcul des coûts de gestion jusqu'au paiement des sous-traitants. C'est pourquoi AddWorking vous propose 5 actions simples et concrètes pour transformer la sous-traitance en véritable levier de performance financière, plutôt qu'en simple centre de coûts subi.

Comment calculer vos coûts de gestion liés au processus achats ?

Le recours à la sous-traitance peut être un levier de croissance pour votre entreprise, à condition d'identifier l'ensemble des opérations liées au processus achats. Chacune de ces opérations mobilise du temps et des ressources internes qui, additionnés, forment un coût de gestion souvent invisible dans les tableaux de bord financiers classiques :

• Qualification du panel de sous-traitants : collecte des informations d'identité, des compétences et des zones d'intervention de chaque sous-traitant avant de pouvoir le solliciter.
• Consultation : rédaction et diffusion des demandes de devis, comparaison des offres reçues, relances auprès des sous-traitants qui ne répondent pas dans les délais.
• Contractualisation de la relation entre les deux parties : rédaction, négociation, signature et archivage du contrat de sous-traitance.
• Suivi de chantiers et missions : points d'avancement, contrôle de la conformité de l'exécution par rapport au contrat, gestion des éventuels avenants.
• Traitement des factures : réception, contrôle de cohérence avec le contrat et les situations de travaux, validation par les équipes concernées.
• Mise en paiement : programmation du règlement, suivi des échéances et gestion des éventuels litiges de facturation.

Ces différentes opérations ont un coût, il est donc indispensable de l'estimer afin de mesurer la rentabilité réelle du projet. Pour cela, 4 facteurs sont à prendre en compte :

• Le nombre de sous-traitants mobilisés par l'entreprise : plus le panel est large, plus le volume d'opérations de qualification et de suivi augmente mécaniquement.
• Le nombre de transactions par sous-traitant (commande, validation et paiement) : un sous-traitant sollicité ponctuellement ne génère pas la même charge administrative qu'un sous-traitant mobilisé sur plusieurs missions successives dans l'année.
• Le degré de digitalisation des différentes opérations liées à la sous-traitance (absente, partielle, complète) : une opération réalisée manuellement (e-mails, fichiers Excel, signature papier) mobilise davantage de temps humain qu'une opération automatisée sur une plateforme dédiée.
• La fidélité des sous-traitants mobilisés durant ces dernières années : un sous-traitant récurrent, déjà qualifié et déjà connu de vos équipes, coûte moins cher à gérer administrativement qu'un nouveau sous-traitant à chaque mission.

Concrètement, pour objectiver ce coût de gestion plutôt que de le laisser diffus dans le temps de vos équipes, il est utile d'estimer, pour chacune des 6 opérations listées plus haut, le temps moyen qu'elle mobilise en interne, puis de le multiplier par le nombre de sous-traitants et de transactions concernées sur une période donnée (par exemple un trimestre). Plus le nombre de sous-traitants et de transactions augmente sans digitalisation, plus le coût de gestion administratif grimpe en proportion, souvent sans que l'entreprise en ait une visibilité claire tant qu'elle ne l'a pas mesuré poste par poste.

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Comment maîtriser vos risques juridiques et financiers en matière de compliance ?

KYS, Know Your Suppliers, autrement dit « connaissez vos sous-traitants », renvoie à votre obligation de vigilance envers vos sous-traitants afin de lutter contre les fraudes sociales et fiscales. Pour cela, il vous est demandé, avant même la signature du contrat, de collecter puis de vérifier les documents administratifs de vos sous-traitants :

• Attestation de vigilance : preuve que le sous-traitant est à jour de ses déclarations sociales et du paiement de ses cotisations.
• Attestation de régularité fiscale : preuve que le sous-traitant est à jour de ses obligations déclaratives et de paiement auprès de l'administration fiscale.
• Extrait de l'inscription de l'entreprise (extrait Kbis) : confirmation de l'existence légale du sous-traitant, de sa forme juridique et de son immatriculation.
• Liste nominative de salariés étrangers : attestation que les éventuels salariés étrangers du sous-traitant disposent bien d'une autorisation de travail.

Cette collecte n'a de valeur que si elle est répétée dans le temps : chacun de ces documents a une durée de validité limitée (le plus souvent 6 mois), ce qui implique de mettre en place un processus de relance et de renouvellement, plutôt que de considérer la vérification comme acquise une fois pour toutes en début de contrat. La compliance intervient donc durant toute la relation contractuelle avec le sous-traitant, et pas seulement au moment de la signature. Dans le cas où ce dernier n'est pas conforme, vous risquez des sanctions sociales voire pénales :

• 3 ans d'emprisonnement
• Amende allant de 45 000 euros pour une personne physique à 200 000 euros pour une personne morale
• Règlement des impôts, taxes, cotisations de Sécurité sociale et rémunérations du sous-traitant
• Le remboursement des aides publiques dont votre entreprise a bénéficié

Ce dernier point est souvent sous-estimé : la solidarité financière ne se limite pas aux seules cotisations impayées, elle peut également porter sur des aides publiques (exonérations, subventions) dont vous auriez bénéficié en lien avec l'activité concernée.

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Comment accélérer vos opérations contractuelles ?

L'adage « le temps, c'est de l'argent » s'applique également à la sous-traitance. Prenons l'exemple du cycle de vie d'un contrat de sous-traitance (Lifecycle Contract Management) : certaines de ces opérations sont particulièrement chronophages, mais indispensables pour sécuriser la relation. Parmi ces opérations, nous retrouvons :

• L'édition du contrat : rédaction des clauses spécifiques à la mission (périmètre, prix, délais, pénalités, assurances), à partir d'un modèle type ou reconstruit à chaque fois.
• Son envoi et sa réception : transmission au sous-traitant, suivi de sa bonne réception et des éventuels échanges de relecture.
• Les signatures des deux parties : obtention de la signature du sous-traitant, puis de la vôtre, avec le risque de perte de temps si l'une des parties est difficile à joindre.
• Le stockage du contrat : classement et archivage du document signé, de façon à pouvoir le retrouver rapidement en cas de litige ou de contrôle.

Chacune de ces étapes, lorsqu'elle est gérée manuellement (envoi par e-mail, impression pour signature, classement papier ou dans des dossiers partagés non structurés), peut prendre plusieurs jours entre l'édition du contrat et son archivage définitif, sans compter les relances nécessaires en cas d'oubli d'une des deux parties. Le digital serait-il un moyen d'accélérer ces opérations et, par conséquent, d'optimiser leurs coûts ? Sans nul doute, si l'on s'appuie sur l'étude menée par Aberdeen Group, d'après laquelle la dématérialisation des contrats entraîne une réduction de 30% des coûts de gestion. En effet, l'apparition de solutions Source-to-Contract optimise considérablement le temps de traitement de ces différentes opérations, en réduisant les allers-retours par e-mail et les délais de signature manuscrite.

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Comment évaluer la rentabilité de vos chantiers et missions ?

81% des dirigeants sont mal informés de la progression des missions de leurs sous-traitants selon Oxford Economics. Et pourtant, un suivi absent ou réalisé partiellement peut entraîner des retards importants dans l'exécution des travaux ou missions. Pour éviter que le projet ne devienne moins rentable, vous avez tout intérêt à mesurer l'écart entre le coût estimé du projet et son coût réel. Si l'écart constaté est trop important, vos équipes pourront mener des actions correctives rapidement plutôt que de constater la dérive une fois le chantier terminé.

Concrètement, ce suivi repose sur trois éléments à croiser régulièrement :

• Le budget prévisionnel initial, tel qu'il a été validé lors de la contractualisation avec le sous-traitant (montant total, décomposé si possible par poste ou par phase de chantier).
• L'avancement physique réel des travaux, constaté sur le terrain, comparé à l'avancement prévu au planning initial.
• Les montants déjà facturés ou engagés par le sous-traitant, rapprochés de l'avancement physique constaté : un sous-traitant qui facture plus vite que l'avancement réel du chantier est un signal à surveiller.

Ce suivi gagne à être réalisé à intervalles réguliers pendant toute la durée de la mission (par exemple à chaque situation de travaux ou point d'étape mensuel), et pas uniquement en fin de chantier : plus l'écart est identifié tôt, plus les marges de manœuvre pour le corriger, que ce soit par un ajustement du planning, une renégociation d'avenant ou un changement de sous-traitant, restent importantes.

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Comment gagner en visibilité sur votre trésorerie liée aux paiements ?

30% des entreprises sont en retard dans le paiement de leurs sous-traitants selon la DGCCRF. Ces entreprises risquent des pénalités et des sanctions financières :

• Pénalités de retard : le montant de ces pénalités est indiqué sur la facture et se calcule en prenant en compte le nombre de jours de retard.
• Sanction financière pour les personnes physiques : montant maximal de 75 000 €.
• Sanction financière pour les personnes morales : montant maximal de 2 000 000 €.
• En cas de récidive dans les 2 ans : montants précédemment évoqués pouvant être doublés.

Afin d'éviter d'être sanctionnées financièrement et pour gérer au mieux leur trésorerie, les entreprises ont tout intérêt à structurer précisément le suivi de leurs paiements, en s'appuyant sur trois réflexes complémentaires :

• Formaliser le délai de paiement contractuel dès la signature du contrat de sous-traitance, plutôt que de le découvrir a posteriori à la lecture des conditions générales du sous-traitant.
• Rapprocher systématiquement chaque facture de la commande et de l'avancement des travaux avant validation, pour éviter qu'un désaccord sur le montant ne retarde le paiement au-delà du délai contractuel.
• Programmer des alertes avant échéance plutôt que de gérer les paiements au fil de l'eau, afin d'anticiper les tensions de trésorerie et de respecter les délais même en période de forte activité.

Se doter d'un outil permettant de calculer ces délais de paiement et de suivre régulièrement les décaissements reste le moyen le plus fiable d'appliquer ces trois réflexes dans la durée, plutôt que de découvrir un retard au moment d'un contrôle ou d'une réclamation du sous-traitant.

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Tableau de synthèse des 5 actions

Questions fréquentes

Par quelle action commencer si l'on doit prioriser, faute de temps ou de ressources ?

Il est généralement recommandé de commencer par le calcul des coûts de gestion, car c'est cette étape qui permet de savoir où se situent réellement vos marges de progrès. Sans cette photographie initiale, il est difficile de savoir si le prochain effort doit porter sur la compliance, le contrat ou le paiement, puisque ces trois derniers postes ont des enjeux financiers différents selon la taille et la maturité de votre panel de sous-traitants. Une fois ce diagnostic posé, la compliance reste toutefois une priorité transversale, car le risque de sanction solidaire peut être bien plus coûteux qu'un simple surcoût de gestion.

La digitalisation de ces 5 actions est-elle réservée aux grandes entreprises qui gèrent de nombreux sous-traitants ?

Non, même une entreprise qui travaille avec un nombre limité de sous-traitants peut bénéficier d'une digitalisation de ces processus, notamment sur les volets compliance et contrat où les erreurs manuelles (document expiré non détecté, contrat mal archivé) ont des conséquences disproportionnées par rapport au volume traité. La digitalisation devient particulièrement rentable à mesure que le nombre de sous-traitants et de transactions augmente, mais elle apporte dès le départ une sécurisation juridique qui ne dépend pas de la taille de l'entreprise. C'est donc moins une question de taille que de niveau de risque et de temps que vous souhaitez consacrer à ces tâches administratives.

Ces 5 actions doivent-elles être menées dans l'ordre présenté dans cet article ?

Pas nécessairement : l'ordre présenté suit une logique de cycle de vie de la relation avec le sous-traitant (des coûts de gestion jusqu'au paiement), mais chaque entreprise peut avoir un point de douleur plus urgent que les autres. Une entreprise qui accumule les retards de paiement aura par exemple intérêt à traiter en priorité le suivi de sa trésorerie, quitte à revenir ensuite sur le calcul des coûts de gestion ou l'accélération du cycle contractuel. L'essentiel est de ne pas traiter ces 5 actions de façon isolée les unes des autres, car elles s'alimentent mutuellement : un contrat mieux structuré facilite par exemple le suivi de chantier, qui facilite à son tour un paiement mieux maîtrisé.