Comment définir une stratégie achats performante ?

La définition d'une stratégie ou d'une politique achats est la condition sine qua non pour relever les défis rencontrés par les entreprises des secteurs de la construction, des télécommunications et de l'énergie. Dans cet article, AddWorking délivre 5 conseils destinés aux directions achats afin d'optimiser leurs performances opérationnelles tout en minimisant leurs dépenses et leurs risques liés à la sous-traitance.

Qu'est-ce qu'une stratégie achats ?

Une stratégie ou une politique achats repose sur l'identification et l'optimisation de l'ensemble des étapes du Procure-to-Pay ou du processus achats, allant du sourcing jusqu'à la mise en paiement. À partir de ces différentes opérations, les directions achats définissent des objectifs assortis d'un plan d'actions, puis mesurent la pertinence de leur stratégie dans le temps plutôt que de la figer une fois pour toutes.

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Comment définir les objectifs de sa stratégie achats ?

Afin d'optimiser leurs performances, les directeurs et responsables achats fixent, dans leur stratégie, des objectifs prenant en compte les besoins de leurs équipes et plus généralement de l'entreprise. Parmi ces objectifs, nous retrouvons la volonté de :

• Mesurer la performance achats.
• Contrôler les dépenses dédiées à la gestion des achats.
• Minimiser les risques fournisseurs.
• Optimiser les gains de performance opérationnelle en interne.

La définition de ces objectifs permet d'avoir une vision complète des enjeux achats et d'identifier les leviers pertinents à mettre en œuvre. Il est recommandé de prioriser 2 ou 3 objectifs par période plutôt que de vouloir progresser simultanément sur l'ensemble de ces axes, au risque de disperser les efforts de l'équipe achats.

Comment mesurer les performances achats ?

Les directions achats ont tout intérêt à récolter de la donnée sur leur performance afin de nourrir leur stratégie et de réaliser des reportings fiables auprès de la direction générale. Voici une liste non exhaustive des indicateurs à mesurer :

• Le ROI des achats : correspond à la réduction des dépenses achats par rapport au coût total de fonctionnement de la direction achats.
• La part de compétences et métiers pénuriques : renvoie à la difficulté des entreprises à recourir efficacement à des sous-traitants capables de répondre aux opportunités du marché.
• La part de sous-traitants non conformes : désigne tous les sous-traitants qui ne sont pas à jour de leurs documents, faisant porter un risque juridique et financier pour l'entreprise.
• Le temps de traitement des différentes opérations relatives aux achats : campagne de sourcing, formulation de l'appel d'offres, gestion des contrats, suivi de chantier… toutes ces opérations nécessitent du temps et doivent être mesurées afin d'être optimisées.
• La qualité d'exécution des travaux réalisés par les sous-traitants : le respect des échéances et la réactivité administrative du sous-traitant permettent d'identifier les meilleurs partenaires business.

Ces indicateurs gagnent à être suivis dans la durée plutôt que ponctuellement : c'est leur évolution d'une période à l'autre, plus que leur valeur à un instant donné, qui permet de juger de l'efficacité réelle de la stratégie mise en place.

Comment contrôler les dépenses dédiées aux achats ?

Les étapes relatives au processus achats ont un coût, il est donc indispensable de l'estimer afin de mesurer la rentabilité de chaque projet. Pour cela, 4 facteurs sont à prendre en compte :

• Le nombre de sous-traitants mobilisés par l'entreprise.
• Le nombre de transactions par sous-traitant (commande, validation et paiement).
• Le degré de digitalisation des différentes opérations liées à la sous-traitance (absente, partielle...).
• La fidélité des sous-traitants mobilisés durant ces dernières années.

Plus le nombre de sous-traitants et de transactions augmente sans digitalisation, plus le coût de gestion administratif grimpe en proportion, souvent sans que l'entreprise en ait une visibilité claire tant qu'elle ne l'a pas mesuré poste par poste.

Comment cartographier les risques dans les achats ?

Compte tenu de la hausse du coût des matières premières et des risques de rupture dans la chaîne d'approvisionnement, la probabilité pour les directions achats de voir l'activité économique de leur entreprise se dégrader n'a jamais été aussi forte. C'est pourquoi l'établissement d'une cartographie des risques fournisseurs est nécessaire pour réaliser des plans d'actions préventifs. Parmi ces risques, nous retrouvons :

• Le manque de solvabilité du sous-traitant.
• La non-conformité de l'entreprise sous-traitante.
• La mise à mal de la réputation de l'entreprise principale.

Cette cartographie n'a de valeur que si elle est actualisée régulièrement : la qualification de vos sous-traitants en amont permet de limiter une partie de ces risques avant même le début de la relation contractuelle.

Comment connecter vos équipes à leurs sous-traitants ?

Les directions achats gèrent leur réseau et leurs projets avec de multiples outils souvent déconnectés. Dans une logique d'efficacité et de gain de temps, il est indispensable que les différents services d'une entreprise se connectent à leurs sous-traitants au sein d'un même environnement. En effet, une stratégie achats ne doit jamais oublier l'intérêt de fluidifier l'ensemble du processus, allant de la recherche de nouveaux sous-traitants au règlement des factures. Cette centralisation s'inscrit dans une tendance plus large de digitalisation du processus achats, qui reste l'une des priorités actuelles des directions achats.

Avec AddWorking, le recours à la sous-traitance est facilité et permet de soutenir l'accroissement d'activité des entreprises. Depuis le même environnement, les équipes peuvent gérer leur panel de sous-traitants, l'enrichir et suivre l'avancée de leurs travaux. Ainsi, les pratiques achats sont uniformisées et centralisées au même endroit, vous permettant de gérer un nombre croissant de sous-traitants et de projets sans multiplier les outils.

Questions fréquentes

Combien d'indicateurs faut-il suivre pour piloter efficacement sa stratégie achats ?

Il n'y a pas de nombre idéal universel, mais il est généralement préférable de suivre un nombre restreint d'indicateurs réellement exploités plutôt que de multiplier les mesures sans les analyser. Mieux vaut par exemple suivre régulièrement 3 ou 4 indicateurs parmi ceux présentés plus haut (ROI des achats, part de sous-traitants non conformes, temps de traitement) que d'essayer de tout mesurer dès le départ, au risque de noyer la direction générale dans des reportings trop denses pour être réellement utiles à la décision.

Faut-il une stratégie achats différente selon la taille de l'entreprise ?

Les grands principes restent les mêmes (définir des objectifs, mesurer la performance, contrôler les dépenses, cartographier les risques, connecter les équipes), mais leur mise en œuvre diffère selon la taille de l'entreprise. Une petite structure aura intérêt à concentrer ses efforts sur un ou deux leviers prioritaires, faute de ressources dédiées à une direction achats à part entière, tandis qu'un grand groupe pourra déployer une stratégie plus formalisée, avec des indicateurs suivis par plusieurs équipes en parallèle.

Une stratégie achats doit-elle être revue chaque année ?

Une révision annuelle est une bonne pratique courante, mais elle ne doit pas empêcher des ajustements plus fréquents si le contexte évolue rapidement (hausse du coût des matières premières, tensions sur certaines compétences, nouveaux risques fournisseurs). L'essentiel est de s'appuyer sur les indicateurs suivis tout au long de l'année pour identifier les signaux qui justifient un ajustement, plutôt que d'attendre systématiquement l'échéance annuelle pour réagir.