Liste nominative des salariés étrangers : modèle et contrôle

La liste nominative des salariés étrangers est un document que votre sous-traitant doit vous remettre avant la signature du contrat, dès lors qu'il emploie des salariés hors Espace Économique Européen soumis à autorisation de travail en France. Cette obligation découle du Code du Travail et s'applique à tout marché dépassant 5 000 euros HT cumulés sur l'année. Si vous n'avez pas collecté ce document, ou s'il est incomplet, vous pouvez être tenu solidairement responsable des manquements de votre sous-traitant. Ce guide vous explique ce que doit contenir l'attestation, comment la vérifier et comment éviter les sanctions encourues.

Quels sont les pays où les salariés ne sont pas concernés par cette liste ?

Ce sont tous les pays dont les salariés appartiennent à l'Espace Economique Européen (EEE) :

• Les 27 États membres de l'Union Européenne (Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Italie, Lettonie, Lituanie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République Tchèque, Roumanie, Saint Martin, Slovénie, Slovaquie, Suède, Suisse)
• Andorre
• Islande
• Liechtenstein
• Monaco
• Norvège
• Saint-Marin

Dans quelle situation cette attestation est demandée ?

Cette attestation est demandée dans le cas où une entreprise à recours à un sous-traitant pour un marché de plus de 5000 euros HT cumulés sur l'année.

Pourquoi demander une liste nominative de salariés étrangers au sous-traitant ?

C'est le Code du Travail qui impose la collecte de ce document. En effet, le donneur d'ordre est soumis à l'obligation de vigilance envers son sous-traitant. Cette obligation est encadrée par les articles D8222-5 et R8222-1 du Code du Travail. L'objectif pour le donneur d'ordre est de s'assurer que son sous-traitant répond à ses obligations légales et de lutter contre le travail dissimulé.

Attention, si le sous-traitant n'est pas en règle de ses obligations légales, le donneur d'ordre peut être sanctionné solidairement.

Quelle est la durée de validité de cette attestation ?

La durée de validité de cette attestation est de 6 mois et doit être remise au donneur d'ordre dès la signature du contrat selon l'article D8254-4 du Code du Travail.

Quels sont les éléments à indiquer dans la liste nominative des salariés étrangers ?

L'attestation sur l'honneur

Je soussigné(e) Mme / M.

Agissant au nom et pour le compte de la société :Immatriculée sous le numéro:

Titulaire du pouvoir d'engager la société aux fins de la présente attestation, statutairement ou par délégation, atteste sur l'honneur que notre entreprise emploie actuellement au moins un salarié soumis à autorisation de travail en France.

Vous trouverez ci-jointe, une liste nominative de ces salariés établie à partir du registre unique du personnel. Je m'engage à tenir à jour cette liste et à transmettre aux donneurs d'ordres les informations et documents demandés par la règlementation en vigueur.

Je déclare également avoir pris connaissance de l'article 441-7 du code pénal.

La liste nominative des salariés étrangers concernés

Dans cette liste, il est attendu de préciser :

• Le nom et le prénom du salarié étranger
• La date d'embauche
• La nationalité
• Le type du titre valant autorisation de travail : Carte de séjour, de résident ou de séjour temporaire
• Numéro du titre : numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail

La signature

À la fin de l'attestation, il est attendu :

• La signature originale de l'employeur qui a recours à des salariés étrangers
• Le lieu et la date de signature de l'attestation
• Le cachet de l'entreprise

Pour faciliter les démarches du sous-traitant, notre équipe Conformité et Juridique a créé un modèle prêt-à-l'emploi : Télécharger le modèle

Comment vérifier l'attestation de votre sous-traitant ?

En tant que donneur d'ordre, mettre en place un processus rigoureux de contrôle des attestations permet de limiter les risques liés à la non-conformité documentaire.

Vérifier le SIRET sur un registre officiel

Comparez systématiquement la raison sociale et le numéro SIRET figurant dans l'attestation avec les données accessibles sur un registre officiel tel que l'Annuaire des entreprises, Infogreffe ou Pappers. Cela permet d'identifier les anomalies éventuelles : incohérence d'identité juridique, établissement inactif, numéro SIRET erroné.

Repérer les anomalies fréquentes

Certaines situations doivent alerter :

• SIRET erroné ou incohérent : le numéro ne correspond pas à la raison sociale indiquée, ce qui peut révéler une erreur administrative ou une tentative de dissimulation.
• Absence de déclaration explicite : si la mention « emploie / n'emploie pas » de salariés étrangers n'est pas renseignée, l'attestation est juridiquement incomplète et doit être refusée ou corrigée.
• Tableau incohérent : mentionner des salariés de nationalité européenne comme soumis à autorisation de travail est une erreur fréquente, révélatrice d'une méconnaissance des obligations réglementaires.

En cas de doute ou d'information incohérente, demandez une nouvelle attestation corrigée avant de poursuivre la collaboration.

Interdiction de collecter les titres de séjour (RGPD / CNIL)

Il est strictement interdit de collecter ou stocker des documents sensibles tels que le titre de séjour ou la copie de la pièce d'identité des salariés étrangers. Cela constitue une atteinte à la vie privée et expose l'entreprise à des sanctions de la CNIL. Seules les informations déclarées dans l'attestation sur l'honneur doivent être collectées.

Le sous-traitant doit-il remettre au donneur d'ordre une attestation sur l'honneur dans le cas où il n'a pas de salariés étrangers ?

Dans ce cas là, il est nécessaire de fournir au donneur d'ordre une attestation de non-emploi de salariés étrangers hors EEE.

Quelles sont les peines encourues en cas de falsification de l'attestation par le sous-traitant ?

Selon l'article 441-7 du code pénal, les peines prévues en cas de fausses déclarations sont :

• 1 an d'emprisonnement
• 15 000 euros d'amende

Dans le cas où la fausse déclaration est commise dans l'objectif de porter préjudice au Trésor public ou au patrimoine d'autrui :

• 3 ans d'emprisonnement
• 45 000 euros d'amende

Comment rester toujours conforme face à vos obligations ?

AddWorking a créé un tableau de mise en conformité dans lequel vous trouverez :

• La liste des documents obligatoires à demander aux sous-traitants
• Les liens pour vérifier l'authenticité de ces documents
• La durée de validité de chaque document

Pour aller plus loin, consultez également nos articles sur l'obligation de vigilance et la lutte contre le travail dissimulé.