Contract Management : un enjeu stratégique pour les entreprises
Actionnez tous vos leviers de performance en optimisant l'ensemble du cycle de vie de vos contrats.
Le Contract Management est un moyen stratégique pour les entreprise de s’assurer de la bonne exécution des missions souhaitées et d’encadrer leurs risques juridiques et financiers. L’adoption d’une solution de Contract Management par les directions Achats, Financières, Opérationnelles ou encore Juridiques est conditionnée par la compréhension des enjeux qui en découlent. Mais quels sont ces enjeux ? AddWorking, la solution qui accompagne les entreprises sur l’ensemble du processus achats, fait le point avec vous.
Qu’est-ce que le Contract Management ?
Le Contract Management, autrement dit la gestion des contrats, est un levier de performance utile pour gérer l’ensemble du cycle de vie du contrat. Le Contract Management prend en compte l'ensemble de la relation contractuelle allant de l’édition d’un contrat au suivi des engagements contractuels.
Quelles sont les opérations liées au Contract Management ?
30 000 contrats sont gérés en moyenne par les entreprises selon le cabinet PwC. Ce volume conséquent implique de nombreuses opérations à gérer sur l’ensemble du cycle de vie du contrat :
- L’édition du contrat
L’élaboration d’un contrat comprend la définition des clauses relatives aux droits et aux obligations des deux parties. Elle est indispensable pour maîtriser les risques juridiques et financiers. Avec AddWorking, la création d’un contrat de sous-traitance s’opère en quelques clics grâce à des modèles de contrats conformes à vos besoins :
- La validation
Les termes indiqués dans le contrat font l’objet d’une validation entre les deux parties : validation du type de missions, des coûts des prestations... Le workflow peut être considérablement raccourci avec une solution SaaS. En effet, ce logiciel a l’avantage de pouvoir connecter sur une même plateforme l’ensemble des collaborateurs en charge du contrat.
- La signature du contrat
Un contract management rapide et fiable s’accompagne d’une dématérialisation de ces opérations. La signature électronique est l’exemple le plus parlant. Cette dernière a la même valeur juridique que la signature manuscrite selon l'article 1366 du Code Civil et accélère considérablement le processus de gestion des contrats.
- Le suivi des obligations contractuelles
73 % des dirigeants sont mal informés sur les objectifs des missions fixés dans le contrat selon Oxford Economics. Il est alors difficile de suivre la qualité d’exécution des missions sans accès aux informations concernant les obligations contractuelles. Avec la centralisation sur un seul et même outil des informations contractuelles, les opérationnels ont accès à toutes les clauses utiles à la gestion de leurs tâches. Ainsi, l’évaluation des avancées des travaux est simplifiée par l’accès aux missions précisées dans le contrat et permet d’accélérer ensuite le traitement des factures.
- L’archivage
Grâce à l’archivage et au stockage dématérialisé des contrats, toutes les informations recueillies dans l’ensemble de ces documents peuvent faire l’objet d’un reporting afin d’analyser la performance dans la gestion du cycle de vie de vos contrats.
Quels sont les enjeux liés au Contract Management ?
L’accès à l’information
Selon l’Association Information et Management : les employés français passeraient en moyenne 7h30 par semaine à rechercher des informations sans les trouver. Un temps considérable mettant à mal la performances des collaborateurs en charge du Contract Management.
La mise en conformité de ses opérations
Dans le cadre de la sous-traitance, la contractualisation entre le sous-traitant et le donneur d’ordre est conditionnée par la collecte et la vérification d’un certain nombre de documents administratifs. L'obligation de vigilance du donneur d’ordre est encadrée par les articles L8222-1 et D8222-5 du Code du Travail. L’équipe Compliance & Legal d’AddWorking met à votre disposition un tableau récapitulatif des documents à collecter, leur durée de validité et les liens pour les vérifier :
La maîtrise des flux
D’après le cabinet Forrester Consulting, 9 entreprises sur 10 affirment être considérablement ralenties par leurs processus d'accord. Dans le cadre de la négociation, les deux parties valident ou soumettent des modifications dans les termes du contrat : coût de la prestation, calendrier d’exécution, délais de paiement... Ces échanges peuvent être nombreux et faire l’objet de plusieurs allers-retours.
Le contrôle des dépenses
La gestion des contrats s’accompagne de coûts conséquents pour les entreprises. En effet, selon une étude de l'IACCM (International Association for Contract and Commercial Management), les dépenses des entreprises pour le cycle de vie des contrats ont augmenté de 38 % au cours des six dernières années, pour atteindre une moyenne de 6500 euros. À cela s’ajoute les pertes financières causées par un suivi absent ou partiel de l’application du contrat. Cette étape pourtant indispensable à la bonne santé économique de l’entreprise peut entraîner des retards, pénalités ou encore des sanctions financières.
Quelles sont les solutions pour optimiser le Contract Management ?
Le recours à un Contract Manager
Un Contract Manager, autrement dit un Gestionnaire de Contrat en français est en charge de la gestion des contrats sur l’ensemble de leur cycle de vie. Concrètement, le Contract Manager s’occupe d’établir le contrat, de sa validation et du respect des droits et des obligations contractuels tout au long de la relation entre les deux parties. Le Contract Manager s’assure que l’ensemble des opérations liées au cycle de vie d’un contrat permet d’encadrer les risques juridiques et financiers de son entreprise. Pour répondre à cet objectif, le Contract Manager a besoin d’outil performant lui permettant d’optimiser l’ensemble du processus de gestion des contrats.
L’adoption d’une solution pour le Contract Management
L’acquisition d’une solution SaaS est indispensable à l’optimisation des performances liées au Contract Management. Ces logiciels ont de nombreux avantages :
- Les solutions SaaS connectent l’ensemble des directions sur un seul outil, réduisant ainsi considérablement la recherche d’informations et les allers-retours sur différents logiciels.
- Les logiciels SaaS ne nécessitent aucune installation de l’entreprise, sa maintenance et ses mises à jours sont réalisées par le fournisseur.
- Stockées sur le cloud, les solutions SaaS ont l’avantage de pouvoir être utilisées sur tous les appareils connectés. Les collaborateurs peuvent gérer les contrats à partir de ces logiciels n'importe où, n'importe quand et sur n'importe quel support.
Quels sont les avantages d’une solution pour le Contract Management ?
Maîtrise des coûts
- La dématérialisation des opérations liées à la gestion des contrats coûte bien moins cher qu’un traitement manuel.
- Les négociations des coûts des prestations et les conditions de paiement sont facilitées par la connexion de l’ensemble des acteurs du Contract Management sur un seul outil.
- L’accès aux obligations contractuelles simplifie considérablement le suivi des prestations et évitent ainsi des retards ou des litiges mettant à mal la rentabilité de l’entreprise.
- La visibilité économique de l’entreprise est garantie par le coût d’acquisition toujours fixe d’un logiciel SaaS. Sa maintenance et ses mises à jour n’entraînent pas de coûts supplémentaires.
Maîtrise des risques
- L’encadrement des relations entre les deux parties par des droits et des obligations limite les risques de litige.
- Grâce à l’adoption d’une solution donnant accès à l’ensemble des collaborateurs, les sanctions et les pénalités financières dûes au non-respect des clauses indiquées dans le contrat sont maîtrisées.
- L’acquisition d’un monitoring, autrement dit d’une alerte intégrée dans la solution, permet d’être alerté directement en cas de non conformité du contractuel (redressement judiciaire, compte URSSAF...) et d’en tenir compte directement dans la relation.
Réduction des tâches chronophage
- Les flux administratifs sont centralisés sur un seul outil pour accélérer les différentes opérations liées à la gestion du contrat.
- L’édition des contrats à partir de modèles déjà paramétrés selon les besoins de l’entreprise réduit considérablement cette opération.
- La signature électronique pour les deux parties et l’accès au contrat sur n’importe quel appareil connecté raccourcissent considérablement les délais de validation.
- L’automatisation de l’envoi des contrats ou encore de leur archivage réduisent les tâches à faible valeur ajoutée pour les collaborateurs.
Qui sommes-nous ?
AddWorking accompagne les entreprises à simplifier et sécuriser leurs relations contractuelles avec leurs sous-traitants. En effet, notre solution connecte l’ensemble des directions avec leurs sous-traitants sur l’ensemble du cycle de vie de leurs contrats. Avec AddWorking, vous :
- Protégez votre entreprise en contractualisant systématiquement vos relations.
- Bénéficiez des conseils de notre équipe Compliance & Legal pour intégrer toutes les clauses indispensables dans vos contrats en fonction de votre secteur d'activité.
- Fiabilisez vos relations et gagnez du temps en créant des modèles de contrat conformes à vos besoins.
- Optimisez vos opérations (édition, envoi et signature du contrat) en les digitalisant sur un seul outil.
- Gagnez en agilité en permettant à vos sous-traitants de signer directement depuis la solution et sur n'importe quel support connecté : (téléphone, ordinateur, tablette).
- Facilitez les opérations de vos collaborateurs en rendant accessibles les informations contractuelles dont ils ont besoin (suivi des prestations, traitement de la facture...).
Vous souhaitez davantage d’informations pour optimiser vos opérations relatives au Contract Management ? Contactez l’équipe d’AddWorking !
