Comment vérifier la liste des salariés étrangers de votre sous‑traitant
Dans le cadre de votre rôle de donneur d’ordre, vérifier la conformité de vos sous‑traitants est un enjeu majeur, notamment lorsqu’il s’agit de l’emploi de salariés étrangers. Cet article détaille pourquoi cette vérification est indispensable (risques juridiques, solidarité financière, obligation de vigilance) et comment la mettre en œuvre concrètement. Vous y trouverez un détail des critères obligatoires, des étapes pratiques et des outils, dont la solution AddWorking pour automatiser la conformité et gagner en fiabilité. En complément, un tableau de suivi de conformité des sous‑traitants vous sera proposé pour sécuriser vos process.
1- Qu’est-ce que l’attestation d’emploi régulier de salariés hors UE ?
L'attestation d’emploi régulier de salariés hors Union européenne est un document fourni par un sous-traitant à son donneur d'ordre. Il s'agit d'une attestation sur l'honneur dans laquelle l'entreprise déclare qu'elle respecte la législation en vigueur concernant l'emploi de salariés étrangers.
Cette attestation certifie que les salariés non-européens employés par l'entreprise disposent d'un titre de séjour ou d'une autorisation de travail valide sur le territoire français.
Elle est exigée dans le cadre de l'obligation de vigilance imposée aux donneurs d'ordre, et participe à la lutte contre le travail dissimulé et la fraude au travail des étrangers.
Son fondement juridique repose sur l'article D.8254-2 du Code du travail, qui précise les obligations du donneur d'ordre en matière de vérification de la régularité de la situation de ses sous-traitants au regard de l'emploi de salariés étrangers.
💡 Bon à savoir : Cette attestation est requise, que l'entreprise emploie ou non des salariés étrangers. Dans ce dernier cas, elle doit simplement le préciser dans la déclaration.
2-Quels salariés sont inclus dans cette liste ?
Tous les employeurs sont concernés par cette obligation, y compris ceux n'ayant pas de salariés étrangers. En effet, l'attestation doit être transmise même si l'entreprise déclare ne pas employer de personnels soumis à autorisation de travail.
En revanche, ne sont pas concernés par cette obligation les ressortissants de l'Union européenne, de l'Espace économique européen (EEE) et des pays associés, car ils sont dispensés d'autorisation de travail.
Cette liste comprend :
- Allemagne
- Autriche
- Belgique
- Bulgarie
- Chypre
- Croatie
- Danemark
- Espagne
- Estonie
- Finlande
- France
- Grèce
- Hongrie
- Irlande
- Italie
- Lettonie
- Lituanie
- Luxembourg
- Malte
- Pays-Bas
- Pologne
- Portugal
- République tchèque
- Roumanie
- Slovaquie
- Slovénie
- Suède
- Islande
- Liechtenstein
- Norvège
- Suisse
💡 Bon à savoir : En cas de doute, il est recommandé de demander à votre sous-traitant la déclaration même s'il affirme ne pas employer de salariés étrangers.
3-Quelle est sa durée de validité ?
L’attestation relative à l’emploi régulier de salariés étrangers a une durée de validité standard de six mois, à compter de la date à laquelle elle est signée par l’entreprise sous-traitante. Cela signifie que, passé ce délai, le donneur d’ordre doit demander une nouvelle attestation mise à jour, même si les informations n’ont pas changé. Cette périodicité permet d’assurer une veille régulière et de prévenir tout risque juridique lié à une attestation devenue obsolète.
Il convient toutefois de faire preuve de vigilance : si une date de fin de validité est explicitement mentionnée dans l’attestation, notamment lorsque des titres de séjour sont fournis ou référencés, cette date fait foi. Dans ce cas, le document pourra avoir une durée de validité plus courte que les six mois habituels, en fonction des échéances propres aux titres de travail présentés.
Cette flexibilité implique une gestion proactive des documents et une mise à jour rigoureuse du suivi de conformité. Il est conseillé d’instaurer un système de relance automatisée pour éviter les oublis et garantir que toutes les attestations restent valides pendant la durée de la relation contractuelle.
💡 Bon à savoir : Un bon réflexe consiste à centraliser les attestations dans un tableau de suivi dédié et à programmer un contrôle tous les six mois, ou en amont de chaque nouveau chantier ou prestation. La plateforme AddWorking propose cette fonctionnalité pour automatiser ces tâches à forte valeur légale.
4-Quelles mentions doivent figurer dans l’attestation ?
Pour être conforme aux exigences réglementaires, l’attestation d’emploi régulier de salariés étrangers doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. Ces éléments permettent au donneur d’ordre de s’assurer que le sous-traitant respecte ses obligations légales en matière d’emploi.
1. L’identité complète de l’entreprise sous-traitante
L’attestation doit mentionner la raison sociale, ainsi que le numéro SIRET/SIREN de l’entreprise. Ces données permettent d’identifier clairement l’entité signataire et de vérifier les informations légales à l’aide de sources officielles telles que Société.com ou Pappers.
2. L’identité du signataire
Le document doit indiquer précisément le nom et le prénom de la personne signataire, généralement le dirigeant ou un représentant légal de l’entreprise. Cela permet d'engager la responsabilité de l’entreprise sur les informations déclarées.
3. Une déclaration explicite sur l’emploi de salariés étrangers
L’attestation doit préciser si l’entreprise emploie ou n’emploie pas de salariés soumis à autorisation de travail. Cette mention est cruciale, car elle engage formellement l’entreprise sur ce point. Si aucun salarié étranger n’est employé, cela doit être clairement noté dans la déclaration.
4. Quelles mentions doivent figurer dans l'attestation ?
Lorsque l’entreprise déclare employer des personnes étrangères soumises à autorisation, elle doit joindre un tableau listant les salariés concernés. Ce tableau doit comporter les informations suivantes :
- Nom et prénom du salarié
- Date d'embauche
- Nationalité
- Type de titre de séjour ou d’autorisation de travail, parmi les titres suivants :
- carte de séjour,
- carte de séjour salarié,
- carte de séjour étudiant,
- carte de séjour temporaire,
- carte de séjour pluriannuelle,
- carte de séjour vie privée et familiale,
- carte de résident, certificat de résidence
- carte nationale d’identité + carte d’identité de l’UE
- titre de séjour valant autorisation de travail,
- visa long séjour valant titre de séjour
- autorisation provisoire de travail / de séjour (APS)
- récépissé constatant la reconnaissance ou l'obtention d'une protection internationale
- récépissé de demande de carte de séjour
- carte de séjour passeport talent
- vie familiale pluriannuelle
Certains de ces titres peuvent varier selon les situations individuelles et nécessiter des justificatifs ou autorisations complémentaires. Pour connaître précisément les conditions associées à chaque carte, il est recommandé de consulter la liste officielle des titres valant autorisation de travail sur Service-public.fr.
💡 Bon à savoir : Toute attestation incomplète ou imprécise (ex. : case non cochée, salarié déclaré sans précision du titre) doit être refusée ou corrigée avant validation.
5-Cas particuliers à connaître
Certaines situations peuvent compromettre la validité d’une attestation ou soulever des doutes sur sa conformité. Il est donc essentiel de savoir repérer les anomalies fréquentes pour éviter les risques en cas de contrôle ou d’audit.
SIRET erroné ou incohérent
Un numéro SIRET incorrect ou ne correspondant pas à la raison sociale indiquée doit alerter. Cela peut être dû à une erreur de saisie, mais aussi révéler une tentative de dissimulation ou l’usage d’une structure juridique tierce.
Absence de déclaration explicite
Si la case « emploie / n’emploie pas » n’est pas cochée, l’attestation est juridiquement incomplète. Cette mention est indispensable pour qualifier le statut de l’entreprise vis-à-vis de l’emploi de salariés étrangers.
Tableau incohérent
Il arrive que des sous-traitants remplissent le tableau avec des informations inexactes ou mal interprétées. Par exemple, mentionner des salariés de nationalité européenne comme soumis à autorisation de travail est une erreur fréquente. Cela traduit souvent une méconnaissance des obligations réglementaires.
💡 Bon à savoir : Une lecture attentive et critique de chaque attestation est essentielle. En cas de doute ou d’information incohérente, il est conseillé de demander une nouvelle attestation corrigée avant de poursuivre la collaboration.
6-Bonnes pratiques de vérification
Mettre en place un processus rigoureux de contrôle des attestations permet de limiter les risques liés à la non-conformité documentaire. Voici quelques bonnes pratiques à suivre pour fiabiliser votre démarche :
Comparez systématiquement les informations figurant dans l’attestation (raison sociale, SIRET) avec les données accessibles sur un registre officiel tel que l’Annuaire des entreprises. Cela permet d’identifier les anomalies éventuelles (incohérence d’identité juridique, établissement inactif, etc.).
Il est strictement interdit de collecter ou stocker des documents sensibles tels que le titre de séjour ou la copie de la pièce d’identité des salariés étrangers. Cela constitue une atteinte à la vie privée et expose l’entreprise à des sanctions de la CNIL. Pour en savoir plus, consultez les recommandations sur la collecte de données sensibles.
💡 Bon à savoir : AddWorking permet d’automatiser la vérification documentaire tout en respectant les normes RGPD, sans collecte de documents sensibles. Vous gagnez ainsi en temps, en traçabilité et en sérénité. Inscrivez-vous gratuitement.
