Comment vérifier la liste nominative des salariés sur le chantier, les DPAE et carte BTP de mon sous-traitant ?

Assurer la conformité sur les chantiers constitue un défi essentiel pour les entreprises du secteur BTP, notamment dans le suivi rigoureux de leurs sous-traitants. Pour éviter tout risque juridique lié au travail dissimulé, il est indispensable de contrôler régulièrement la liste nominative du personnel intervenant sur vos chantiers.

Cet article vous détaille les critères pratiques et les étapes précises à suivre pour effectuer ces vérifications efficacement. Vous y trouverez également les outils et solutions utiles, notamment grâce à AddWorking, plateforme spécialisée dans la simplification et l'automatisation des contrôles documentaires en BTP.

1-Qu’est-ce que la liste nominative du personnel affecté au chantier ?

La liste nominative du personnel affecté à un chantier est un document officiel essentiel dans le secteur du BTP. Ce document recense précisément l'ensemble des salariés d’une entreprise ou de ses sous-traitants, qui doivent intervenir physiquement sur un chantier déterminé. Grâce à cette liste, le donneur d’ordres peut vérifier efficacement l’identité, le statut professionnel, ainsi que la régularité administrative de chaque salarié concerné. En assurant la traçabilité des intervenants, la liste nominative participe directement à la prévention et à la lutte contre le travail dissimulé, pratique particulièrement surveillée par les autorités publiques dans le secteur du BTP.

La liste nominative est donc un pilier central de la conformité réglementaire, puisqu’elle permet de s’assurer que chaque travailleur présent détient bien toutes les autorisations obligatoires pour exercer son activité sur le chantier.

2- Quels documents doivent être associés à la liste nominative ?

Pour garantir la conformité réglementaire sur un chantier BTP, la liste nominative du personnel doit obligatoirement être accompagnée de plusieurs documents clés pour chaque salarié mentionné :

• DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche) : preuve officielle délivrée par l'URSSAF ou la MSA attestant que chaque salarié a été déclaré avant de débuter son activité sur le chantier. Elle constitue une preuve incontournable permettant de démontrer que l'embauche a été régulièrement effectuée dans les délais légaux
• Carte BTP : carte d’identification obligatoire pour toute personne intervenant physiquement sur un chantier. Elle facilite les contrôles sur place et permet de vérifier immédiatement l'identité du salarié ainsi que la validité de son autorisation à exercer une activité professionnelle sur le chantier.

Ces deux documents doivent être disponibles pour chaque salarié mentionné dans la liste nominative et impérativement conservés sur le chantier ou facilement accessibles en cas de contrôle par les autorités compétentes. Ils assurent non seulement la conformité réglementaire, mais jouent aussi un rôle clé dans la prévention des risques liés au travail dissimulé ou à l'emploi de personnel non déclaré.

Pour compléter ces vérifications, d’autres documents complémentaires tels que des attestations d’assurance ou de vigilance URSSAF peuvent également être demandés pour garantir une conformité optimale sur vos chantiers.

3-Quelle est la durée de validité de la liste nominative ?

La liste nominative du personnel affecté à un chantier possède une durée de validité limitée à 6 mois à compter de la date de sa signature. Si votre chantier s'étend au-delà de cette période, ou si le personnel inscrit évolue (départs, arrivées ou changements internes), vous êtes tenu de produire une nouvelle liste actualisée.

Cette mise à jour régulière permet non seulement d'assurer la conformité légale, mais également de renforcer votre vigilance contre les risques liés au travail dissimulé ou à des infractions administratives.

Il est donc recommandé de procéder à une vérification régulière, idéalement mensuelle, afin d'anticiper tout risque éventuel lors de contrôles administratifs.

4-Quelles informations doivent figurer dans la liste nominative ?

La liste nominative du personnel intervenant sur un chantier doit impérativement comporter les informations suivantes :

• Raison sociale de l’entreprise : nom officiel sous lequel l’entreprise ou le sous-traitant est enregistré auprès des autorités compétentes. Cette information permet une identification claire et rapide de l'entité responsable.
• Numéro SIREN : identifiant unique composé de 9 chiffres attribué à chaque entreprise enregistrée en France. Il est indispensable pour vérifier les informations légales et la régularité administrative des entreprises. Pour cela vous pouvez vérifier les informations légales de l’entreprise via Infogreffe, Societe.com, ou encore Pappers.fr.
• Nom et prénom du signataire : identité complète de la personne habilitée à signer le document au nom de l’entreprise ou du sous-traitant. Ce signataire engage sa responsabilité juridique quant à l’exactitude des informations fournies.
• Date et signature du document : éléments essentiels permettant de confirmer officiellement la date de création de la liste et de valider la responsabilité juridique du signataire. La date garantit également que le document est récent et pertinent pour les vérifications en cours.

Il est fortement recommandé d’ajouter d’autres informations complémentaires telles que les fonctions spécifiques des salariés listés, leur date de début d’intervention sur le chantier, ainsi que des références internes facilitant les contrôles administratifs. Toutes ces informations doivent être précises, lisibles et facilement accessibles afin de simplifier les contrôles sur site et d’assurer une conformité optimale aux exigences réglementaires du secteur BTP.

5-Quelles vérifications effectuer ?

Lors du contrôle de la liste nominative du personnel sur un chantier BTP, il est essentiel de mener une vérification rigoureuse et documentée de plusieurs éléments. Cela permet de s'assurer que chaque intervenant dispose des autorisations légales pour exercer, tout en garantissant la conformité réglementaire de votre entreprise vis-à-vis des obligations sociales.

Pour chaque salarié listé, il convient de vérifier la présence des documents suivants :

• Une DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche) nominative, datée, et délivrée par l’URSSAF ou la MSA, prouvant que l’embauche a été déclarée dans les temps.
• Une carte BTP en cours de validité, comportant les informations essentielles du salarié (nom, prénom, entreprise) et idéalement équipée d’un QR code permettant une lecture rapide sur chantier via une application mobile.

Cohérence des données : les informations mentionnées dans la liste nominative doivent parfaitement correspondre à celles figurant sur les DPAE et les cartes BTP. Tout écart ou incohérence (nom mal orthographié, entreprise différente, etc.) peut être interprété comme une irrégularité lors d’un contrôle.

Présence effective sur le chantier : vérifiez que les salariés mentionnés sur la liste sont réellement présents et actifs sur site. La liste ne doit pas inclure des salariés inactifs ou affectés à d'autres projets.

Mise à jour régulière : si la composition de l’équipe change, la liste doit être mise à jour immédiatement, accompagnée des documents correspondants. Ne pas actualiser la liste peut entraîner des sanctions lors de contrôles.

En appliquant systématiquement ces vérifications, vous réduisez les risques juridiques, assurez une meilleure traçabilité et démontrez votre sérieux en matière de gestion de la sous-traitance sur vos chantiers.

💡 Bon à savoir : certains outils de gestion comme AddWorking permettent de faciliter ces vérifications en croisant les données et en générant des alertes en cas de non-conformité.

6-Comment vérifier les DPAE et les cartes BTP ?

DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche)

La DPAE est une formalité incontournable qui permet de garantir la légalité de l’embauche d’un salarié avant toute intervention sur un chantier. Elle constitue un élément central dans le dispositif de lutte contre le travail dissimulé. En cas de contrôle de l’inspection du travail ou d’un autre organisme, seule la version officielle contenant un accusé de réception délivré par l’administration compétente est recevable. Voici les éléments à examiner de près :

• Il doit impérativement s’agir d’un accusé de réception de la DPE émis par l’URSSAF (ou par la MSA pour les salariés agricoles). Attention à ne pas confondre ce document avec un simple formulaire CERFA rempli : seul l’accusé officiel, horodaté, atteste que la déclaration a été reçue et validée.
• Cet accusé de réception doit mentionner de manière lisible et sans erreur :
  • Le nom et prénom du salarié, parfaitement identiques à ceux présents sur la carte BTP et la liste nominative
  • Le nom de l’entreprise ou du sous-traitant employeur
  • Le numéro SIREN de cette entreprise, qui doit être cohérent avec celui indiqué sur les autres documents
  • La date d’embauche déclarée, qui ne peut en aucun cas être postérieure à la date réelle d’arrivée du salarié sur le chantier

⚠️ Attention : un formulaire CERFA sans accusé de réception ou non horodaté n’a aucune valeur juridique. En cas de contrôle, cela peut entraîner une requalification pour travail dissimulé, avec des conséquences pénales et financières.

Carte BTP

La carte BTP est une carte nominative et infalsifiable conçue pour sécuriser les accès sur les chantiers du bâtiment et des travaux publics. Sa vérification est tout aussi essentielle que celle de la DPAE. Pour être considérée comme valide, elle doit comporter les informations suivantes :

• Le nom et prénom du salarié, identiques à ceux présents sur les autres documents justificatifs
• Le nom de l’entreprise ou du sous-traitant qui emploie le salarié, mentionné de manière cohérente
• Le numéro SIREN de cette entreprise, pour assurer l’unicité de l’identification
• Un QR code unique, à scanner sur site avec l’application officielle afin de vérifier la validité en temps réel de la carte

💡 Bon à savoir : pour renforcer vos contrôles, mettez en place une procédure systématique de vérification à l’entrée du chantier. Munis de leur smartphone, les chefs de chantier peuvent scanner les QR codes de chaque carte BTP via l’application dédiée. Cela limite drastiquement les risques d’usurpation d’identité ou de falsification de documents, tout en fluidifiant le contrôle quotidien des intervenants.

7-Bonnes pratiques de vérification

Pour fiabiliser les vérifications documentaires et éviter les erreurs d’interprétation ou de conformité, il est essentiel d'adopter des réflexes de contrôle simples mais rigoureux. Voici les bonnes pratiques à mettre en œuvre systématiquement sur vos chantiers :

• Utiliser un registre officiel pour confirmer les informations légales de l’entreprise, telles que la raison sociale, l’adresse du siège social ou le numéro SIREN. Des plateformes fiables comme l’annuaire des entreprises permettent de croiser ces données en temps réel.
• Refuser toute attestation sur l’honneur fournie en lieu et place d’une carte BTP. Même pour des activités perçues comme périphériques (nettoyage, maintenance, transport de matériel, etc.), la carte BTP est obligatoire dès lors qu’un salarié intervient physiquement sur un chantier.
• Ne jamais collecter de documents sensibles tels que des pièces d’identité, titres de séjour, ou justificatifs de situation administrative, sauf dans le strict respect du RGPD. La collecte de ces données est encadrée par la CNIL et peut entraîner des sanctions en cas de non-respect.

💡 Bon à savoir : la centralisation des contrôles via une plateforme comme AddWorking permet de sécuriser vos processus de vérification, d’automatiser les rappels et d’assurer une traçabilité complète en cas de contrôle administratif.

Centralisez et automatisez le suivi de vos listes nominatives avec AddWorking.

Collectez les documents de vos sous-traitants, recevez des alertes avant chaque expiration et gardez une traçabilité complète pour vos audits. Gratuitement.

Créer mon compte gratuitement →

‍