5 solutions pour gérer la conformité de vos sous-traitants
Vos sous-traitants sont actifs sur chantier depuis trois semaines. Et vous réalisez ce matin qu'aucun n'a transmis son attestation URSSAF à jour. Vous envoyez des relances par mail. Certains répondent. D'autres non. Vous créez une colonne dans votre tableur. La colonne déborde sur deux écrans.
Ce scénario, beaucoup de responsables achats ou de chefs de projets BTP le reconnaissent. Au-delà de dix artisans actifs simultanément, la gestion manuelle de la conformité documentaire devient un risque à part entière, pas seulement une contrainte administrative.
Ce comparatif passe en revue cinq plateformes de gestion conformité sous-traitants : Addworking, Provigis, Once for All, Hiveo et e-Attestations. Pour chacune, vous trouverez les fonctionnalités clés et ses limites réelles.
Pourquoi gérer la conformité de vos sous-traitants sur une plateforme dédiée
Les obligations légales du donneur d'ordres : ce que la loi impose concrètement
Le Code du travail est précis. Les articles L.8222-1 à L.8222-5 imposent à tout donneur d'ordres de vérifier, lors de la conclusion d'un contrat puis tous les six mois, que ses co-contractants sont en règle. Cela concerne notamment :
- L'attestation de vigilance URSSAF (preuve du paiement des cotisations sociales)
- L'extrait Kbis ou équivalent
- La liste nominative des salariés étrangers
- L’attestation de régularité fiscale
- L'assurance responsabilité civile
En BTP, la liste s'allonge : carte professionnelle BTP, attestation d'assurance décennale, documents de prévention (PPSPS, plan de prévention). Pour aller plus loin sur ce que ces documents représentent, consultez notre article sur tout savoir sur l'attestation de vigilance URSSAF.
Pourquoi les outils manuels atteignent vite leurs limites
Non, un fichier Excel partagé ne suffit plus dès que vous dépassez 10 travailleurs actifs.
Le problème n'est pas le tableur lui-même. C'est ce qu'il ne fait pas automatiquement : alerter quand un document expire, relancer le sous-traitant, centraliser les pièces jointes avec leur date de validité, tracer les vérifications pour prouver votre diligence en cas de contrôle.
Chaque vérification manuelle prend en moyenne 10 à 20 minutes par profil. Sur 30 prestataires, renouvelée tous les six mois, c'est entre 10 et 20 heures de travail non productif par an, hors relances.
Addworking
AddWorking est une plateforme conçue pour les donneurs d'ordres qui souhaitent gérer l'ensemble du cycle de vie de la relation avec leurs sous-traitants : du référencement initial jusqu'au suivi continu de la conformité, en passant par la gestion opérationnelle des interventions.
Le principe de collecte documentaire repose sur un modèle simple : le sous-traitant reçoit une invitation par e-mail et dépose lui-même ses documents dans un espace dédié. Aucune relance manuelle de votre côté. La plateforme contrôle automatiquement les documents légaux obligatoires, déclenche des alertes avant expiration et envoie des rappels au prestataire sans que votre équipe ait à intervenir. Un tableau de bord centralise ensuite le statut de conformité de chaque partenaire en temps réel.
Ce qui distingue AddWorking des solutions généralistes, c'est sa prise en charge des documents spécifiques au BTP. En plus des cinq documents légaux standards (Kbis, attestation URSSAF, attestation fiscale, liste des salariés étrangers, RC pro), la plateforme gère nativement la carte professionnelle BTP, l'attestation d'assurance décennale, CIBTP et liste nominative des salariés affectés au chantiers . Concrètement, si vous gérez 30 sous-traitants actifs sur chantier, vous pouvez suivre d'un seul écran l'ensemble de ces documents, avec leur date de validité et leur statut de vérification.
Autre point concret : AddWorking propose une offre gratuite permettant de contrôler les cinq documents légaux obligatoires pour un nombre illimité de sous-traitants.
Pour les organisations déjà équipées d'un ERP ou d'un outil achats, la plateforme propose des intégrations API qui évitent la double saisie et alimentent automatiquement le référentiel fournisseurs existant. Le gain est mesurable : là où une mise à jour manuelle dans deux systèmes séparés mobilise 15 à 20 minutes par prestataire, la synchronisation automatique ramène ce temps à zéro.
Caractéristiques clés :
- Offre gratuite pour vérifier les 5 documents légaux obligatoires, avec un nombre de sous-traitants illimité
- Gestion complète du cycle de vie : référencement, conformité, suivi et gestion opérationnelle
- Collecte documentaire sur-mesure avec relances automatiques
- Vérification automatique des documents BTP : décennale, carte pro BTP, Liste nominative, CIBTP
- Intégrations ERP et outils achats pour éviter la double saisie et centraliser les données fournisseurs
Provigis
Provigis est une plateforme dédiée à la gestion des obligations de vigilance des donneurs d’ordres.
Elle permet de collecter, vérifier et suivre les documents requis par le Code du travail (articles L.8222-1 à L.8222-5), notamment :
- Attestation URSSAF
- Attestation fiscale
- Kbis
- Liste des salariés étrangers
La solution centralise les documents, suit leur validité et conserve un historique des vérifications. Elle s’appuie également sur une base mutualisée de fournisseurs déjà enregistrés, facilitant la collecte lorsque les prestataires sont déjà présents.
Le périmètre reste centré sur les obligations réglementaires standards, sans prise en charge native des documents spécifiques BTP (décennale, carte BTP, PPSPS).
Caractéristiques clés
- Collecte et suivi des documents de vigilance
- Conformité réglementaire (Code du travail)
- Base fournisseurs mutualisée
- Suivi des expirations et traçabilité
- Périmètre limité aux documents standards
Once for All
Once for All est une plateforme de gestion de la conformité fournisseurs, utilisée notamment dans le secteur du BTP.
Elle permet de collecter, vérifier et suivre les documents de conformité des prestataires (Kbis, attestation de vigilance, liste des salariés étrangers), ainsi que d’autres documents métiers, certifications et attestations d’assurance.
La plateforme automatise les relances et les alertes avant expiration des documents, et centralise l’ensemble des dossiers fournisseurs dans une interface unique.
Once for All propose également des fonctionnalités complémentaires autour de la gestion des relations fournisseurs, comme la préqualification des entreprises, le sourcing via une marketplace et la digitalisation de certains processus chantier (agrément, suivi des intervenants, documents contractuels).
La solution est utilisée par des organisations souhaitant structurer le suivi de leur conformité fournisseurs, en particulier dans des environnements avec un volume important de prestataires.
Caractéristiques clés
- Collecte et vérification des documents légaux et métiers
- Relances et alertes automatiques avant expiration
- Centralisation des dossiers fournisseurs
- Préqualification et évaluation des prestataires
- Marketplace pour sourcer des sous-traitants
- Outils de digitalisation des processus chantier
Hiveo
Hiveo est une plateforme de gestion documentaire qui se concentre sur la vérification et le contrôle des documents fournisseurs.
La solution permet de collecter, centraliser et analyser les documents déposés par les prestataires. Elle intègre des mécanismes de vérification visant à contrôler la validité des documents, leur cohérence et certaines informations clés, afin de sécuriser leur utilisation.
Hiveo automatise également le suivi des dates de validité, avec des alertes en cas d’expiration, et propose une interface permettant de visualiser le statut documentaire des fournisseurs.
La plateforme se positionne principalement sur la fiabilisation des documents et leur contrôle, plutôt que sur une gestion étendue de la relation prestataire ou des processus opérationnels.
Caractéristiques clés
- Collecte et centralisation des documents fournisseurs
- Vérification de la validité et cohérence des documents
- Suivi des dates d’expiration avec alertes automatiques
- Visualisation du statut documentaire des prestataires
- Positionnement centré sur le contrôle documentaire
Aprovall
Aprovall (anciennement e-Attestations) est une plateforme de gestion de la conformité et des risques liés aux tiers (fournisseurs, sous-traitants, partenaires).
La solution permet de collecter, contrôler et centraliser les documents réglementaires (URSSAF, fiscal, Kbis), tout en assurant leur mise à jour et leur suivi dans le temps. Elle automatise les relances, les alertes d’expiration et le partage des documents avec les donneurs d’ordres.
Au-delà de la conformité documentaire, Aprovall propose une approche plus large de gestion des tiers, incluant l’évaluation des risques fournisseurs (financiers, cybersécurité, ESG, conformité) et le suivi du cycle de vie fournisseur, de l’onboarding à la fin de relation.
La plateforme s’appuie également sur une base de fournisseurs et permet de mutualiser les documents entre donneurs d’ordres, afin de limiter les ressaisies et accélérer les processus de mise en conformité.
Caractéristiques clés
- Collecte, contrôle et archivage des documents réglementaires
- Relances automatiques et suivi des échéances
- Centralisation et partage des dossiers fournisseurs
- Évaluation des risques tiers (conformité, financier, ESG, cyber)
- Gestion du cycle de vie fournisseur (onboarding à offboarding)
- Base de fournisseurs mutualisée
Comment choisir la bonne plateforme selon votre situation
Le choix d’une plateforme de gestion de la conformité dépend avant tout de votre volume de prestataires, de vos contraintes opérationnelles et du niveau de pilotage attendu.
Avant de comparer les solutions, commencez par clarifier trois points :
- Combien de prestataires gérez-vous et à quelle fréquence évolue ce volume
- Vos équipes ont-elles besoin d’un accès à la conformité en temps réel (chantier, multi-sites)
- Cherchez-vous uniquement à répondre à une obligation réglementaire ou à structurer durablement la gestion de vos prestataires
Si vous gérez des sous-traitants sur le terrain (BTP, industrie, multi-sites)
Votre enjeu n’est pas seulement la conformité documentaire, mais la gestion opérationnelle des prestataires.
Vous avez besoin d’un outil capable de centraliser tous les documents (réglementaires et métiers), d’automatiser les relances et de donner une vision en temps réel du statut des intervenants.
Si votre priorité est la conformité réglementaire
Certaines solutions permettent de répondre efficacement aux obligations légales (articles L.8222-1 à L.8222-5), avec la collecte des documents obligatoires, le suivi des échéances et la traçabilité des vérifications.
Ce type d’approche est adapté si votre objectif principal est de sécuriser votre conformité, sans besoin opérationnel avancé.
Si vous gérez un volume important de fournisseurs
Lorsque vous pilotez plusieurs centaines de prestataires, l’enjeu devient la structuration et l’industrialisation des processus.
Il est alors important de pouvoir segmenter les fournisseurs, s’intégrer avec vos outils (ERP, achats) et gérer le volume sans complexifier les opérations.
Dans ce cas, il est essentiel de choisir une solution capable de s’intégrer à votre écosystème tout en restant exploitable par les équipes au quotidien.
Le point clé : ne pas sous-estimer l’usage terrain
Beaucoup d’outils couvrent correctement la conformité réglementaire. Plus rares sont ceux qui permettent réellement de piloter des prestataires en opérationnel.
Avant de choisir, vérifiez concrètement la facilité d’utilisation pour vos équipes, la capacité à suivre vos prestataires en temps réel et le niveau d’automatisation (relances, alertes, mise à jour).
Une plateforme efficace doit avant tout réduire votre charge de gestion, pas la déplacer.
Questions fréquentes
Quels sont les risques en cas de non-conformité d’un sous-traitant ?
En cas de non-respect de l’obligation de vigilance, le donneur d’ordre peut être tenu responsable, notamment en matière de travail dissimulé. Cela peut entraîner des sanctions financières, des risques juridiques et un impact réputationnel.
Comment structurer efficacement le suivi de la conformité ?
Un suivi efficace repose sur une centralisation des données fournisseurs, une liste claire de documents obligatoires, des relances automatisées et une traçabilité des vérifications réalisées.
Les plateformes spécialisées permettent d’automatiser ces processus et de fiabiliser la gestion de la conformité.
Quels critères pour comparer les plateformes ?
Les principaux critères à analyser sont l’automatisation de la collecte et des relances, l’expérience utilisateur côté prestataire, la couverture des documents (réglementaires et métiers), le suivi et la visibilité en temps réel, les intégrations avec vos outils existants et le niveau de traçabilité.
