Comment nouer de bonnes relations avec ses sous-traitants stratégiques ?

La sous-traitance est incontournable dans le secteur du BTP pour améliorer la compétitivité et stimuler la croissance des entreprises. Un constat renforcé quand on sait que plus de 76% des entreprises de la construction recourent à la sous-traitance selon l’INSEE. Cependant, entre le cadre législatif à respecter et parfois l’absence de visibilité économique pour les sous-traitants, les donneurs d’ordre doivent impérativement améliorer leur processus achats s’ils souhaitent fidéliser leurs partenaires stratégiques.

Accompagner les sous-traitants dans leur mise en conformité

La procédure KYS, Know Your Supplier, qui consiste à améliorer la connaissance de ses sous-traitants est indispensable pour maîtriser les risques liés à la sous-traitance. En effet, le recours à la sous-traitance est encadré par de nombreuses obligations légales telles que l’obligation de vigilance. Dès lors, les donneurs d’ordre doivent s’assurer de la conformité de leurs partenaires du début jusqu’à la fin de leurs relations. Cela implique que les sous-traitants soient en capacité de fournir un certain nombre de documents administratifs à leurs donneurs d’ordre.

Cependant, les sous-traitants n’ont pas toujours connaissance des documents à mobiliser et ne savent pas où les chercher ni à qui les envoyer. Enfin, la vérification de l'authenticité des documents par les donneurs d’ordre prend également du temps si le traitement est manuel. Ces opérations chronophages et complexes peuvent finir par lasser les sous-traitants et les amener à privilégier d’autres partenaires dont les processus sont plus rapides et efficaces.

Avec une solution comme AddWorking, les donneurs d’ordre peuvent envisager leurs relations avec leurs sous-traitants sur du long terme. D’une part, les démarches administratives demandées par le client sont facilitées par un accompagnement technique mais aussi humain : le sous-traitant bénéficie d’envoi d’informations automatisées et de l’aide des équipes d’AddWorking. D’autre part, l’automatisation de la collecte et de la vérification des documents du sous-traitant permettent de faire gagner du temps aux deux parties.

Contractualiser systématiquement les relations avec les sous-traitants

La loi n’oblige pas les donneurs d’ordre à rédiger un contrat de sous-traitance mais cette opération reste cependant indispensable pour garantir des relations sereines avec leurs sous-traitants. Autrement dit, il est fortement recommandé de formuler dans chaque contrat les attentes des deux parties afin d’éviter tout litige lors de l’exécution des travaux et de la mise en paiement. Parmi les clauses à indiquer, nous retrouvons à titre d’exemple : les modalités de règlement, d’exécution, la durée d’exécution des travaux, l’objet des travaux, les responsabilités de chacun dans la mise en œuvre du projet…

AddWorking permet aux entreprises du BTP de rédiger systématiquement des contrats afin de maîtriser les risques juridiques et financiers des deux parties. L’automatisation de l’envoi du contrat, l’intégration de la signature électronique et l’accès au contrat sur n’importe quel appareil connecté permettent également de faire économiser du temps à tous.

Respecter les délais de paiement

30% des entreprises sont régulièrement en retard dans le paiement des factures de leurs sous-traitants selon la DGCCRF. Et pourtant, le respect des délais de paiement est indispensable pour fidéliser les sous-traitants stratégiques et éviter la mise à mal de leur santé économique.

L’adoption d’une solution comme AddWorking permet aux donneurs d’ordre de ne rater aucune échéance et de simplifier le traitement des factures des sous-traitants. En effet, le rapprochement commande-contrat-facture est automatisé, les flux administratifs et financiers sont rationalisés grâce à la mise en place d’un système de facturation unique. Le sous-traitant gagne également en visibilité en suivant en temps réel l’état de traitement des factures depuis leur réception jusqu’au paiement.

Connecter les équipes externes et internes de l’entreprise sur l’ensemble du processus achats

Les donneurs d’ordre et leurs sous-traitants sont amenés à échanger de nombreux documents administratifs et financiers sur l’ensemble du processus achats. Ces échanges nécessitent encore trop souvent l’usage de plusieurs outils déconnectés qui impliquent des processus plus longs et complexes.

L’usage d’un logiciel collaboratif tel qu’un SRM qui connecte les équipes internes et externes de l’entreprise sur toutes les étapes de leur relation peut être un formidable moyen de fidéliser les sous-traitants stratégiques. Avec ce type de logiciel, les sous-traitants et les donneurs d’ordre échangent sur une seule et même plateforme. Les allers-retours sur différents outils sont de fait supprimés afin de faire gagner du temps aux donneurs d’ordre et à leurs sous-traitants.

Envie d’en savoir plus ? Découvrez comment AddWorking accompagne les entreprises du BTP, de l’énergie et des télécommunication à mieux gérer leurs sous-traitants.

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La sous-traitance est incontournable dans le secteur du BTP pour améliorer la compétitivité et stimuler la croissance des entreprises. Un constat renforcé quand on sait que plus de 76% des entreprises de la construction recourent à la sous-traitance selon l'INSEE. Cependant, entre le cadre législatif à respecter et parfois l'absence de visibilité économique pour les sous-traitants, les donneurs d'ordre doivent impérativement améliorer leur processus achats s'ils souhaitent fidéliser leurs partenaires stratégiques.

Accompagner les sous-traitants dans leur mise en conformité

La procédure KYS (Know Your Supplier), qui consiste à améliorer la connaissance de ses sous-traitants, est indispensable pour maîtriser les risques liés à la sous-traitance. En effet, le recours à la sous-traitance est encadré par de nombreuses obligations légales telles que l'obligation de vigilance. Dès lors, les donneurs d'ordre doivent s'assurer de la conformité de leurs partenaires du début jusqu'à la fin de leurs relations. Cela implique que les sous-traitants soient en capacité de fournir un certain nombre de documents administratifs à leurs donneurs d'ordre.

Cependant, les sous-traitants n'ont pas toujours connaissance des documents à mobiliser et ne savent pas où les chercher ni à qui les envoyer. Enfin, la vérification de l'authenticité des documents par les donneurs d'ordre prend également du temps si le traitement est manuel. Ces opérations chronophages et complexes peuvent finir par lasser les sous-traitants et les amener à privilégier d'autres partenaires dont les processus sont plus rapides et efficaces.

Avec une solution comme AddWorking, les donneurs d'ordre peuvent envisager leurs relations avec leurs sous-traitants sur le long terme. D'une part, les démarches administratives demandées par le client sont facilitées par un accompagnement technique mais aussi humain : le sous-traitant bénéficie d'envois d'informations automatisés et de l'aide des équipes d'AddWorking. D'autre part, l'automatisation de la collecte et de la vérification des documents du sous-traitant permet de faire gagner du temps aux deux parties.

Le cadre légal de l'obligation de vigilance

Cette obligation de vigilance n'est pas qu'une bonne pratique commerciale, elle est prévue par les articles L8222-1 et suivants du Code du travail, qui imposent au donneur d'ordre de se faire remettre périodiquement certains documents attestant que son sous-traitant respecte ses obligations sociales et fiscales, notamment lorsque le contrat porte sur un montant significatif. En l'absence de cette vigilance, le donneur d'ordre peut voir sa responsabilité financière engagée solidairement en cas de travail dissimulé chez le sous-traitant, au sens de l'article L8221-1 du même code. Une procédure KYS bien structurée permet donc, en pratique, de démontrer cette vigilance de façon continue plutôt que ponctuelle.

Contractualiser systématiquement les relations avec les sous-traitants

La loi n'oblige pas les donneurs d'ordre à rédiger un contrat de sous-traitance mais cette opération reste cependant indispensable pour garantir des relations sereines avec leurs sous-traitants. Autrement dit, il est fortement recommandé de formuler dans chaque contrat les attentes des deux parties afin d'éviter tout litige lors de l'exécution des travaux et de la mise en paiement. Parmi les clauses à indiquer, nous retrouvons à titre d'exemple : les modalités de règlement, d'exécution, la durée d'exécution des travaux, l'objet des travaux, les responsabilités de chacun dans la mise en œuvre du projet.

AddWorking permet aux entreprises du BTP de rédiger systématiquement des contrats afin de maîtriser les risques juridiques et financiers des deux parties. L'automatisation de l'envoi du contrat, l'intégration de la signature électronique et l'accès au contrat sur n'importe quel appareil connecté permettent également de faire économiser du temps à tous.

Ce que prévoit la loi sur le contrat de sous-traitance

Si le contrat écrit n'est pas systématiquement imposé dans le cadre de marchés privés, la situation est différente dans le cadre des marchés publics : la loi n°75-1334 du 31 décembre 1975 relative à la sous-traitance impose alors l'acceptation du sous-traitant et l'agrément de ses conditions de paiement par le maître d'ouvrage, ce que reprend également le Code de la commande publique pour les marchés publics de travaux. Dans tous les cas, formaliser le contrat reste le meilleur moyen pour le donneur d'ordre de se prémunir contre les litiges liés à l'exécution des travaux, indépendamment du caractère public ou privé du marché.

Respecter les délais de paiement

30% des entreprises sont régulièrement en retard dans le paiement des factures de leurs sous-traitants selon la DGCCRF. Et pourtant, le respect des délais de paiement est indispensable pour fidéliser les sous-traitants stratégiques et éviter la mise à mal de leur santé économique.

L'adoption d'une solution comme AddWorking permet aux donneurs d'ordre de ne rater aucune échéance et de simplifier le traitement des factures des sous-traitants. En effet, le rapprochement commande-contrat-facture est automatisé, les flux administratifs et financiers sont rationalisés grâce à la mise en place d'un système de facturation unique. Le sous-traitant gagne également en visibilité en suivant en temps réel l'état de traitement des factures depuis leur réception jusqu'au paiement.

Le cadre légal des délais de paiement

Les délais de paiement entre entreprises sont encadrés par l'article L441-10 du Code de commerce, qui fixe un délai maximal de 60 jours à compter de la date d'émission de la facture, ou de 45 jours fin de mois si les parties en conviennent ainsi. Tout retard de paiement expose l'entreprise débitrice à des pénalités ainsi qu'à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, prévue par l'article D441-5 du même code. Dans le secteur du BTP en particulier, la loi n°75-1334 du 31 décembre 1975 relative à la sous-traitance prévoit en complément un mécanisme d'action directe, qui permet à un sous-traitant de réclamer le paiement de sa créance directement auprès du maître d'ouvrage lorsque l'entrepreneur principal ne le règle pas. Cette action directe est un filet de sécurité important pour les sous-traitants, mais elle ne dispense pas le donneur d'ordre de son obligation première de régler ses factures dans les délais.

Connecter les équipes externes et internes de l'entreprise sur l'ensemble du processus achats

Les donneurs d'ordre et leurs sous-traitants sont amenés à échanger de nombreux documents administratifs et financiers sur l'ensemble du processus achats. Ces échanges nécessitent encore trop souvent l'usage de plusieurs outils déconnectés qui impliquent des processus plus longs et complexes.

L'usage d'un logiciel collaboratif tel qu'un SRM (Supplier Relationship Management), qui connecte les équipes internes et externes de l'entreprise sur toutes les étapes de leur relation, peut être un formidable moyen de fidéliser les sous-traitants stratégiques. Avec ce type de logiciel, les sous-traitants et les donneurs d'ordre échangent sur une seule et même plateforme. Les allers-retours sur différents outils sont de fait supprimés afin de faire gagner du temps aux donneurs d'ordre et à leurs sous-traitants.

Envie d'en savoir plus ? Découvrez comment AddWorking accompagne les entreprises du BTP, de l'énergie et des télécommunications à mieux gérer leurs sous-traitants.

Questions fréquentes

Pourquoi la connaissance de ses sous-traitants (KYS) est-elle importante ?‍

Elle permet au donneur d'ordre de démontrer, tout au long de la relation, qu'il respecte son obligation de vigilance prévue par le Code du travail, et donc de limiter son exposition à une éventuelle responsabilité solidaire.

Un contrat de sous-traitance est-il obligatoire dans le BTP ?

‍Pas systématiquement sur les marchés privés, mais il est fortement recommandé. Sur les marchés publics en revanche, l'acceptation du sous-traitant et l'agrément de ses conditions de paiement sont des obligations légales.

Quels sont les délais de paiement maximum autorisés entre entreprises ?

‍L'article L441-10 du Code de commerce fixe un délai maximal de 60 jours à compter de la date de facture, ou de 45 jours fin de mois si les parties en conviennent ainsi.

Qu'est-ce que l'action directe pour un sous-traitant du BTP ?

‍C'est un mécanisme prévu par la loi du 31 décembre 1975 relative à la sous-traitance, qui permet au sous-traitant de réclamer directement le paiement de sa créance auprès du maître d'ouvrage si l'entrepreneur principal ne le règle pas.

En quoi un outil SRM aide-t-il à fidéliser les sous-traitants ?

‍En centralisant les échanges administratifs et financiers sur une seule plateforme, il supprime les allers-retours entre outils déconnectés et fait gagner du temps aux donneurs d'ordre comme aux sous-traitants.

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