Sous-traitants : 6 bonnes pratiques pour bien choisir

Le choix du sous-traitant constitue une étape essentielle dans le processus achats des entreprises. Que l'on parle de « sous-traitant » ou de « sous traitants », le terme désigne toute entreprise ou tout indépendant à qui vous confiez, par contrat, tout ou partie de l'exécution d'un marché initialement conclu avec votre propre client. Alors comment sélectionner efficacement vos sous-traitants ? Selon quels critères ? L'équipe AddWorking, solution de gestion de la sous-traitance, vous propose 6 bonnes pratiques pour confier vos travaux en toute sérénité.

Qu'est-ce qu'un sous-traitant ?

Un sous-traitant est une entreprise, artisan ou travailleur indépendant qui exécute, pour votre compte, une partie des travaux ou prestations que vous vous êtes engagé à réaliser auprès de votre propre client. Contrairement à un simple fournisseur, le sous-traitant intervient directement dans la chaîne d'exécution du marché : il ne vous livre pas un produit, il réalise une prestation qui s'intègre dans le chantier ou le projet global.

Cette distinction a des conséquences juridiques concrètes : en tant qu'entreprise qui fait appel à un sous-traitant, vous restez responsable vis-à-vis de votre client final, et vous engagez votre propre responsabilité si le sous-traitant n'est pas correctement sélectionné, suivi ou contrôlé. C'est pourquoi le choix du sous-traitant ne peut pas se limiter à un critère de prix : il doit reposer sur une évaluation structurée, reproductible d'un projet à l'autre.

Comment sélectionner les sous-traitants les plus qualifiés ?

Le coût des prestations est un facteur déterminant dans le choix du sous-traitant. Cependant, l'identification des compétences et des métiers à mobiliser ne doit pas être négligée pour autant. Prenons l'exemple d'un chantier dans lequel une entreprise sous-traitante intervient sans avoir les qualifications requises : les travaux risquent d'être partiellement ou mal réalisés, des retards sont également à prévoir, et le projet devient alors moins rentable, sans compter le risque d'image vis-à-vis de votre propre client.

Pour objectiver ce critère, il est utile de s'appuyer sur des éléments vérifiables plutôt que sur la seule réputation ou le bouche-à-oreille : qualifications professionnelles (type Qualibat pour le BTP), références de chantiers comparables déjà réalisés, certifications spécifiques au métier concerné, et retours d'expérience documentés si le sous-traitant a déjà travaillé pour vous ou pour un confrère du secteur.

Comment mesurer la santé économique d'un sous-traitant ?

Si l'entreprise sous-traitante fait faillite au moment de la réalisation des travaux, le chantier perd en rentabilité au point de mettre gravement en difficulté votre entreprise. C'est pourquoi Infogreffe met à disposition des rapports détaillés sur la santé économique des entreprises sous-traitantes afin de maîtriser vos risques financiers. Ces rapports prennent en compte plusieurs indicateurs :

• La rentabilité : comprend la rentabilité de l'exploitation et les capitaux engagés dans l'entreprise.
• La solvabilité : renvoie à la capacité de l'entreprise à faire face à ses obligations de paiement.
• La robustesse : concerne l'évaluation de la solidité ou de la vulnérabilité de l'entreprise à long terme.

Au-delà de la consultation ponctuelle d'un rapport avant la signature du contrat, il est recommandé de renouveler ce contrôle à intervalles réguliers pour les sous-traitants avec lesquels vous travaillez sur la durée : la situation financière d'une entreprise peut évoluer rapidement, notamment sur des chantiers longs ou sur des marchés très cycliques comme le BTP.

Comment identifier le degré de conformité d'un sous-traitant ?

L'image de votre entreprise peut être gravement impactée par des procédures judiciaires à l'égard du sous-traitant. C'est pourquoi le Bodacc répertorie toutes les annonces civiles et commerciales, ce qui permet de mesurer le degré de conformité des entreprises sous-traitantes. En plus des procédures judiciaires éventuelles à identifier, vous êtes également soumis à l'obligation de vigilance prévue par le Code du travail dès lors que le contrat dépasse le seuil réglementaire.

S'assurer de la conformité du sous-traitant nécessite la collecte et la vérification d'un certain nombre de documents : en savoir plus sur les documents obligatoires. Cette vérification documentaire (attestation de vigilance, assurances, extrait Kbis, qualifications) doit être réalisée avant la première mission, puis actualisée à intervalles réguliers, faute de quoi votre entreprise reste exposée en cas de contrôle ou de litige.

Comment cartographier les zones d'exercice de ses sous-traitants ?

Identifier les zones d'intervention de vos sous-traitants vous permet d'accélérer le traitement d'un appel d'offres en sélectionnant uniquement les compétences externes qui exercent dans la zone géographique souhaitée. Cette cartographie évite également des déplacements inutiles, des délais rallongés ou des surcoûts logistiques liés à des sous-traitants trop éloignés du chantier.

Concrètement, il est utile de renseigner, pour chaque sous-traitant référencé, sa zone d'intervention habituelle (départements ou rayon kilométrique autour de son siège), ainsi que sa capacité à se déplacer ponctuellement au-delà de cette zone si le projet le justifie.

Comment référencer son panel de sous-traitants ?

Le sourcing est utile seulement si vous souhaitez recourir à de nouveaux sous-traitants ou diversifier votre panel. Si vous disposez déjà d'un réseau de ressources externes, leur référencement accélère considérablement vos délais de recherche. Les données à indiquer varient selon les priorités de l'entreprise, certaines d'entre elles restent toutefois indispensables à toutes les directions achats :

• Le secteur de l'entreprise sous-traitante
• Les compétences et les métiers
• La qualité d'exécution des précédentes prestations
• La zone géographique d'exercice

Le référencement des sous-traitants permet d'identifier rapidement les ressources disponibles et celles qui sont en tension. Vous disposez ainsi d'un vivier d'informations qui vous permet de construire votre stratégie achats, plutôt que de repartir de zéro à chaque nouveau besoin.

Pourquoi se connecter avec ses sous-traitants via une solution digitale ?

L'adoption d'une solution SaaS permet de constituer un référentiel unique et fiable. Les informations sont mises à jour en temps réel par les sous-traitants eux-mêmes et facilitent les campagnes de sourcing et d'appel d'offres. Vous gagnez ainsi en efficacité et vous sécurisez le recours à la sous-traitance, sans multiplier les échanges d'e-mails et de fichiers épars pour suivre chaque sous-traitant individuellement.

Choisir le bon sous-traitant signifie évaluer de nombreux critères : compétence, santé économique, conformité légale, zone géographique, référencement et capacité de suivi digital. Cette démarche est particulièrement chronophage, mais nécessaire à la réduction de vos risques juridiques et financiers. Chez AddWorking, nous vous aidons à accélérer et fiabiliser la sélection de vos sous-traitants, en tirant le meilleur parti de la technologie pour gagner en visibilité sur votre panel et faciliter vos prises de décision :

• Disposez d'une cartographie précise de votre panel.
• Trouvez en quelques clics les sous-traitants conformes à vos besoins.
• Identifiez les sous-traitants à jour de leurs obligations légales.
• Diagnostiquez la santé économique de vos sous-traitants afin de maîtriser les risques.
• Suivez en temps réel, et depuis n'importe quel support, la montée en compétence de vos sous-traitants et l'extension de leur zone d'intervention.

Questions fréquentes

Faut-il toujours choisir le sous-traitant le moins cher ?

Non, le prix ne doit être qu'un critère parmi d'autres dans votre décision. Un sous-traitant moins-disant mais insuffisamment qualifié ou en difficulté financière peut générer des surcoûts bien plus importants que l'écart de prix initial : reprises de travaux, retards de chantier, voire abandon en cours de mission en cas de défaillance économique. Il est donc préférable de pondérer le prix avec la qualification, la santé économique et la conformité légale du sous-traitant, comme détaillé plus haut dans cet article, pour arbitrer sur un coût complet plutôt que sur un simple tarif affiché.

Comment vérifier rapidement la conformité de plusieurs sous-traitants à la fois ?

Lorsque votre panel comporte plusieurs dizaines de sous-traitants, la vérification manuelle document par document devient difficile à maintenir dans la durée. C'est pourquoi de nombreuses entreprises centralisent cette collecte sur une plateforme de gestion de la conformité documentaire, qui relance automatiquement les sous-traitants à l'approche de l'expiration d'un document et signale les dossiers incomplets. Cette centralisation permet de garder une vision d'ensemble de votre panel, plutôt que de vérifier chaque sous-traitant au cas par cas au moment de chaque nouvelle mission.

Quelle différence entre un sous-traitant et un prestataire indépendant ?

Un sous-traitant intervient dans le cadre d'un contrat de sous-traitance qui le rattache à l'exécution d'un marché que vous avez vous-même contracté avec votre client, ce qui implique des obligations spécifiques de vigilance et, potentiellement, une responsabilité solidaire en cas de manquement de sa part. Un prestataire indépendant peut, selon les cas, intervenir dans un cadre contractuel plus classique de prestation de services, sans nécessairement s'inscrire dans cette chaîne de sous-traitance. Dans la pratique, les deux notions se recoupent souvent pour un même travailleur indépendant, et c'est la nature du contrat signé avec vous, ainsi que la place de la prestation dans l'exécution du marché initial, qui détermine le régime juridique applicable.