Comment contrôler ses dépenses en achats de sous-traitance ?

Digitalisez entièrement votre processus achats pour augmenter les performances financières de votre entreprise.

Sans surprise, le spend management, autrement dit le contrôle des dépenses, occupe encore la première place des priorités des directions achats en 2023, selon le CNA. L’inflation du prix des matières premières et de l’énergie, les problèmes d'approvisionnement et l’augmentation des risques fournisseurs sont autant de freins à la performance économique des entreprises du secteur du BTP, de l’énergie et des télécommunications. Pour mieux contrôler leurs dépenses liées à la sous-traitance, les acheteurs doivent alors accélérer la digitalisation de leurs processus.

Renforcer l’écosystème achats

Les achats évoluent de plus en plus dans un environnement collaboratif dans lequel la création de partenariats stratégiques sert à améliorer leurs performances financières. Parmi ces partenaires, nous retrouvons les entreprises technologiques qui offrent des logiciels Source-to-Pay pour piloter l’ensemble de la relation avec les sous-traitants. Les acheteurs qui bénéficient de ce type de solution s’accordent sur les nombreux moyens mis à leur disposition pour contrôler leurs dépenses.

Grâce à l’e-sourcing, les acheteurs enrichissent leurs panels avec des sous-traitants les plus innovants, compétitifs et ouverts aux négociations. Par ailleurs, la digitalisation du processus achats offre la possibilité de simplifier l’ensemble des démarches administratives et financières des sous-traitants. Ainsi, l’amélioration de la relation avec les sous-traitants permet de fidéliser les partenaires les plus adaptés aux enjeux économiques de l’entreprise.

Anticiper les crises

En 2023, 82% des directions achats ont vu leurs responsabilités renforcées à la suite des crises successives. Les ruptures dans les chaînes d'approvisionnement, l’inflation du prix des matières premières et de l’énergie sont en effet des conséquences directes de la crise sanitaire, de la guerre en Ukraine et des tensions entre les Etats-Unis et la Chine.

Les acheteurs sont donc en première ligne pour s’adapter aux nombreux bouleversements économiques. La digitalisation est leur meilleur allié pour gagner en proactivité. En effet, la dématérialisation de l’ensemble du processus achats permet de collecter toutes les données relatives aux dépenses dans les achats. Ainsi, les équipes peuvent suivre régulièrement leurs dépenses pour éviter tout dérapage incontrôlé et prévenir ainsi les crises éventuelles.

Contrôler les risques financiers

Le recours à la sous-traitance comporte quelques risques financiers pour les donneurs d’ordre. Ces derniers peuvent être sanctionnés solidairement avec leurs sous-traitants s’ils ne sont pas conformes à leurs obligations légales, fiscales ou éthiques. Parmi les risques financiers qui peuvent porter atteinte à la performance économique des entreprises du BTP, de l’énergie et des télécommunications, nous retrouvons :

Les risques de fraudes sociales et fiscales : santé financière fragile du sous-traitant et de sa non-conformité juridique ;
Les risques contractuels : non-respect des obligations contractuelles au regard des réglementations en vigueur ;
Les risques RSE : corruption, atteintes aux droits humains et à l’environnement ;
Les risques techniques : mauvaise qualité de la prestation, retard de livraison ;
Les risques métiers : pénurie de compétences externes.

Une bonne connaissance de leur panel (KYS) et un contrôle continu du processus achats sont alors indispensables. C’est là où le digital peut être un formidable allié : Les donneurs d’ordre bénéficient d’une base de données toujours à jour et d’une excellente connaissance administrative, financière et éthique de leur panel. La collecte et la vérification des documents administratifs et financiers des sous-traitants sont automatisées.

Améliorer les performances opérationnelles des équipes

La maîtrise des dépenses dans les achats grâce à la digitalisation est une valeur ajoutée pour tous les départements et leurs sous-traitants. L’adoption d’un logiciel S2P connecté aux équipes externes et internes à l’entreprise permet d’améliorer les performances opérationnelles de l’ensemble des acteurs de la sous-traitance. Les différents départements qui bénéficient d’une solution telle qu’AddWorking énumèrent les avantages suivants :

Pour les directions achats : Avec la dématérialisation de leurs opérations, les équipes construisent un réseau de sous-traitants diversifié et conforme et bénéficient en temps réel d’une visibilité sur les ressources disponibles par domaine de compétence. Enfin, elles fidélisent leurs sous-traitants en ayant recours à des contrats cadres prédéfinis.
Pour les directions juridiques : Les collaborateurs centralisent et sécurisent la gestion du cycle de vie des contrats sur un seul et même logiciel. Avec l’automatisation de la collecte et de la vérification des documents administratifs des sous-traitants, les donneurs d’ordre maîtrisent les risques juridiques liés à la sous-traitance à toutes les étapes de la relation avec leurs ressources externes.
Pour les directions administratives et financières : Les équipes automatisent le rapprochement commande-contrat-facture pour limiter ainsi les erreurs de saisie, vérifier la conformité des factures. Enfin, grâce au système de facturation unique, les flux administratifs et financiers sont rationalisés et permettent de ne manquer aucune échéance.