Comment préparer efficacement la digitalisation de ses achats de sous-traitance ?

60 % des entreprises attendent de la digitalisation des achats une optimisation de la gestion de leurs sous-traitants selon l’étude menée par l’International Data Corporation. Et pour cause, ces entreprises sont contraintes par une pénurie de main d’oeuvre et des processus achats souvent trop lourds et inadaptés à leurs enjeux.

Afin de soutenir la croissance des entreprises et d’améliorer les performances opérationnelles des collaborateurs, la digitalisation des achats devient incontournable.

Mais alors comment digitaliser efficacement ses achats de sous-traitance ? Découvrez dans cet article la méthode à suivre pour augmenter les performances économiques de votre entreprise.

Étape 1 : Réaliser un état des lieux

La réalisation d’un état des lieux est fondamental car il permet de mettre en place une solution adaptée aux enjeux des utilisateurs finaux et de l’organisation de l’entreprise. Elles permettent également d’impliquer l’ensemble des acteurs dès le début du projet pour une meilleure conduite du changement.

En d’autres termes, pour piloter et gérer efficacement les achats de sous-traitance, il ne suffit pas d’adopter uniquement un logiciel achats ou de le développer en interne. Un projet de digitalisation des achats réussi dépend également de la capacité des entreprises à :

• Identifier les acteurs à impliquer pour ce type de projet ;
• Recueillir les besoins des utilisateurs potentiels du logiciel ;
• Évaluer le niveau de digitalisation des achats actuel.

Identifier les acteurs à impliquer pour ce type de projet

La capacité des entreprises à mener à bien un projet de digitalisation des achats dépend de la conduite du changement qu’elle va opérer auprès de ses collaborateurs et de ses partenaires. Pour ce faire, il est nécessaire de communiquer avec tous les acteurs de la sous-traitance. Parmi eux, nous retrouvons :

• Les directions générales, achats, financières, opérationnelles…
• Les utilisateurs finaux potentiels (acteurs internes et externes à l’entreprise).

Recueillir les besoins des utilisateurs potentiels du logiciel

Une fois que les utilisateurs finaux sont identifiés, il ne manque plus qu’à recueillir leurs besoins afin de donner du sens et de la pérennité au projet :

• Simplifier et sécuriser leurs opérations dédiées à la sous-traitance ;
• Faciliter l’onboarding des utilisateurs ;
• Avoir accès à une aide multicanale ;
• Rendre plus efficace la communication et le partage d’informations.

Évaluer le niveau de digitalisation des achats

Dans un projet de digitalisation des achats, l’entreprise réalise un bilan sur sa maturité digitale en matière d’achats dans l’objectif d’identifier ensuite ses enjeux. Pour cela, plusieurs indicateurs sont à prendre en compte :

• Le niveau de dématérialisation du processus achats ;
• Le nombre d’outils mobilisés pour gérer les sous-traitants ;
• La présence partielle ou absente d’automatisation des tâches chronophages ;
• La connexion partielle ou inexistante entre les outils dédiés au processus achats ;
• L’existence d’un outil collaboratif dédié aux différentes équipes de l’entreprise et de leurs partenaires.

Etape 2 : Élaborer un cahier des charges

Sans la mise en place d’un cahier des charges claire et adaptée aux enjeux de l’entreprise,le déploiement d’un logiciel achats peut générer plus de coûts que d’économies (investissements dans des outils mal utilisés, erreurs de données...). Dans ce cahier des charges, l’entreprise doit alors :

• Formuler les enjeux liés à la digitalisation des achats ;
• Établir les critères de sélection pour un logiciel.

Formuler les enjeux liés à la digitalisation des achats

Après avoir évalué le niveau de digitalisation des achats, l’entreprise a tous les éléments utiles pour formuler ses enjeux. Voici quelques exemples :

• Uniformiser le processus achats Procure-to-Pay ou Source-to-Pay ;
• Automatiser les tâches répétitives ;
• Centraliser, sécuriser et fiabiliser l’ensemble des données relatives aux achats ;
• Optimiser les campagnes de sourcing ;
• Rationaliser des flux administratifs et financiers.

Établir les critères de sélection pour un logiciel

La dernière condition pour formaliser un cahier des charges est d’établir les critères de sélection pour choisir ou développer un logiciel achats. Parmi ces critères, nous retrouvons les objectifs de :

• Contrôler les dépensées liées au développement interne ou externe d’un logiciels achats ;
• Bénéficier de fonctionnalités adaptées aux enjeux de l’entreprise ;
• Apporter des réponses concrètes aux besoins des utilisateurs.

Etape 3 : Sélectionner le logiciel achats adéquat

Dans cette dernière étape, l’entreprise doit penser à toutes les options technologiques qui s’offrent à elle afin de choisir le logiciel le plus adapté à ses besoins. Pour cela, deux actions sont à mener :

• Choisir un logiciel achats adapté à sa maturité digitale ;
• Comparer les avantages et les inconvénients d’internaliser ou d’externaliser le développement d’un logiciel achats.

Choisir un logiciel adapté à son niveau de digitalisation des achats

Si les achats sont faiblement digitalisés alors l’entreprise a tout intérêt à choisir une solution complète du type Source-to-Pay. Avec ce logiciel, l’ensemble du processus achats allant du sourcing jusqu’au paiement est digitalisé. Les acteurs internes et externes de l’entreprise sont connectées sur une seule et même plateforme. L’ensemble des documents et des informations de suivi des projets de sous-traitance est centralisé.

Si les achats sont partiellement digitalisés alors il est recommandé pour l’entreprise d’opter pour une solution qui va se connecter avec le ou les logiciels déjà existants. Toutefois, attention à ne pas freiner les performances opérationnelles des collaborateurs en multipliant leurs outils. En toute logique, l’idéal est de choisir une solution achats capable de rationaliser le nombre d’outils déjà présents afin d’éviter les allers-retours sur différents logiciels et la recherche parfois fastidieuse d’information.

Comparer les avantages et les inconvénients d’internaliser ou d’externaliser le développement d’un logiciel achats

Dépendre d’une entreprise tierce pour digitaliser ses achats peut avoir quelques désavantages. En effet, dans cette situation, il est difficile d’avoir la main sur la donnée et l’orientation du produit.

Attention toutefois à ne pas idéaliser le développement interne d’une solution de gestion des achats : le coût de développement et de maintenance en interne d’une solution achats peut être particulièrement coûteux. Il est alors indispensable que l’entreprise mobilise des compétences suffisamment réactives pour contrôler ses dépenses et pour continuer à répondre efficacement à ses enjeux business. Ce dernier point n’est pas à sous-estimer car une solution avec des technologies qui ne sont pas en phase avec le marché peut lui faire perdre d’importantes opportunités business.

En revanche, les logiciels achats développés par un éditeur externe sont pensés spécifiquement pour optimiser la gestion des sous-traitants et proposent les dernières innovations indispensables pour répondre aux évolutions du marché de la sous-traitants. Ces solutions sont également faites pour faciliter et accélérer son implémentation auprès des acteurs internes et externes à l’entreprise. Enfin, aucun coût supplémentaire est à prévoir étant donné que les mises à jour et la maintenance sont réalisées directement par l’éditeur du logiciel.

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En résumé, différents options s’offrent aux entreprises pour digitaliser leurs achats. Comme vous l’aurez compris, chaque solution dispose de ses avantages et de ses inconvénients. La première phase d’analyse de l’existant ainsi que la définition des besoins sont donc primordiales.

Addworking propose d’accompagner les direction achats dans la digitalisation de leur achats de sous-traitance avec une solution qui s’adapte à l’environnement technologique de l’entreprise. Envie d’en savoir plus ?