5 bonnes pratiques pour un processus de demande d’achat optimisé
Optimisez votre processus de demande d’achat de prestation avec ces 5 bonnes pratiques.
Réduire les coûts et augmenter l'efficacité ne sont pas seulement des objectifs, ils sont au cœur de la stratégie de toute entreprise cherchant à croître. Un processus de demande d'achat optimisé est la clé pour y parvenir, en transformant la manière dont les ressources sont allouées et en répondant avec agilité aux besoins opérationnels. Cet article explore les meilleures pratiques pour peaufiner ce processus, mettant en lumière la gestion optimale des demandes d'achat pour maximiser votre efficacité.
Définition d’une demande d’achat
Une demande d'achat est un document qui formalise le besoin d’achat de biens ou de services au sein d’une entreprise. Ce document précise les articles/services requis, leur quantité, le prix unitaire estimé, et le budget total, facilitant ainsi la communication claire des besoins entre différents départements.
Prenons l’exemple d’un service marketing qui a besoin d’une prestation de conseil en stratégie digitale. La demande d’achat décrira le type de service souhaité, la durée de la consultation, le nombre d'heures ou de jours estimés, le tarif horaire ou journalier prévu, et le budget total alloué pour cette prestation. Elle explique également pourquoi cette expertise externe est nécessaire, par exemple pour améliorer la présence en ligne de l'entreprise ou pour optimiser une campagne publicitaire digitale.
Les étapes du processus de demande d’achat
Avant de plonger dans les détails de chaque étape spécifique du processus de demande d'achat, il est essentiel de comprendre l'importance de bien structurer ces étapes. Un processus bien défini aide non seulement à maintenir l'ordre et la transparence mais assure également que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d'onde, réduisant ainsi les risques d'erreurs et les délais dans le traitement des demandes.
Chaque étape du processus, de la création à l'approbation finale, doit être clairement définie et intégrée dans le système de gestion des achats. Cela garantit une meilleure coordination entre les différents départements et permet une traçabilité complète des demandes, éléments cruciaux pour l'efficacité et la rapidité du processus d'achat. À présent, explorons la première de ces étapes : la création de la demande d'achat.
Création de la demande d’achat
La création d'une demande d'achat nécessite une attention minutieuse pour garantir l'inclusion de toutes les informations nécessaires qui influenceront toutes les étapes suivantes. Cette étape consiste à documenter de manière exhaustive et précise la nature des biens ou des services requis. Les détails comme les spécifications techniques, la quantité, le coût estimé, et la justification de l'achat doivent être clairement formulés pour éviter les malentendus. La rigueur dans cette étape est essentielle pour établir une base solide pour le processus d'achat, assurant que chaque demande est conforme aux besoins réels et aux politiques de l'entreprise.
Envoi de la demande d’achat
L'envoi de la demande d'achat représente la phase où la demande est formellement communiquée aux parties prenantes concernées, telles que le département des achats, la direction financière, et les approbateurs clés. Cette transmission se fait généralement par le biais de systèmes numériques qui permettent une distribution rapide et efficace de la documentation. L'importance de cette étape réside dans sa capacité à assurer une traçabilité et une transparence complète, permettant à toutes les parties prenantes de suivre l'évolution de la demande à travers le processus d'approbation.
Approbation
L'approbation est le pivot central du processus de demande d'achat, où la demande est scrutée pour validation. Cette étape implique souvent un circuit de validation avec plusieurs niveaux d'approbation, adaptés à la complexité et à la valeur de la demande. Chaque niveau d'approbation est généralement clairement défini dans les politiques d'achat de l'entreprise pour s'assurer que les dépenses sont autorisées de manière appropriée et que les risques financiers sont gérés de manière efficace. L'approbation peut également inclure des vérifications de conformité pour s'assurer que la demande est en accord avec les normes réglementaires et les exigences contractuelles.
Suite du processus
Une fois approuvée, la demande d'achat est transformée et elle peut être suivie de différents processus en fonction des informations présentes lors de la demande d’achat.
- Un fournisseur/prestataire/sous-traitants a été sélectionné : La demande d'achat approuvée est directement transformée en bon de commande ou en contrat en utilisant les informations fournies. Les détails tels que la description, la quantité, le prix, et les délais sont vérifiés pour conformité et exactitude, puis le document final est émis et transmis pour exécution.
- Aucun fournisseur/prestataire/sous-traitants n’a été sélectionné : Un appel d'offre est lancé auprès de partenaires potentiels basé sur les critères de la demande d'achat. Les propositions reçues sont évaluées pour sélectionner le partenaire le plus adapté. Une fois choisi, un contrat ou un bon de commande est négocié et créé, puis signé pour démarrer l'exécution des services ou la livraison des produits.
Les bonnes pratiques pour optimiser vos demandes d'achat
Centraliser la demande d'achat
Centraliser toutes les demandes d'achat dans un système unifié constitue une pratique fondamentale pour améliorer l'efficacité des procédures d'achat. Un tel système centralisé offre une visibilité globale sur toutes les demandes et les dépenses associées, facilitant ainsi la gestion financière et l'allocation des ressources.
En réduisant les erreurs administratives, ce système permet d'éviter les doublons et les achats non autorisés, améliorant ainsi la conformité et le contrôle budgétaire. De plus, une plateforme centralisée de gestion des achats permet à tous les acteurs impliqués (gestionnaires, acheteurs, approbateurs) d'accéder à l'information en temps réel, garantissant une meilleure coordination et une réactivité accrue face aux besoins de l'entreprise. Un exemple concret serait l'utilisation d'une plateforme de gestion des achats où toutes les demandes, approbations et suivis peuvent être gérés en un seul lieu.
Utiliser un formulaire standardisé
L'utilisation d'un formulaire standardisé pour toutes les demandes d'achat garantit la collecte cohérente et complète des informations essentielles, ce qui simplifie considérablement l'évaluation et le traitement des demandes.
Ce formulaire doit inclure des champs dédiés à la description détaillée du produit ou du service, la quantité demandée, le prix unitaire, et une justification de l'achat pour permettre une analyse approfondie des besoins et des coûts. La standardisation facilite également l'automatisation des processus d'approbation, d’appel d’offre et de contractualisation, réduisant les délais de traitement et minimisant les interactions manuelles sujettes aux erreurs.
Établir des seuils d'approbation clairs - circuit de validation
Définir des seuils d'approbation clairs est essentiel pour assurer un processus d'approbation efficace et hiérarchisé. En établissant des niveaux de validation en fonction du montant des dépenses, l'entreprise peut automatiser les approbations pour les achats de moindre valeur, tout en requérant des revues plus détaillées pour les dépenses significatives.
Cette démarche contribue non seulement à accélérer le processus pour les achats courants mais aussi à sécuriser les engagements financiers plus importants. Le système de validation doit être clairement communiqué à tous les niveaux de l'entreprise pour garantir la transparence et le respect des procédures établies. Un seuil pourrait être fixé à 5 000 euros, en dessous duquel un responsable de département peut approuver la demande, tandis que les montants supérieurs nécessitent une validation au niveau de la direction.
Mettre en place un processus de suivi efficace
L'instauration d'un système de suivi robuste est indispensable pour monitorer le progrès des demandes d'achat du point de création à leur approbation. Il doit offrir une visibilité complète sur le statut de chaque demande, permettant de détecter et d'adresser rapidement toute anomalie ou retard dans le flux de travail.
Un tableau de bord dynamique peut servir de centre de contrôle, affichant les mises à jour en temps réel et alertant les référents en cas de mise à jour. Par exemple, un tableau de bord de suivi pourrait afficher le statut actuel de chaque demande, les étapes complétées, et les actions restantes.
Favoriser la collaboration entre les départements
Pour optimiser le processus de demande d'achat, promouvoir une collaboration étroite entre les différents départements impliqués est une pratique bénéfique. Une interaction fluide entre les services d'achats, de comptabilité, d'opérations, et parfois même de conformité légale est essentielle. Cette synergie permet de fluidifier le flux d'informations et de réduire les délais de traitement des demandes, tout en assurant que toutes les décisions prises sont bien informées et alignées avec les objectifs stratégiques de l'entreprise.
L'utilisation de plateformes collaboratives se révèle très efficace pour maintenir une bonne communication interdépartementale. Ces outils offrent un espace commun où les documents peuvent être partagés, les mises à jour publiées, et les feedbacks communiqués en temps réel. Cela garantit que tous les acteurs restent synchronisés tout au long du processus de demande d'achat, depuis la création de la demande jusqu'à son approbation et au-delà, jusqu'à la réception des biens ou services achetés.
Utilisation d'outils technologiques
Solution d’e-procurement : Spécialisé fournisseur
Les solutions d'e-Procurement sont des plateformes technologiques simplifiant l'approvisionnement, du processus d'achat à la réception des biens. Spécialisées pour les fournisseurs de bien ou de logiciel, elles centralisent les transactions, offrant une meilleure visibilité et contrôle sur les dépenses. Elles facilitent la collaboration avec les fournisseurs, permettant des relations plus étroites, des négociations efficaces et un suivi en temps réel des commandes.
Ces solutions offrent également des fonctionnalités avancées telles que l'analyse des dépenses, aidant à prendre des décisions d'achat éclairées et à améliorer la performance globale en approvisionnement.
AddWorking : Spécialisée prestation/sous-traitance
AddWorking est une plateforme spécialisée dans la gestion de toutes formes de partenaires de l’entreprise (sous-traitants métiers, prestataires informatiques, fournisseurs..) Elle permet de gérer efficacement ses partenaires en digitalisant et automatisant les processus, de la demande d’achat à l’évaluation en passant par la contractualisation.
AddWorking propose des fonctionnalités avancées offrant la possibilité de personnaliser les processus de gestion des partenaires et d’en créer de nouveaux pour s’adapter à chaque entreprise. Grâce à AddWorking, vous pouvez améliorer le processus d'achats de prestations en connectant vos processus entre eux. Par exemple, vous pouvez automatiquement créer un appel d'offres à la suite d'une demande d'achat approuvée.
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