Obligation de vigilance : les documents à fournir au donneur d’ordre

Lorsqu’un donneur d’ordre travaille avec un prestataire, il engage sa responsabilité sur plusieurs plans : juridique, fiscal, social. Pour se protéger, il est non seulement en droit, mais aussi dans l’obligation de collecter un certain nombre de documents. Ces pièces justificatives permettent de vérifier la légalité de l’activité du prestataire, sa régularité sociale et sa situation vis-à-vis des obligations fiscales.

Cet article vous explique pourquoi ces documents sont demandés, lesquels doivent être collectés, à quelle fréquence, et surtout comment le faire efficacement. L’objectif : vous aider à éviter les risques liés au travail dissimulé, à la sous-traitance non déclarée ou à une documentation incomplète.

Pourquoi les donneurs d’ordre exigent-ils des documents ?

Responsabilités légales et enjeux de conformité

Tout donneur d’ordre est soumis à une obligation de vigilance dès qu’il fait appel à un prestataire indépendant ou une entreprise sous-traitante. Cette obligation découle notamment du Code du travail (articles L.8222-1 et suivants), et vise à lutter contre le travail dissimulé. Elle s’applique à tous les contrats d’un montant supérieur à 5 000 € HT cumulés sur une période de 12 mois.

Ne pas respecter cette obligation expose l’entreprise à des sanctions lourdes : amendes administratives, solidarité financière avec le prestataire défaillant, voire poursuites pénales dans les cas les plus graves.

Risques en cas de non-conformité

Les risques sont multiples :

• Sanctions financières : jusqu’à 225 000 € d’amende pour une personne morale en cas de travail dissimulé.
• Réputation et image : un manquement à la conformité peut affecter la crédibilité de l’entreprise auprès de ses clients, partenaires et investisseurs.
• Blocages contractuels : certaines procédures d’appels d’offres ou de partenariats exigent une conformité documentaire rigoureuse.

💡 Bon à savoir : Les obligations de vigilance concernent aussi bien les grandes entreprises que les PME, dès lors qu’un contrat dépasse le seuil des 5 000 € HT. Il ne s’agit pas d’un simple formalisme, mais d’un véritable enjeu de gestion du risque juridique.

Quels documents peut-on exiger d’un prestataire ?

Voici un tableau récapitulatif des documents à demander selon leur type :

Documents légaux obligatoires

Selon votre activité et la nature de vos missions, certains documents sont essentiels pour démontrer à vos clients que vous êtes parfaitement en règle vis-à-vis des exigences administratives et légales. Transmettre ces documents rapidement et régulièrement sécurise vos relations commerciales et simplifie vos échanges administratifs :

• Extrait Kbis : Ce document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce confirme l’existence juridique de votre entreprise. Il doit être récent (moins de trois mois) et présente des informations clés comme votre adresse, vos dirigeants et votre statut juridique.

• Pièce d'identité du dirigeant : Une pièce officielle (carte d'identité ou passeport) est souvent exigée pour attester de l'identité du représentant légal de votre entreprise. Elle rassure vos clients en limitant les risques liés à l'usurpation d'identité ou à la fraude.

• Relevé d'identité bancaire (RIB) : Fournir votre RIB permet à vos clients d'effectuer vos paiements rapidement et de manière sécurisée. Ce document facilite également la vérification de vos coordonnées bancaires.

• Attestation de vigilance URSSAF : Ce document confirme que vous êtes à jour de vos cotisations sociales, démontrant ainsi votre sérieux et évitant tout risque lié au travail dissimulé.

• Attestation de régularité fiscale : Émise par l'administration fiscale, cette attestation certifie que votre entreprise respecte ses obligations fiscales. Elle protège votre activité contre les sanctions et rassure vos clients quant à votre fiabilité financière.

• Assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro) : Cette assurance protège financièrement votre activité contre les dommages éventuels causés à un client ou à un tiers. Transmettre cette attestation prouve votre sérieux et sécurise juridiquement vos prestations.

💡 Bon à savoir : Cette liste n’est pas exhaustive. D’autres documents spécifiques peuvent être nécessaires selon le type de prestation ou votre secteur d’activité (certifications, habilitations...). Si vous êtes une entreprise étrangère, pensez à fournir des documents équivalents, traduits ou apostillés selon votre pays d’origine.

Pour éviter tout retard ou blocage administratif, confirmez systématiquement auprès de vos clients la liste précise des justificatifs attendus en début de mission.En anticipant et en maintenant à jour ces documents essentiels, vous gagnez en efficacité opérationnelle et renforcez la confiance de vos clients envers votre entreprise.

Documents administratifs spécifiques au secteur BTP

Si vous intervenez dans le secteur du BTP, vos clients peuvent exiger des documents administratifs précis, en lien direct avec les spécificités et les risques du secteur. Les plus fréquemment demandés incluent :

Ces documents renforcent votre crédibilité, protègent votre activité et facilitent l'accès à des contrats exigeants en matière de sécurité et de conformité.

• Liste nominative des salariés affectés aux chantiers : Document précisant les noms, fonctions et affectations des salariés présents sur un chantier donné. Il permet d'assurer la traçabilité des équipes, de vérifier leur présence et leur statut, et de garantir la conformité lors des contrôles sur site.

• Carte BTP : Carte d’identification professionnelle obligatoire pour chaque salarié intervenant sur un chantier. Délivrée par la CIBTP, elle permet de lutter contre le travail dissimulé et de faciliter les contrôles des autorités compétentes (Inspection du travail, URSSAF…).

• Preuve d’adhésion à une caisse de congés payés (CIBTP) : Obligatoire pour les entreprises du secteur BTP, ce justificatif atteste que vous êtes affilié à la Caisse des Congés Intempéries BTP (CIBTP). Il garantit que vos salariés bénéficient bien de leurs droits à congés payés, même en cas de changement d’employeur ou d’interruption d’activité. Cette adhésion renforce la fiabilité de votre entreprise auprès de vos clients et assure votre conformité avec les obligations sociales spécifiques au secteur.

• Certificat d’assurance décennale : Indispensable pour certaines activités (maçonnerie, gros œuvre, plomberie...), ce document couvre votre responsabilité pendant dix ans en cas de dommages compromettant la solidité d’un ouvrage ou le rendant impropre à sa destination. Il est exigé pour toute intervention ayant un impact structurel ou durable sur un bâtiment.

• Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) : À effectuer auprès de l’URSSAF avant l’entrée en fonction de tout salarié. Elle regroupe plusieurs formalités obligatoires : immatriculation à la Sécurité sociale, demande d’adhésion à la médecine du travail, etc. Ce document est souvent contrôlé sur les chantiers.

• Certifications professionnelles (Qualibat, RGE, etc.) : Requises pour certains types de travaux ou pour répondre à des appels d’offres publics ou privés. Elles attestent de vos compétences techniques, de la qualité de vos prestations et peuvent conditionner l’éligibilité de vos clients à certaines aides (ex. : rénovation énergétique).

Autres documents administratifs fréquemment demandés par vos clients

Selon votre secteur d'activité et les spécificités de votre prestation, d'autres documents peuvent être nécessaires. Parmi les plus couramment demandés figurent :

Attestation de formation et certification métiers spécifiques :

• Dans le secteur de la sécurité : carte professionnelle CNAPS, certificat de qualification SSIAP (Service de Sécurité Incendie et d’Assistance aux Personnes), attestation SST (Sauveteur Secouriste du Travail).
• Dans l'industrie : certifications spécifiques (ISO 9001 qualité, ISO 14001 environnement, ISO 45001 sécurité), attestations de formation sécurité ou manipulation de produits dangereux.

Document Unique d’Évaluation des Risques (DUER) :

Obligatoire si vous avez du personnel, ce document recense les risques professionnels auxquels vos salariés sont exposés sur les chantiers et détaille les mesures de prévention mises en place. Il garantit au donneur d'ordre que vous avez correctement identifié et maîtrisé les risques liés à vos interventions.

Certifications métiers et habilitations spécifiques :

• Habilitation électrique : Indispensable pour toutes interventions sur installations électriques ou à proximité. Elle garantit votre aptitude à intervenir en sécurité et à respecter les normes en vigueur.
• Certificat d'Aptitude à la Conduite En Sécurité (CACES) : Obligatoire pour la conduite d’engins de chantier (chariots élévateurs, nacelles, grues…). Ce certificat garantit votre maîtrise des engins et le respect des règles de sécurité.
• Certifications Qualibat, RGE ou MASE : Très souvent exigées, ces certifications attestent de votre niveau de compétence technique, de votre engagement qualité et sécurité, ainsi que de votre conformité aux réglementations environnementales et professionnelles.

💡 Bon à savoir : Pour éviter tout blocage administratif ou litige, il est conseillé de valider systématiquement avec vos clients la liste précise des documents exigés dès le début de chaque mission. Cela vous permet de gagner du temps et de sécuriser votre relation commerciale.

À quelle fréquence sont demandé ces documents ?

Documents à l’entrée en relation

La première étape de la relation commerciale doit impérativement s’accompagner d’une collecte documentaire complète. Avant tout démarrage de prestation, le donneur d’ordre doit :

• vérifier l’existence juridique de l’entreprise prestataire ;
• s’assurer de sa conformité sociale et fiscale ;
• valider les assurances et certifications nécessaires selon l’activité.

Ce contrôle initial permet de démarrer la mission sur des bases solides et conformes. Il peut aussi être intégré comme condition préalable dans les contrats ou bons de commande.

Mises à jour périodiques et contrôles

La vigilance du donneur d’ordre ne s’arrête pas à l’entrée en relation. Il doit renouveler ses contrôles à intervalles réguliers :

• Tous les 6 mois : pour l’attestation de vigilance URSSAF et les documents fiscaux, selon la réglementation en vigueur.
• Annuellement : pour les documents liés à l’assurance responsabilité civile professionnelle, ou les certifications soumises à renouvellement.
• En cas d’évolution de la mission : ajout d’un nouveau chantier, changement de statut juridique du prestataire, etc.

Pour respecter ces échéances sans alourdir la charge administrative, la mise en place d’un système d’alerte ou d’un outil de suivi automatisé est fortement recommandée.

💡 Bon à savoir : En cas de contrôle URSSAF, l’entreprise devra être capable de justifier à tout moment qu’elle a collecté et actualisé les documents requis. L’absence d’un document à jour peut entraîner des sanctions, même si la relation de travail a été ponctuelle ou brève.

Comment organiser le partage de documents ?

En tant que sous-traitant, adopter un processus clair et structuré pour transmettre vos documents à vos clients simplifie vos démarches administratives tout en renforçant votre image de professionnalisme :

• Standardisez vos documents : utilisez des modèles et checklists adaptées aux demandes récurrentes.
• Centralisez votre documentation : stockez vos justificatifs dans un espace sécurisé et facilement accessible.
• Automatisez les échéances : mettez en place des alertes internes pour anticiper le renouvellement de vos attestations.
• Identifiez un responsable documentaire : nommez une personne chargée de suivre la conformité documentaire et d'assurer la transmission régulière aux clients.

Ces bonnes pratiques vous assurent d'être toujours à jour dans vos obligations documentaires et de gagner du temps dans la gestion quotidienne.

Pour gagner en efficacité et rassurer vos clients et donneur d’ordre, vous pouvez vous appuyer sur des solutions de dématérialisation documentaire comme AddWorking. Notre plateforme vous permet de :

• Centraliser tous vos documents obligatoires au même endroit.
• Suivre facilement le statut de vos documents auprès de chaque client.
• Transmettre de façon sécurisée et rapide tous vos justificatifs.
• Recevoir des rappels automatiques avant expiration des documents.

💡 Bon à savoir : Avec AddWorking, vous simplifiez la gestion de votre conformité documentaire tout en rassurant vos relations sur votre sérieux. Vous êtes alerté automatiquement des échéances et assurez ainsi une conformité continue, sans stress.

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