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La sous-traitance est protéiforme : sous-traitants pour certains, prestataires IT ou de service, ressources externes ou encore freelances pour d’autres. La superficie de l’entreprise étendue ne cesse donc de croître et l’entreprise a, par conséquent, besoin d’outils collaboratifs pour être connectée à son écosystème.

Ce dernier est composé bien sûr de ses salariés, de ses clients mais aussi de ses sous-traitants ou ressources externes. La sous-traitance prend donc une place de plus en plus importante dans son écosystème. Face à cela, l’entreprise est souvent confrontée à l’absence d’outil pour bien gérer cette population.

Bien sûr que la majorité des Directions financières est dotée d’ERP pour gérer les flux financiers Clients. Toutefois, le sous-traitant est très souvent isolé de tout système d’information. Les emails et les tableaux excel sont souvent de mise alors que les opérationnels auraient un grand besoin d’outils connectés pour consulter en temps réel leur panel de sous-traitants avec, entre autres, l’assurance d’une parfaite conformité juridique, un suivi contractuel et enfin un dashboard permettant en quelques clics de valider les factures Sous-traitants pour faciliter l’input à la Comptabilité.

L’entreprise doit absolument gagner en agilité pour animer facilement et simplement sa sous-traitance afin que ses opérationnels ne se consacrent qu’à des tâches stratégiques à haute valeur ajoutée.

 

L’entreprise prend souvent des risques juridiques sévères face à des alertes de non-conformités hors « workflow ».

Il existe beaucoup de systèmes de contrôle de la conformité des sous-traitants permettant à l’entreprise de s’en affranchir. Toutefois, ces solutions sont majoritairement en dehors du workflow de l’entreprise.

Cela n’empêche donc pas l’opérationnel de poursuivre sa relation contractuelle avec son sous-traitant. Le donneur d’ordre peut alors continuer à honorer, par exemple, les factures de ses sous-traitants malgré ces non-conformités sévères étant donnée l’absence d’alertes au sein même de son workflow… L’intégration de tout le processus au sein d’un même outil est indispensable, en lien avec un ERP éventuellement déjà en place.

  

L’entreprise doit plus que jamais fidéliser ses meilleurs partenaires pour assurer son exploitation, le délai de paiement étant assez souvent au coeur des frictions.

Tarder à payer son sous-traitant n’est pas forcément le reflet d’une entreprise donneur d’ordre faisant de la rétention de trésorerie. Il y a des mauvais payeurs mais ce n’est pas la majorité. Nous observons au contraire que l’entreprise est souvent en difficulté dans une phase critique : la réconciliation comptable.

Le montant de la facture du sous-traitant est-il correct ? La prestation correspond-t-elle aux attentes des opérationnels ? Le livrable est-il convenable ? Bref, autant de sujets qui mettent en attente la validation de la facture du sous-traitant.

D’autre part, le workflow, s’il existe, est souvent inversé : la facture arrive à la Comptabilité puis, elle est soumise à l’opérationnel afin qu’il valide, et enfin la Comptabilité doit mettre en paiement une fois la validation effectuée par l’opérationnel. Le digital permet la simplification des flux et il met l’humain à la bonne place dans la chaîne de décision.

Dans ce dernier exemple, imaginez que l’opérationnel soit notifié sur son smartphone de la fin de la prestation de sous-traitance. Il peut ainsi valider/refuser en temps réel le montant de ladite prestation, qui se transforme en facture « bon à payer » accessible par la Comptabilité.

Certes, le délai de paiement d’un donneur d’ordre reste ce qu’il est, toutefois la phase amont, à savoir la bonne prise en charge de la facture du sous-traitant, le contrôle de son IBAN (lutte contre la fraude aux sous-traitants/fournisseurs) et la validation du montant, sont autant de tâches qui retardent le paiement.

 

Pour conclure, le digital est une parfaite réponse aux besoins d’instantanéité et de simplicité de gestion pour les 2 parties. L’implémentation des solutions en mode Saas (Full web) est simple et peu onéreuse. Tout le monde gagne du temps et le processus est alors ultra efficace.

 

Julien Pérona, co-fondateur d’AddWorking – Article initialement paru sur pme-eti.fr le 15/07/2020