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La transformation digitale est une très bonne opportunité pour simplifier les processus et optimiser la performance de l’entreprise.

La compréhension des enjeux à tous les échelons de l’entreprise et l’adhésion de tous les services sont des prérequis indispensables à la réussite d’un tel projet.

Les services Achats sont évidemment plus que concernés, quelles que soient leur taille et leur maturité : il est désormais nécessaire de repenser leurs structures et interactions avec le reste de l’entreprise. 

Le département Achats qui, jadis, se positionnait comme un “cost killer” s’oriente désormais comme un “business partner” au service des opérationnels.
Objectif : robotiser l’ensemble des processus à faible valeur ajoutée (#RPA : Robotic Process Automation)

 

   1. La digitalisation : vers une simplification des process Achats

La digitalisation permet avant tout à l’entreprise d’améliorer ses processus pour gagner en performance.

Les plateformes SaaS ou autres applications web facilitent désormais les échanges internes en notifiant en temps réel la ou les personnes concernées. L’information est de meilleure qualité, centralisée et accessible sur tous les écrans (ordinateur, tablette, smartphone).

Par ailleurs, l’entreprise actuelle externalise de plus en plus.

L’entreprise “étendue” n’est plus un concept. La crise sanitaire démontre encore plus le besoin d’outil collaboratif permettant d’être 100% connecté avec son écosystème.

Il est alors important d’intégrer dans les processus les partenaires ou autres ressources externes, souvent gérées par les services Achats (sous-traitance métier, de production, prestataires, ESN / SS2I, freelances, etc.). Les opérationnels ont plus que jamais besoin de mettre les acteurs de leur production au centre de leurs décisions, qu’ils soient présents au bureau, sur le terrain ou en télé-travail !

La digitalisation des échanges avec ces ressources externes va faire gagner un temps considérable aux opérationnels et donc va leur permettre d’être efficients dans leurs tâches.

Elle va aussi leur donner l’occasion rêvée de pouvoir enfin se débarrasser de toutes les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée et redonner la place qu’elle mérite à leur fonction essentielle dans l’entreprise (consulter le panel sous-traitants en un clic, trouver le meilleur rapport qualité / prix, identifier rapidement les signaux prédictifs de la santé financière de leurs sous-traitants, lancer des appels d’offres en masse et en 1 clic !, etc.)

De plus, grâce à une automatisation et une simplification des processus permettant une meilleure visibilité sur les actions menées, ainsi qu’à des indicateurs clés de performance, l’opérationnel pourra mieux contrôler son travail et celui de ses prestataires, atteindre plus facilement ses objectifs et donc gagner en performance.

 

   2. Exemple client

Prenons un cas que nous connaissons bien chez AddWorking, celui d’une opérationnelle du secteur des services aux entreprises : 

sa société fait appel à de nombreux prestataires externes (transporteurs, messagerie, intérim). Elle se doit d’être très attentive à l’efficience des services rendus, à la disponibilité de ses partenaires mais aussi à leur conformité juridique. Elle-même doit respecter plusieurs réglementations (échéance des missions notamment).

Grâce à la mise en place de flux digitaux, centralisés, normés et à un environnement digital bi-communicant, l’opérationnelle peut consulter en masse, depuis n’importe quel écran (smartphones, tablettes, ordinateur) et en temps réel, ses prestataires référencés, missionner le “mieux-disant”, être alertée par leurs éventuelles non-conformités juridiques, et par conséquent, rendre un service à ses clients le plus qualitatif possible, tout en étant performante.

 

Vous avez un projet de digitalisation de votre Service Achats ?
Vous souhaitez simplifier vos processus et vos flux avec vos ressources externes (sous-traitants, prestataires, etc.) ?

Nous sommes là pour vous accompagner.

Notre App « Mes sous-traitants & moi© » permet aux opérationnels d’être au coeur de la sous-traitance et mettre sous contrôle tous leurs échanges.