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Organiser sa sous-traitance est un enjeu majeur pour l’entreprise afin d’optimiser ses marges, réduire ses risques juridiques et améliorer sa performance opérationnelle.
Pour cela, AddWorking  a développé l’App “Mes sous-traitants & moi” qui permet un pilotage complet et en temps réel de l’ensemble des flux entre les opérationnels d’une entreprise et ses sous-traitants.

Après nos articles sur l’identification de ses sous-traitants, le lancement d’offres de mission et la gestion des contrats, focus aujourd’hui sur

La gestion des factures et des paiements.

Grâce à l’App “Mes sous-traitants & moi”, la gestion des factures sous-traitants est optimisée et devient source de réduction de coûts, de gain de productivité et vous permet un pilotage efficace de la performance de votre organisation.

Comment ça marche ?

1- Un process de validation de la facture sous-traitant fluidifié

À chaque fin de période d’une mission, le sous-traitant dépose facilement sa facture sur l’App AddWorking : soit au format PDF, soit via un masque de saisie des factures sous-traitants mis à disposition sur l’App.

La conformité de la facture (respect des mentions obligatoires) est ensuite contrôlée et validée par AddWorking. En cas de non-conformité, le sous-traitant est automatiquement notifié de toute demande de correction / modification.

La facture conforme est proposée pour validation à votre opérationnel via l’interface de réconciliation de la plateforme.

  • En cas de litige sur le montant, l’opérationnel peut laisser un commentaire et même interagir directement avec le sous-traitant via le service de messagerie intégré, afin de régler le problème dans les meilleurs délais.
  • En cas d’accord, un seul clic permet à l’opérationnel de valider le montant de la facture.

La facture validée du sous-traitant est alors automatiquement transmise dans votre SI, au service comptabilité, qui n’a plus qu’à la régler.

Pour votre service comptabilité, les gains sont immédiats :

  • Baisse du nombre d’appels reçus pour connaître le statut des factures : AddWorking devient l’interlocuteur unique de vos sous-traitants (support téléphonique + live chat disponibles),
  • Plus de goulot d’étranglement (et de retard de paiement) dû au traitement des litiges,
  • Plus de facture papier à gérer grâce à la facturation électronique,
  • Des relations avec les sous-traitants améliorées grâce au respect des délais de paiement.

Les factures sous-traitants sont stockées et archivées dans l’App et restent consultables à tout instant par les personnes habilitées au sein de votre entreprise (gestion des droits à définir).

2- Une gestion des paiements simplifiée

Confort ultime dans la gestion de vos paiements sous-traitants, AddWorking vous propose la facture unique.

QuésacoConcrètement, si vous avez 75 sous-traitants, au lieu de recevoir 75 factures différentes, vous n’en recevez plus qu’une seule d’AddWorking, qui reprendra les montants facturés par vos 75 sous-traitants.

La ventilation de la facture est à la carte : par code fournisseur, activité, code tournée, mission, etc., en fonction de votre fonctionnement interne.

Vous n’avez plus qu’à effectuer votre paiement sur le compte bancaire de 1er rang sécurisé d’Addworking. La mise en paiement de vos sous-traitants est immédiate (ou au plus tard à J+5 en cas de jour férié). 

3- Une visibilité accrue sur votre process de traitement des factures

– Un suivi en temps réel : depuis votre tableau de bord, vous saurez où vous en êtes au niveau du paiement de chacun de vos sous-traitants (factures en attente de validation, en litige ou en cours de règlement).

– Un reporting à la carte : dans une démarche ROIste, de nombreux indicateurs (personnalisables) peuvent être mis à disposition. 

Par exemple :

  • les délais moyens observés de traitement des factures par catégories / sites, etc.
  • les montants d’affaires par sous-traitant, business unit, activité, etc.

Votre tableau de bord “Mes sous-traitants & moi” devient alors un véritable outil de mesure de la performance de vos paiements sous-traitants. 

Respecter ses délais de paiement et améliorer sa relation avec ses sous-traitants tout en réduisant ses coûts et en augmentant sa productivité ?

Oui, c’est bien ce que permet la gestion des factures et paiements de l’App d’AddWorking !

À suivre : découvrez prochainement comment les tableaux de bord personnalisés de l’App “Mes sous traitants & moi” vont vous permettre de piloter votre relation avec vos sous-traitants en suivant au plus près votre activité.